Recensione di Smartsheet – Aggiornato 2020

Recensione di Smartsheet

Sebbene a prima vista potresti confonderlo con un foglio di calcolo, sotto l’aspetto di Smartsheet si nasconde un potente strumento di gestione del progetto. Sebbene nulla sia perfetto, possiamo immaginare diverse classi di persone che sarebbero molto felici di usarlo, come puoi leggere nella nostra recensione di Smartsheet.


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Smartsheet è uno strumento focalizzato sul business che assomiglia tanto a un foglio di calcolo quanto ai suoi concorrenti. Cercheremo di scoprire se il suo approccio funziona in questa recensione di Smartsheet.

Nonostante i problemi di dentizione (le prime versioni erano troppo difficili da usare), ha continuato a essere un attore di successo nella sfera della gestione del progetto. Dopo una riprogettazione, ha raddoppiato i ricavi per quattro anni consecutivi ed è stato quotato in borsa lo scorso anno. Ha una solida base di clienti, con oltre 77.000 marchi che lo utilizzano, tra cui Cisco, Hilton e PayPal.

Anche se Smartsheet sembra semplice e senza pretese, ha una forte interfaccia utente, ti consente di visualizzare e manipolare i tuoi dati in modi utili e fa un buon lavoro nel rendere le sue funzionalità avanzate facili da usare.

Abbiamo trovato che Smartsheet vale la pena dare un’occhiata a chiunque cerchi di gestire i dati o organizzare i propri progetti e considerarli tra i migliori software di gestione dei progetti. Per scoprire perché, continua a leggere.

Alternative per Smartsheet

Punti di forza & Punti di debolezza

Caratteristiche

Smartsheet ti consente di inserire facilmente i dati in un’interfaccia familiare, quindi di visualizzarli in diversi modi. I dati inseriti possono essere strutturati in modo diverso. Se gestisci un progetto, può rappresentare attività, ma potrebbe anche essere obiettivi di vendita o persone.

Come la struttura dipende da te. Puoi utilizzare uno dei modelli per guidarti o usare la tua creatività. Se vuoi confrontarlo con un altro strumento versatile, dai un’occhiata alla nostra recensione su monday.com per una buona alternativa.

Puoi allegare file ad oggetti o attività, facendo di Smartsheet un buon strumento per condividerli con il tuo team. Il limite della dimensione del file è 250 MB se si dispone di un account a pagamento. Lo spazio totale disponibile per il tuo team dipende dal tuo piano e dal numero di utenti che hai perché è assegnato su base per utente. Va da 50 GB per utente nel piano di base a 250 GB per utente nel piano Premier.

Stai ottenendo un generoso importo lì e hai la possibilità di pagare un extra se ne hai bisogno di più, ma dovrai parlare con il team di vendita di Smartsheet per i dettagli. Se desideri utilizzare un servizio alternativo, dai un’occhiata al nostro miglior articolo di archiviazione cloud per le opzioni, ma, se desideri aggiungere app per la produttività, i nostri migliori fornitori EFSS potrebbero essere una scelta migliore.

Smartsheet-activity-log

Il registro delle attività consente di tenere traccia delle azioni relative ai progetti e può essere filtrato se si desidera indagare su qualcosa di specifico.

Smartsheet-calendar

La sua vista del calendario ti consente di vedere quali attività sono in corso e cosa deve essere fatto quando. È possibile fare doppio clic sulle attività per modificarle o assegnarle a qualcun altro.

Smartsheet-Gantt

Se vuoi vedere una sequenza temporale di attività, oltre a quali attività dipendono da altre, la vista di Gantt ti dà questo. Ti consente anche di trascinare le attività e regolare le loro date di inizio e fine, quindi se vuoi destreggiarti tra le cose per cercare di rendere il tuo programma più efficiente, puoi farlo.

Smartsheet-card

C’è anche una vista a schede, che ordina le attività in colonne. È possibile fare clic per aggiungere facilmente attività secondarie o modificare i dettagli e trascinarli da una colonna all’altra per mostrare quanto sono distanti. Questa vista funziona come una tavola kanban.

Se la visualizzazione della scheda soddisfa le tue esigenze, potrebbe valere la pena guardare uno strumento più semplice, come Trello. Leggi la nostra guida per principianti di Trello per vedere se è adatta.

Promemoria Smartsheet

Puoi impostare promemoria per dare a te e al tuo team notifiche su attività specifiche. È utile se c’è qualcosa nella tua routine che viene sempre dimenticato.

Smartsheet-test

Esistono anche moduli che puoi impostare per facilitare l’inserimento dei dati, nonché report per la visualizzazione delle informazioni di cui hai bisogno.

Smartsheet-report-builder

I report vengono creati utilizzando un pratico builder, che consente di selezionare quali dati si desidera includere e filtrarli come richiesto.

Oltre ad essere disponibili nel browser, ci sono app per Android e iOS, quindi non devi aspettare per arrivare in ufficio per iniziare a pianificare la tua giornata.

Integrazioni di Smartsheet

Se vuoi andare oltre le sue funzionalità standard, Smartsheet offre molti componenti aggiuntivi. Oltre 30 sono disponibili e includono piattaforme come Jira e Salesforce, nonché alcune delle offerte di Smartsheet, come componenti aggiuntivi di calendario e pivot. Se sei disposto a utilizzare Zapier o IFTTT, il cielo è il limite in quanto sono disponibili molte ricette per Smartsheet.

Puoi anche aggiungere servizi di archiviazione, come Google Drive, Dropbox o OneDrive. Se sei interessato a spazio di archiviazione aggiuntivo e vuoi vedere quale delle molte opzioni è più adatta a te, leggi il nostro miglior articolo di archiviazione online per i team.

Alcuni componenti aggiuntivi richiedono di contattare Smartsheet per la configurazione, quindi non tutti sono accessibili immediatamente, ma consentono di espandere notevolmente il set di funzionalità di Smartsheet se ne approfitti.

Smartsheet-add-ons

Smartsheet offre un set di funzionalità avanzate con un’eccellente gestione delle attività e la versatilità per lavorare con i dati in molti modi. Si integra bene anche con strumenti esterni. Lo valutiamo molto in quest’area.

Panoramica delle funzionalità di Smartsheet

Logo Smartsheetwww.smartsheet.com

A partire da $ 1400 al mese Tutti i piani

Funzionalità di gestione

Compiti

sottocompiti

Gestione delle dipendenze

Sfondi personalizzati
Solo colori

Altre opzioni di personalizzazione
Logo

Limite dimensioni squadra
3

Spazio di archiviazione
250 GB

Generale

Pagamento
Carta di credito, Paypal

Accetta criptovaluta

Supporto del sistema operativo mobile
iOS, Android

Prova gratuita
30 giorni

Sicurezza

Autenticazione a due fattori
tramite OneLogin

crittografia
AES-256

Certificazione SOC
SOC 2 Tipo 2, AICPA SOC 1

Supporto

Chat dal vivo

Modulo email / contatto

Supporto telefonico

Facilita di utilizzo

È facile iniziare con Smartsheet. Il processo di iscrizione è rapido e indolore. Al tuo primo accesso, otterrai un video di quattro minuti che ti mostra sulla piattaforma. Dopo averlo guardato, ti viene presentato un altro video, insieme a una guida passo-passo per iniziare.

Nell’app, l’impressione iniziale è di complessità, quindi è una buona cosa che tu abbia tutto l’aiuto disponibile. Fare iscrizioni è facile, ma capire come tutto si adatta insieme è più difficile.

Durante la configurazione, è possibile inserire dati da zero o importarli da un’altra applicazione. Esistono anche diversi modelli per aiutarti a iniziare, che all’inizio renderanno le cose molto più veloci.

Smartsheet-template

La struttura è costruita attorno a fogli che contengono dati. Come suggerisce il nome, Smartsheet adotta un approccio simile a un foglio di calcolo, con colonne assegnate a diversi tipi di informazioni.

Fa molto lavoro per te. Assegna una colonna per memorizzare i contatti, ad esempio, e cercherà i tuoi contatti per possibili voci durante la digitazione.

Assegnare compiti in Smartsheet

I dati sui fogli possono rappresentare molte cose, come le attività. È possibile assegnare una data di inizio e fine alle attività e assegnarle a un membro del team. Puoi anche assegnare loro dei predecessori, il che significa che puoi impostare la gestione delle dipendenze, quindi vedere come tutto si adatta.

Ogni attività può essere monitorata con uno stato, una percentuale di completamento e commenti per farti sapere come stanno andando le cose.

Possono essere visualizzati in diversi modi, ognuno dei quali ha i suoi usi, come discusso nella sezione caratteristiche.

La parte superiore dello schermo è piena di icone, che danno la sensazione di un’applicazione desktop, ma danno anche un senso di familiarità. A volte sembra di usare una versione condivisa di Microsoft Excel.

Smartsheet-tips

Ricevi un sacco di aiuto nell’app, con i pop-up che appaiono ogni volta che usi una nuova funzionalità. In genere offrono alcuni suggerimenti, nonché collegamenti a video e articoli tutorial.

Smartsheet-custom-design

Se vuoi farti sentire più a casa quando usi Smartsheet, puoi impostare il colore e il logo di sfondo. Come per la maggior parte delle cose in Smartsheet, c’è un breve video che ti mostra come farlo, ma il processo è semplice.

Smartsheet non è lo strumento più entusiasmante del mondo, ma fornisce molte indicazioni e aiuti per metterti in funzione. Ci vuole un po ‘per abituarsi, ma c’è molta potenza lì una volta che lo si affronta.

Se stai cercando qualcosa di più divertente con cui giocare, dai un’occhiata alla nostra recensione di Asana per un programma che tutti i membri del tuo team apprezzeranno.

Diamo anche voti a Smartsheet qui. Fa un buon lavoro nel presentarsi e ti facilita con molti pop-up ed esercitazioni utili. Sembra complesso e c’è molto lì, ma diventa molto più facile dopo aver trascorso del tempo con esso.

Costo

Smartsheet offre un piano individuale per $ 14 al mese, ma include tutti i collaboratori gratuiti di cui hai bisogno. Il piano aziendale, per un minimo di tre utenti, arriva a $ 25 al mese. I suoi piani Enterprise richiedono una discussione con il team di vendita, quindi preparati a negoziare.

Il piano individuale ti consente di provare i modelli e impostare i moduli. Il business va molto oltre, dandoti accesso al suo registro attività, visualizzazioni e automazione del flusso di lavoro. Ottieni anche analisi, personalizzazione del marchio e gestione del gruppo, quindi è un balzo in avanti dall’offerta Individuale.

Il piano Enterprise di Smartsheet offre ancora di più, con un controllo degli accessi avanzato e funzionalità di amministrazione di gruppo extra. L’opzione Premier di livello superiore offre supporto e app premium, nonché connettori a servizi esterni, tra cui Jira, Salesforce e Dynamics.

Offre una prova gratuita di 30 giorni, senza la necessità di aggiungere una carta di credito, quindi non c’è motivo di non provarlo se sei curioso. Se desideri iscriverti al termine della prova, le opzioni di pagamento standard sono carta di credito e PayPal, ma puoi contattare la società per impostare il bonifico bancario o i pagamenti ACH.

Smartsheet non è l’opzione più economica e non ha un piano gratuito. Offre diversi metodi di pagamento, tuttavia, ed è un prodotto di buon valore, quindi gli diamo un punteggio decente.

Se hai bisogno di un’alternativa più economica, dai un’occhiata alla nostra recensione Basecamp. Basecamp è gratuito per gli educatori e offre un grande valore per i team di grandi dimensioni.

Sicurezza & vita privata

Smartsheet fa bene quando si tratta di certificazioni. Oltre ad avere un certificato SOC 2 Tipo 2, fornisce una guida per i clienti che devono conformarsi agli standard. Se la tua attività è regolata da GLBA, FERPA o HIPAA, Smartsheet può aiutarti, che è un’offerta unica per quanto ne sappiamo.

Per quanto riguarda la propria sicurezza, Smartsheet utilizza la crittografia AES a 256 bit a riposo e Amazon S3 per l’archiviazione dei file. I dati sono archiviati in più siti, quindi i tuoi dati dovrebbero essere sicuri anche in caso di incidente.

È conforme al regolamento generale sulla protezione dei dati, UE-USA. Privacy Shield e Swiss-U.S. Privacy Shield. Leggi questo articolo che spiega il GDPR se sei curioso di saperne di più.

Smartsheet afferma che, sebbene sia conforme alle forze dell’ordine, limita ciò che rivela. Non puoi chiedere di più. Occhi indiscreti sono ovunque, come dimostra questo articolo su Snowden e la sorveglianza del governo, quindi è bene sapere che Smartsheet è dalla tua parte.

L’autenticazione a due fattori non è disponibile per impostazione predefinita, ma puoi utilizzare l’integrazione di OneLogin se ne hai bisogno.

È disponibile una cronologia di accesso se si desidera tenere d’occhio quando le persone effettuano l’accesso o verificare attività sospette. Leggi il nostro articolo sul crimine informatico per ulteriori informazioni su ciò che devi cercare quando usi il cloud.

Smartsheet ha un buon atteggiamento nei confronti della sicurezza e della privacy e, oltre a mantenere la propria casa in ordine, ti offre assistenza nel fare lo stesso. Di conseguenza, segna bene qui.

Se sei interessato a saperne di più sulla sicurezza, dai un’occhiata alla nostra sicurezza, cosa devi sapere, che ti dice tutto sull’argomento.

Servizio & Supporto

Il supporto di Smartsheet si basa sul suo Learning Center, che ha molti video che ti aiutano a familiarizzare con la piattaforma, oltre a insegnarti le sue funzionalità più avanzate.

Ci sono anche molti articoli di testo se preferisci imparare in quel modo. Sono ben scritti e ben progettati.

C’è una comunità impegnata, con domande a cui viene data risposta entro circa un giorno, che è utile avere.

Se vuoi metterti in contatto con il suo team di supporto, Smartsheet cercherà di trovare un articolo per aiutarti prima e, in caso contrario, indirizzarti al suo modulo web.

Abbiamo inviato una domanda di prova tramite il suo modulo, ma al momento della scrittura, quasi tre giorni dopo, non ho ricevuto risposta. Questo non è buono. Come con il suo forum, non puoi aspettarti una risposta rapida e potresti ritrovarti ad aspettare un po ‘se rimani bloccato.

Se vuoi un allenamento più pratico, Smartsheet ti offre molte opzioni. Puoi collaborare con uno dei suoi consulenti per iniziare o partecipare a una delle sue sessioni di formazione regolari. Offre anche la certificazione per $ 199.

Smartsheet offre molti strumenti di apprendimento, ma il suo supporto potrebbe essere migliorato, quindi ottiene un punteggio inferiore alla media qui.

Se hai bisogno di un servizio con tempi di risposta di supporto velocissimi, controlla Wrike. È anche un servizio eccellente nel complesso. Dai un’occhiata alla nostra recensione di Wrike per ulteriori informazioni.

Pensieri finali

Smartsheet è un mezzo efficace per gestire i progetti e uno strumento sorprendentemente simpatico da usare. Sembra semplice ma l’immissione dei dati è semplice e le sue utili visualizzazioni ti consentono di pianificare i tuoi progetti e fare altre cose, con un minimo sforzo.

Il suo approccio simile a un foglio di calcolo sembra inizialmente vaniglia, ma ha il vantaggio che tutti hanno familiarità con il formato di base, consentendo loro di inserire rapidamente i dati. Fa anche un buon lavoro guidandoti con i suoi modelli e le sue viste a produrre qualcosa di utile.

In breve, fa quello che vorresti fosse fatto a un tale strumento e lo fa bene. Il nostro tempo con Smartsheet è stato piacevole, senza grandi bug o problemi che ci hanno bloccato. L’interfaccia utente non è la più carina, ma ha un buon equilibrio tra potenza e usabilità.

Nel complesso, consigliamo di utilizzare Smartsheet. Se l’hai provato e desideri condividere le tue opinioni con noi, ti preghiamo di farlo nei commenti qui sotto. Grazie per aver letto.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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