Come utilizzare una scheda kanban nel 2020: ottenere cose fatte

La maggior parte di noi potrebbe organizzarsi meglio. Fortunatamente, ci sono tutti i tipi di strumenti per aiutarti. Alcuni sono utili per i team, altri per gli individui e molti per entrambi. Vedremo un semplice strumento di cui non tutti sono a conoscenza in questo articolo spiegando come utilizzare una kanban.


Gli strumenti di gestione del progetto che trattiamo spesso includono una scheda kanban tra le loro opinioni. Il miglior esempio di ciò è Trello, che è quasi interamente basato sulla sua visione kanban. Un altro è monday.com, il vincitore del nostro miglior articolo sul software di gestione dei progetti. Puoi leggerlo nella nostra recensione di monday.com.

Trello è disponibile in forma web, ma ha anche app per dispositivi mobili, quindi puoi usarlo in viaggio. Le schede kanban funzionano bene sui dispositivi mobili. Potresti ritrovarti a far lavorare una quantità sorprendente di organizzazione sul treno.

Abbiamo già parlato di Trello nella nostra guida per principianti di Trello, che, insieme alla nostra recensione di Trello, è un ottimo posto per saltare sul carro kanban. È anche la migliore scheda kanban gratuita, nel caso in cui avessi bisogno di un altro motivo per verificarlo.

Che cos’è una scheda kanban?

Kanban è un’evoluzione di una tecnica giapponese volta a migliorare la produttività. Significa “cartellone” in giapponese, prende il nome dalle carte utilizzate nelle fabbriche. Il sistema iniziò in Toyota, ma anni dopo fu adattato per l’uso in Microsoft. È particolarmente utile per i team Agile che utilizzano i framework Scrum.

La scheda kanban è la chiave del processo e consente ai team di visualizzare come i flussi di lavoro dall’inizio alla fine. Può anche mostrarti quanto tutti devono fare. Ciò significa che il lavoro può essere inserito nel sistema quando le persone sono libere, anziché essere spinte come richiesto.

Come funziona una scheda kanban: colonne e carte

Le schede Kanban sono costituite da colonne. Le colonne contengono carte, che puoi spostare tra le schede.

Per configurare la tua scheda kanban, devi creare e nominare diverse colonne. Non devi iniziare da zero, però. Molti dei nostri strumenti preferiti di gestione dei progetti hanno una selezione di modelli kanban per aiutarti. Dai un’occhiata alla nostra recensione di Airtable per conoscere una piattaforma che ne ha alcune.

Se lo stai facendo nel modo più duro, la configurazione kanban per antonomasia è l’approccio a tre colonne. Tale metodo utilizza le colonne “da fare”, “fare” e “fatto”. Quando si creano attività, le si aggiungono alla colonna “Cose da fare”.

Quando inizi qualcosa, lo sposti nella colonna “fare”. È un’operazione di trascinamento della selezione semplice. Probabilmente hai indovinato che quando le cose sono finite, vanno alla colonna “fatto”. Sembra semplice, e lo è. Provalo però e potrebbe sorprenderti quanto rendere concreti i tuoi piani possa aiutarti a fare le cose.

Un altro strumento che ci piace è Asana. Kanban è solo una delle sue opinioni. Quando spegni qualcosa come completo, ti premia inviando un animale colorato che vola sullo schermo. Leggilo nella nostra recensione su Asana e scopri come usarlo nella nostra guida per principianti di Asana.

Esempio di scheda Kanban: Trello

Esaminiamo il processo di creazione di una scheda a Trello. È facile iscriversi e può essere utilizzato gratuitamente, ma ha utili extra nei suoi piani a pagamento. Includono ulteriori personalizzazioni e miglioramenti alle schede.

Una volta che ti sei registrato, la prima cosa da fare è creare una bacheca. Puoi farlo in diversi modi. Un modo è quello di fare clic sul pulsante “schede”, seguito da “crea nuova scheda”. Apparirà quindi un pop-up.

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Lì, puoi dare un titolo al tabellone. Facoltativamente, puoi selezionare una squadra o rendere pubblica la scheda, anziché mantenere l’impostazione predefinita, che è privata. Puoi scegliere uno sfondo da una selezione di nove colori o molte fotografie. Se hai un piano a pagamento, puoi caricare anche i tuoi sfondi.

C’è un background di caffè che ci piace, ma dobbiamo evitare perché beviamo già troppo. Abbiamo scelto questo colore rosso intenso, che si spera renderà più chiari gli screenshot. Inoltre, se non capisci il riferimento nel tabellone, ti consigliamo di consultare la nostra guida su come guardare Harry Potter.

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Elenchi di Trello

Trello si riferisce alle sue colonne come elenchi. Il prossimo passo è aggiungerne alcuni alla scheda. C’è una grande casella “aggiungi elenco” che ti aspetta sulla scheda appena creata. Abbiamo digitato “to do” nell’area del nome, come puoi vedere nello screenshot.

La casella “Aggiungi elenco” si sposta a destra e la useremo per creare le prossime due colonne nella nostra configurazione di base: “fare” e “fatto”..

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Ora abbiamo le nostre liste in atto. Avremmo potuto chiamarli in qualsiasi modo o farne altri, ma per ora lo farà. Il prossimo passo è aggiungere carte. Lo facciamo, avete indovinato, facendo clic sul testo “aggiungi una carta” nella parte inferiore di ogni elenco.

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Tutto quello che devi fare è dare un nome alla carta, quindi premere Invio per crearla. Un nuovo campo “aggiungi una carta” verrà aperto automaticamente.

Utilizzo delle carte Trello

Se si desidera aggiungere ulteriori dettagli, fare clic sulla scheda e verrà visualizzato un popup che consente di aggiungere ulteriori informazioni.

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Come puoi vedere, ci sono diverse cose che puoi fare sulle carte. È possibile aggiungere una descrizione, aggiungere commenti e allegare file. Esiste un limite di dimensioni di 10 MB per gli allegati nel piano gratuito, che aumenta a 250 MB per gli utenti paganti. Se hai bisogno di più spazio per l’archiviazione dei file, dai un’occhiata al nostro miglior roundup di archiviazione cloud.

Puoi anche aggiungere etichette, una data di scadenza e liste di controllo di attività secondarie.

I dettagli della carta qui sono specifici di Trello. Altri strumenti kanban saranno diversi, ma questo ti dà una buona idea di cosa aspettarsi altrove.

Spostare le carte Trello in giro

Torniamo alla lavagna. Abbiamo creato alcune attività nella colonna “Da fare”. Quando iniziamo a lavorare su una carta, la trasciniamo sulla colonna “facendo” e quando è finita, la trasciniamo sulla colonna “fatto”.

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Come puoi vedere nello screenshot qui sopra, abbiamo spostato una carta in “fatto” e una in “fare”. Il nostro progetto è ben avviato.

Puoi avere più carte in movimento contemporaneamente o lavorarci una alla volta. Tocca a voi. Puoi anche assegnare delle cose alle persone e vedere chi sta facendo cosa e cosa deve ancora essere fatto.

Questa è la configurazione di base per una semplice scheda kanban che puoi utilizzare per attività di ogni tipo.

Layout alternativi a Kanban

Esistono altri modi per organizzare una tavola kanban. Potresti avere una colonna per ogni fase di produzione o colonne per il lavoro assegnato a diversi membri del team, come facciamo su Cloudwards.net.

È possibile disporre di colonne per attività che sono state messe in pausa o archiviate. Forse più gruppi di colonne per il lavoro assegnato a diversi dipartimenti. Puoi anche usare le tavole kanban per l’organizzazione dei posti, ad esempio, con colonne per tavoli a un ricevimento di nozze e carte che rappresentano gli ospiti.

Funzionano bene anche come menu, con antipasti, secondi piatti, bevande e colonne di dessert. Puoi rendere pubbliche le bacheche, in modo che i clienti possano visualizzare ciò che offri online o tramite un tablet nel tuo ristorante.

Piattaforme Kanban

Ci siamo concentrati su Trello per questo tutorial, ma ci sono molti altri strumenti che includono una scheda kanban. Molti di loro sono più forti nella gestione completa dei progetti e offrono funzionalità che vanno oltre quelle di Trello. Abbiamo già menzionato monday.com e Asana.

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LeanKit ha anche un’utile vista kanban e include un buon progetto di esempio che mostra come sfruttare le sue funzionalità. Leggilo nella nostra recensione su LeanKit.

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ClickUp è un altro strumento simpatico. Include dipendenze e ha anche un livello gratuito. Leggi questo nella nostra recensione di ClickUp.

Altre caratteristiche kanban

Molti strumenti che includono una scheda kanban offrono molte altre funzionalità. Trello offre una selezione di “power-up” che aggiungono funzionalità extra di ogni tipo. La maggior parte degli strumenti offre diversi modi per visualizzare le attività oltre a kanban.

La maggior parte degli strumenti ti consente di assegnare compiti a determinati utenti, il che ti aiuta a gestire i progetti e tenere tutti al corrente di chi sta facendo cosa.

Le attività possono anche essere classificate e prioritarie. Di solito puoi commentarli e aggiungere file pertinenti. È tutto utile, ma non è necessario utilizzarlo se si preferisce mantenere le cose semplici.

La gestione delle dipendenze è un modo per vedere quali dei tuoi compiti dipendono dagli altri e può portare le tue capacità di pianificazione del progetto al livello successivo. Leggi la nostra recensione di Wrike per un esempio di uno strumento che offre.

Troverai anche funzionalità di archiviazione dei file, comunicazione di gruppo e monitoraggio del tempo in altri strumenti se ti guardi intorno e confronti ciò che fanno.

Pensieri finali

Come abbiamo visto, fare le cose può essere difficile, ma ci sono strumenti per aiutarti e le schede kanban sono tra le più facili da usare. Non lasciarti ingannare da questo, però. Rompere problemi complessi in blocchi più piccoli è un modo potente per risolvere i problemi. Anche se sei sopraffatto dalle piccole cose, chiarire cosa devi fare può aiutarti a farlo.

Due degli strumenti più semplici che abbiamo menzionato sono Trello e Asana. Entrambi hanno livelli gratuiti utilizzabili. Li confrontiamo direttamente nel nostro confronto Trello contro Asana. Se vuoi qualcosa di più complicato ma potente, ti consigliamo monday.com. Guarda come è andata contro altri pilastri del settore nei nostri attacchi monday.com vs Jira e monday.com vs Wrike.

Usa una tavola kanban in modo efficace e potresti scoprire di avere più tempo a disposizione di quanto pensassi di fare alla fine della giornata. Le schede Kanban sono utilizzate da molte grandi aziende perché lavorano e rendono l’organizzazione più economica.

Ciò significa meno riunioni, meno ritardi e una squadra che si trova sulla stessa pagina. Risparmiare tempo su un grande progetto può fare la differenza tra fallimento e successo.

Se hai usato una kanban board o hai suggerimenti da condividere con noi, ti preghiamo di comunicarcelo nei commenti. Grazie per aver letto.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
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