Panduan Pemula Asana: Tetap Laksanakan Tugas

Terdapat banyak alat di luar sana untuk pengurusan projek dan Asana adalah salah satu kegemaran kami; malah menjadikannya lima teratas dalam penggabungan perisian pengurusan projek terbaik. Memulakan perisian baru lebih mudah jika anda mempunyai beberapa petunjuk, jadi kami telah mengumpulkan panduan pemula Asana ini untuk membantu anda dalam perjalanan.


Sekiranya anda lebih suka Trello daripada Asana, lihat panduan pemula Trello kami. Sekiranya anda ingin melihat bagaimana kedua-duanya menumpuk, baca ulasan perbandingan Trello vs Asana kami.

Asana memberi anda kaedah mudah untuk mengatur projek anda dan menyimpan maklumat berkaitan pengurusan anda di satu tempat. Maklumat itu dapat dikongsi dengan semua orang dalam pasukan anda, sehingga mereka dapat melihat gambaran besar sambil mendapatkan perincian mengenai apa yang mereka lakukan sendiri.

Ini membolehkan anda menguruskan tugas-tugas yang berkaitan dengan projek anda, memberi anda cara untuk menugaskannya kepada anggota pasukan yang berlainan, serta mengawasi apa yang telah dilakukan dan apa yang masih perlu dilakukan. Anda juga dapat mengawasi perbincangan mengenai tugas tertentu.

Anda boleh menguruskan tarikh akhir projek dan melihatnya pada garis masa dan paparan kalendar Asana, yang memberi anda gambaran keseluruhan yang baik mengenai bagaimana projek anda berjalan. Ini juga dapat membantu anda mengetahui di mana penambahbaikan dapat dilakukan dan mengenal pasti kemungkinan masalah.

Kami akan membahas asas-asasnya dan menerangkan cara melakukan tugas biasa. Kami juga akan menerangkan secara ringkas apa lagi yang ada dan melihat ciri-ciri Asana yang lebih maju.

Bermula dengan Asana

Mendaftar untuk Asana sangat mudah. Klik “mulakan percubaan percuma” di kanan atas laman webnya dan masukkan alamat e-mel anda. Setelah menunggu sebentar, anda akan mendapat e-mel dan kemudian boleh mendaftar dengan nama dan kata laluan anda. Anda boleh menambahkan profil pada ketika itu jika anda mahu atau menunggu sehingga kemudian.

pendaftaran asana

Setelah anda melakukannya, anda akan diminta memasukkan nama dan maklumat pasukan anda. Kemudian, anda mendapat pilihan untuk menjemput ahli pasukan. Seterusnya, anda akan dihantar ke skrin kemasukan kad kredit untuk mengatur pembayaran apabila percubaan anda berakhir.

Anda tidak perlu memasukkan kad kredit pada tahap ini. Anda boleh mengklik “lanjutkan” untuk pergi ke versi perisian percuma. Perlu berhati-hati semasa menggunakan kad kredit anda dalam talian. Ciri kami mengenai jenayah siber boleh memberi anda beberapa petua untuk tetap selamat di web.

Selain tersedia di penyemak imbas, anda boleh menggunakan Asana pada peranti Android atau iOS anda.

Setelah anda berada di Asana, perkara pertama yang ingin anda lakukan ialah membuat projek.

projek asana-baru

Untuk melakukannya, klik kotak bertitik besar dengan “projek baru” di bawahnya dan kemudian isi borang yang muncul. Anda mempunyai pilihan untuk menggunakan borang kosong dan melakukan semuanya dari awal atau memilih salah satu daripada beberapa templat. Anda juga boleh mengimport projek dari fail .csv atau Excel, serta menyambungkan Asana ke alat lain dan mengimport dengan cara itu.

Menyiapkan Projek Asana

Untuk memulakan dari awal, anda perlu memberikan nama projek. Pilih susun aturnya, yang boleh menjadi senarai atau papan. Kemudian, tetapkan privasinya agar dapat dilihat oleh anda sahaja, ahli projek atau seluruh pasukan.

Kali pertama anda membuat projek kosong, anda akan melihat teks panduan di bahagian bawah skrin yang akan membawa anda asas-asas penggunaan Asana. Ini memberi anda petua tentang cara menggunakan ciri-cirinya, serta nasihat yang lebih umum mengenai bagaimana menjayakan projek anda.

templat-projek-asana

Sekiranya anda ingin memulakan dengan templat, ada pilihan percuma untuk dipilih oleh pengguna biasa. Ahli premium mendapat pilihan yang lebih luas, serta pilihan untuk menyediakan templat tersuai.

template-agenda-asana

Sekiranya anda mengimport, anda boleh menggunakan fail spreadsheet sebagai sumbernya atau menghubungkan Asana ke pelbagai alat untuk berkongsi data dengannya.

Menambah dan Menyusun Tugas dan Bahagian

Senarai Asana dibahagikan kepada bahagian yang mengandungi tugas. Untuk menambahkan tugas, klik butang “tambah tugas” berwarna biru dan beri nama. Kotak kemudian akan muncul untuk membolehkan anda menambahkan lebih banyak maklumat.

tugas asana

Anda boleh memberikan setiap tugas kepada pengguna tertentu. Pengguna berkod warna, jadi anda dapat melihat siapa yang perlu melakukan apa. Anda juga boleh menambahkan tarikh akhir dan keterangan tugas. Setiap tugas mempunyai utas komen dan anda dapat menandai pengguna di dalamnya jika anda mahu mereka mendapat pemberitahuan ketika anda membuat komen.

Tugas dibahagikan kepada beberapa bahagian. Mereka dapat ditambahkan dengan mengklik butang “tambah bahagian”. Seperti tugas, anda boleh menetapkan seseorang ke setiap bahagian dan menambahkan tarikh atau komen.

Sekiranya anda ingin menyusun semula sesuatu, tugas dapat diseret dari bahagian ke bahagian. Mereka mempunyai pemegang di sebelah kiri ikon centang yang muncul jika anda mengarahkan tetikus ke atasnya.

Tandakan tugas sebagai selesai dengan mengklik tanda centang atau “tandai selesai” dalam paparan terperinci yang muncul di sebelah kanan ketika tugas disorot. Anda boleh melakukan perkara yang sama dengan bahagian.

asana-tugas-pandangan

Anda dapat mengawasi apa yang telah dilakukan dengan mengklik ikon paparan tugas di kanan atas tetingkap senarai. Itu membolehkan anda melihat semua tugas, sama ada lengkap atau tidak lengkap. Mereka boleh disusun mengikut tarikh atau penerima tugas. Terdapat beberapa pilihan dalam dialog untuk dimainkan, jadi anda dapat mengawal bagaimana maklumat itu disampaikan.

perayaan asana

Semasa anda bekerja dengan Asana, anda mungkin mengalami kejutan sekali-sekala. Tandakan cukup banyak tugas dan anda akan melihat makhluk berwarna-warni tergesa-gesa di skrin anda. Itu adalah salah satu perayaan Asana, yang merupakan cara yang menyeronokkan untuk memberi ganjaran kepada anda kerana menyelesaikan sesuatu dan memberi alat ini suntikan keperibadian.

Kami telah melihat unicorn, narwhal dan sesuatu yang kelihatan seperti domba eksotik setakat ini, tetapi pasti ada banyak lagi perkara yang dapat dijumpai. Agak konyol, tapi sebilangan besarnya.

Membina Pasukan Anda

Setelah projek anda disiapkan, anda boleh mengundang pengguna tambahan dengan mengklik butang “bagikan” di bahagian atas skrin. Masukkan e-mel atau nama pengguna yang ingin anda tambahkan, kemudian tentukan sama ada mereka perlu mempunyai akses edit atau hanya kemampuan untuk melihat dan mengulas projek tersebut.

Sekiranya anda baru menggunakan alat dalam talian untuk menyokong pasukan anda, artikel kami mengenai alat perisian pasukan maya terbaik mungkin juga berguna.

Melihat Tugas Asana

garis masa asana

Selain dari pandangan senarai, ada pandangan garis masa, walaupun hanya tersedia untuk pengguna premium. Anda boleh memindahkan tugas di dalamnya dan memeriksa konflik kebergantungan.

kalendar asana

Paparan kalendar memberi anda cara lain untuk melihat kapan perkara perlu dilakukan. Sekali lagi, tugas dapat diseret mengikut keperluan.

Paparan perbualan membolehkan anda mengawasi perbincangan yang berlaku pada setiap projek. Anda boleh memulakan utas perbincangan baru di sana. Asana membolehkan anda mengambil bahagian dalam perbualannya secara langsung dari e-mel, jadi anda tidak perlu mengunjungi aplikasi tersebut.

status asana

Paparan status membolehkan anda melihat berapa banyak tugas yang selesai, serta tugas yang tidak lengkap yang tersisa. Maklumat disusun pada grafik, jadi anda dapat melihat apakah jumlah tugas tertunggak semakin berkurang dari masa ke masa. Itu adalah kaedah yang baik untuk mendapatkan idea sama ada anda berada dalam sasaran untuk mencapai matlamat projek anda.

Anda boleh menetapkan status projek anda ke landasan, berisiko atau di luar landasan. Ini bermaksud semua orang dalam pasukan dapat melihat apakah anda prihatin untuk tidak menyelesaikan semuanya tepat pada waktunya.

Menulis Laporan, Jadi Anda Tidak Perlu

Asana juga dapat menghasilkan laporan untuk anda. Ini pada dasarnya adalah senarai tugas dan maklumat yang berkaitan. Anda boleh menghasilkan pelbagai jenis, seperti tugas yang telah anda buat, tugas yang telah anda tetapkan dan tugas yang telah diselesaikan baru-baru ini.

asana-laporan

Sekiranya anda mempunyai banyak dokumen atau laporan untuk dikendalikan dan mendapati diri anda berada dalam kekacauan yang teruk, lihat lima alat kami yang menjadikan artikel menguruskan dokumentasi menjadi lebih buruk untuk mendapatkan nasihat berguna.

Mendapatkan Sokongan yang Anda Perlu

Semasa pertama kali menggunakan Asana, anda akan melihat beberapa panduan timbul dan skrin untuk membantu anda meneruskannya. Itu sudah cukup untuk bangun dan berjalan dengan asas-asasnya. Sekiranya anda memerlukan lebih banyak pertolongan, anda boleh mengklik tanda tanya di kanan atas skrin.

asana-pertolongan

Kualiti tutorial sangat mengagumkan. Empat pilihan pertama dalam menu bantuan memberi anda maklumat terperinci mengenai cara memulakan Asana dan menerangkan apa yang boleh dilakukannya. Terdapat banyak gambar dan animasi untuk membuat sesuatu yang sejelas mungkin.

Terdapat juga beberapa video yang bagus, serta pop timbul yang menunjukkan jalan pintas papan kekunci. Ini adalah kaedah terbaik untuk meningkatkan kelajuan aliran kerja anda.

Sekiranya anda memerlukan lebih banyak sokongan langsung, ada forum komuniti aktif di mana anda boleh membincangkan masalah dengan pengguna lain, serta pasukan sokongan Asana.

Sekiranya anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai Asana, ada panduan pembangun juga yang menerangkan cara mengintegrasikan kod anda sendiri dengan platform. Sekiranya pengekodan bukan perkara anda tetapi anda ingin menggunakan aplikasi pihak ketiga, Asana berintegrasi dengan baik dengan IFTTT dan Zapier.

Anda juga akan mendapat dasar privasi Asana di menu bantuan. Sekiranya anda mempunyai masalah privasi, cara kami untuk melindungi ciri privasi anda juga patut dibaca.

Direka dengan Baik dan Senang Digunakan

Asana mempunyai reka bentuk yang bagus sehingga berjaya kelihatan profesional tanpa membosankan. Pereka bentuknya telah menggunakan warna dan animasi dengan berkesan untuk menonjolkan butang yang lebih biasa digunakan, serta menjadikan antara muka pengguna mudah dibaca. Perayaan juga merupakan sentuhan yang baik.

Kami mengesyaki membuat alat seperti ini senang digunakan bukan hanya padding yang tidak perlu. Pengguna yang terlibat mungkin dapat membantu mereka menyelesaikan lebih banyak kerja. Sekiranya anda mahu anak-anak memakan sayur-sayuran mereka, buat mereka sedap.

Asana percuma, tetapi mempunyai pakej premium bagi mereka yang ingin memanfaatkannya dengan lebih banyak. Dengan harga $ 9,99 sebulan, anda mendapat lebih banyak ciri, seperti garis masa, pergantungan tugas dan webinar. Anda juga mendapat sokongan keutamaan dan saiz pasukan yang tidak terhad.

Pemikiran Akhir

Pengurusan projek tidak selalu menyeronokkan atau sejuk, tetapi perisian yang baik dapat menjadikannya lebih cepat dan mudah, memberi anda lebih banyak masa untuk menumpukan perhatian pada bahagian kerja anda yang menyeronokkan – atau hanya untuk pulang lebih awal setelah semuanya selesai.

Asana mudah dimulakan, tetapi merangkumi banyak ciri hebat untuk membantu memastikan projek anda berjalan lancar. Ia direka dengan indah dan mempunyai banyak tambahan pintar yang membantu mengarahkan anda ke arah yang betul.

Ia berfungsi dengan baik sebagai alat perniagaan yang berguna dengan banyak ciri yang masih terasa mesra dan menyeronokkan. Kami berharap panduan ini dapat menunjukkan cara memanfaatkannya sepenuhnya.

Sekiranya anda mempunyai apa-apa untuk ditambahkan pada apa yang telah kami jelaskan di sini, atau jika anda merasakan bahawa kami kehilangan sesuatu yang penting, beritahu kami di komen di bawah. Terima kasih untuk membaca.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me