Come utilizzare un diagramma di Gantt: una guida per principianti per il 2020

Ci sono molti strumenti là fuori per aiutarti a organizzarti. Il software di gestione dei progetti offre funzionalità di ogni tipo per aiutarti a pianificare il tuo lavoro. In questo tutorial ci stiamo concentrando su un modo particolare di organizzare le attività su come utilizzare un diagramma di Gantt.


Spiegheremo cosa può fare un diagramma di Gantt per te, quindi vedremo come funzionano le cose su un paio di piattaforme. Innanzitutto, vedremo un semplice esempio in monday.com, di cui puoi leggere nella nostra recensione su monday.com. Quindi, esamineremo un esempio più avanzato con TeamGantt, di cui puoi leggere nella nostra recensione su TeamGantt.

I grafici di Gantt sono sofisticati. Se preferisci qualcosa di più semplice, dai un’occhiata al nostro come utilizzare un articolo di kanban board. La nostra recensione di Trello discute un ottimo esempio di strumento kanban.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Esistono molti strumenti che ti consentono di aggiungere e organizzare attività e visualizzarle in diversi modi. Gli strumenti di Gantt offrono un grande vantaggio rispetto agli altri in quanto consentono di aggiungere e gestire dipendenze, in modo da poter far dipendere una cosa dall’altra.

Ciò significa che puoi vedere cosa devi fare prima che ogni attività sia completata. Se hai bisogno che le tue patate vengano consegnate prima di poter fare patatine fritte, puoi creare quella relazione in un diagramma di Gantt. In caso di problemi con la consegna, puoi vedere quale sarà l’effetto seguendo le dipendenze in avanti.

Puoi anche calcolare quale effetto avrà un ritardo. In questo caso sembra banale, ma in un progetto complesso molte attività possono dipendere l’una dall’altra. Un diagramma di Gantt ti consentirà di calcolare facilmente gli effetti knock-out di qualsiasi problema.

Un diagramma di Gantt in genere mostra un determinato intervallo di tempo, ad esempio una settimana o un mese, e consente di capovolgere o scorrere le date, come con la maggior parte degli strumenti basati su calendario.

Gantt Chart Creator

Il primo diagramma di Gantt è stato inventato dall’accademico polacco Karol Adamiecki nel 1896. Tuttavia, non ha fatto molto schizzi. Henry Gantt, per il quale il sistema è ora chiamato, pubblicò la sua versione nel 1910.

I primi grafici mostravano le date di inizio e fine delle attività che compongono un progetto. Le dipendenze sono state aggiunte in seguito, anche se sono fondamentali per l’utilità dei diagrammi di Gantt.

Diagrammi di Gantt e utilizzo delle dipendenze

La creazione di attività è in genere semplice. Aggiungi un nome e forse una descrizione. Se lavori in gruppo, le attività possono essere assegnate alle persone. Possono essere classificati e prioritari. Spesso puoi lasciare commenti o allegare loro dei file. Queste cose dipenderanno dallo strumento che usi.

Con gli strumenti basati su grafici di Gantt vorrai anche impostare una data di inizio, nonché una data di fine o una stima della durata dell’attività. In questo modo, le attività possono apparire nella posizione corretta sul tuo calendario, mostrando quando accadranno le cose o almeno quando speri che lo facciano.

Per creare dipendenze tra di loro, in genere fai clic e trascini dalla fine di un’attività all’inizio di un’altra. Ciò rende la seconda attività dipendente dalla prima. È possibile utilizzare Microsoft Excel per creare grafici Gantt, ma l’utilizzo di un programma dedicato è in genere molto più semplice.

Alcuni strumenti hanno un pulsante che ti consente di creare dipendenze compilando i dettagli in una finestra pop-up. Nei progetti complessi, potrebbe essere più semplice del metodo di trascinamento della selezione.

In alcuni strumenti, è possibile regolare le lunghezze delle attività, spostarle e modificare le date di inizio e fine singolarmente. Gli strumenti che ti consentono di fare tutte queste cose possono essere più difficili da usare, tuttavia, perché è più difficile trovare le maniglie per creare dipendenze.

La pratica rende perfetti, ma vale la pena sottolineare che solo perché trovi che un’implementazione non ti soddisfa, potrebbe essercene un’altra che.

Problemi del diagramma di Gantt

Se è pianificato l’avvio di un’attività prima che dipenda dalla fine, si verifica un problema. I diagrammi di Gantt ti informeranno quando sarà il caso, consentendoti di risolverlo. Puoi farlo manualmente trascinando le attività per ripianificarle o modificandone la lunghezza stimata.

Alcuni strumenti aggiorneranno automaticamente il tuo programma per renderlo praticabile. Ciò significa che se un’attività dipende da un’altra, il suo inizio si adatterà automaticamente se l’attività da cui dipende non è terminata in tempo. Può diventare complesso, ma rendere gestibile quella complessità è lo scopo dei grafici di Gantt.

Molte piattaforme ti diranno anche se hai un ciclo di dipendenza. Se l’attività uno dipende dall’attività due, provare a fare in modo che l’attività due dipenda dall’attività 1 e vedere cosa succede. È una situazione impossibile, ma, ancora una volta, i diagrammi di Gantt possono individuare quelle relazioni tra reti complesse di attività e risparmiarti il ​​mal di testa di pianificazione.

Come creare un diagramma di Gantt in modo semplice: monday.com

monday.com ha tempistiche, che sono simili ai grafici di Gantt ma non includono la gestione delle dipendenze. La sequenza temporale consente di impostare le date di inizio e fine per le attività.

how-to-use-a-Gantt-chart-lunedi-timeline

Puoi spostare gli elementi trascinandoli o modificandone le date di inizio e fine. Puoi anche assegnare compiti alle persone, nonché vedere chi sta facendo cosa. Ti consente di visualizzare ciò che deve essere fatto e ti consente di individuare i problemi.

Pianificare un progetto è molto più semplice con strumenti del genere. Per progetti di grandi dimensioni con molti compiti interdipendenti, tuttavia, lavorare visivamente e intuitivamente potrebbe non essere abbastanza buono. Ecco dove le dipendenze possono aiutare.

monday.com ha un’interfaccia fantastica, oltre a eccellenti funzionalità di sicurezza per proteggerti dal crimine informatico. La sicurezza è fondamentale quando si lavora nel cloud, quindi l’impegno di monday.com per la sicurezza online lo rende una scelta forte per la gestione dei progetti.

Diagramma di Gantt gratuito: passo dopo passo con TeamGantt

Successivamente, esamineremo TeamGantt, che, come suggerisce il nome, è costruito attorno alla sua vista Gantt. Ha un livello gratuito che consente a tre persone di usarlo per niente. Ciò significa che probabilmente puoi provarlo senza dover girare troppo il braccio del boss. Oltre a ciò, ci sono piani a pagamento con funzionalità aggiuntive.

Diamo un’occhiata a come iniziare. Dopo la registrazione, ti verranno poste alcune domande e, se ti descrivi come un principiante, ti mostrerà un video introduttivo. Successivamente, è il momento di creare il tuo primo progetto.

Ti mostreremo come iniziare da zero, ma ci sono modelli. Sono abbastanza semplici e includono un progetto di esempio che è buono per imparare a muoversi intorno a TeamGantt. Esiste anche un progetto di base con alcune attività e gruppi configurati per l’utilizzo o la ridenominazione come richiesto.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt-new-project

Fai clic su “I miei progetti” nel riquadro di sinistra se non ci sei già, quindi fai clic sul pulsante blu “Nuovo progetto” sulla destra. Vedrai la seguente schermata.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt-new-project

Qui puoi dare un nome al tuo progetto, scegliere un modello come discusso sopra e persino selezionare i giorni della settimana da utilizzare nel tuo progetto. Seleziona tutti e sette i giorni se sei il tipo impegnato, cinque se sei come la maggior parte di noi o due se preferisci un approccio più casual alla vita.

Quindi, fai clic sul pulsante “crea nuovo progetto” per dare vita al tuo progetto. Devi prima guardare un video veloce, quindi sentiti libero di fare un caffè veloce e tornare due minuti dopo.

Ecco come appare il tuo progetto subito dopo essere stato creato. C’è un singolo gruppo contenente una singola attività. I gruppi ti consentono di organizzare le tue attività in categorie. Puoi nominarli come preferisci.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt bruciapelo

Attività di TeamGantt

Innanzitutto, creiamo una nuova attività, quindi modificheremo i nostri gruppi prima di esaminare le dipendenze.

Per creare un’attività, fai clic sul testo “attività” accanto al pulsante più sotto la prima attività fornita. I testi “milestone” e “group of task” ti consentono di crearli.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt-first

La tua nuova attività verrà visualizzata, evidenziata e con il cursore nel campo del nome in modo da poterla chiamare come preferisci, come abbiamo fatto qui. Premi Invio o fai clic con il mouse e l’attività sarà pronta.

Ci sono altre cose che puoi fare con le attività. Con TeamGantt, puoi assegnare ognuno a un utente, contrassegnare quanto è stato fatto o aggiungere un elenco di controllo di attività secondarie per suddividerlo in blocchi più facili. Per ora dimenticheremo tutto ciò.

Attività e gruppi contengono una piccola icona a forma di penna su cui è possibile fare clic per modificarli. C’è anche una croce per eliminarli. Sono visibili se si sposta l’attività o il gruppo con il mouse.

Fare clic sul pulsante Modifica e verrà visualizzata una finestra che consente di modificare i dettagli dell’attività.

Abbiamo aggiunto alcune attività e un nuovo gruppo e ribattezzato il nostro progetto. Ora è il classico culinario, uovo sodo e soldati.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt-multi-task

Dipendenze di TeamGantt

Ora creeremo una dipendenza. Dovrai mettere l’acqua nella casseruola prima di farla bollire. Il secondo compito dipende dal primo. Possiamo aggiungere quella relazione a TeamGantt. In questo modo, non possiamo programmare accidentalmente l’inizio della seconda attività prima della prima.

Questo è ovvio in questo caso, ma potrebbe non essere in grandi progetti.

Per creare la dipendenza, spostiamo il mouse sull’attività “bollire l’acqua”. Mentre lo facciamo, piccoli punti appaiono su entrambi i lati. Facciamo quindi clic e trasciniamo dal punto a sinistra, al compito “metti l’acqua nella casseruola”. Quando rilasciamo il mouse, viene creata la dipendenza.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt dipendenza aggiunto

Potremmo aver trascinato il punto a destra di “mettere l’acqua nella casseruola” e trascinato al compito “bollire l’acqua”. Ad ogni modo, l’effetto è lo stesso. Ciò che conta è che usi il punto a sinistra per fare in modo che l’attività dipenda da qualcos’altro e il punto a destra per fare in modo che qualcos’altro dipenda da esso.

Se guardi lo screenshot qui sopra, noterai che la linea è rossa. Ciò dimostra che il nostro programma non è possibile. Entrambe le attività collegate sono programmate contemporaneamente. Chiaramente, in questo caso, uno deve finire prima che l’altro possa iniziare. Se trasciniamo il compito “bollire l’acqua” verso destra, tutto andrà bene e la linea cambierà colore per dimostrarlo.

how-to-use-a-Gantt-chart-teamgantt-task-riprogrammata

Se hai bisogno di uno strumento in grado di riprogrammare le dipendenze per te in modo da non doverle trascinare intorno a te stesso, dai un’occhiata alla nostra recensione di ClickUp.

Ora capisci le basi della gestione delle dipendenze e puoi creare e connettere le tue attività. TeamGantt e monday.com hanno prove gratuite, quindi controlla cosa puoi fare con loro.

Pensieri finali

Esistono molte piattaforme che includono un diagramma di Gantt. Li copriamo regolarmente nei nostri articoli sulla gestione dei progetti. I grafici di Gantt tendono ad apparire negli strumenti più incentrati sul business, ma come abbiamo visto, non devono essere difficili da usare. Prendi il controllo di questa potente tecnica e puoi migliorare i tuoi flussi di lavoro e tenere occupati tutti i membri del tuo team.

Per vedere cosa possono fare le nostre piattaforme preferite, dai un’occhiata alla nostra migliore raccolta di software per la gestione dei progetti.

Guardando oltre monday.com e TeamGantt, uno dei nostri strumenti preferiti, Wrike, fa un ottimo lavoro nella gestione delle dipendenze. Maggiori informazioni nella nostra recensione di Wrike. Se preferisci lavorare localmente, dai un’occhiata alla nostra recensione su GanttProject per conoscere un vecchio software desktop adatto all’utilizzo in ufficio.

Se hai utilizzato uno degli strumenti Gantt qui o conosci altri che non abbiamo menzionato, ti preghiamo di condividere le tue conoscenze nei commenti qui sotto. Grazie per aver letto.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me