Contabilidade on-line: por que você deve fazer seus livros na nuvem em 2020

A contabilidade on-line assumiu o mercado de software de contabilidade, com soluções para todos os setores e tipos de negócios. As empresas simplificaram a inscrição e a importação de dados do seu programa atual. Processos automatizados reduzem o tempo gasto na execução de tarefas rotineiras de contabilidade e lembretes para mantê-lo no topo dos seus negócios.


Existem muitos motivos convincentes para você fazer seus livros na nuvem usando qualquer um dos provedores de nossa seleção do melhor software de contabilidade. Se você precisa convencer, estamos aqui para detalhá-los.

Dados em tempo real

contabilidade online

Fazer seus livros na nuvem significa que você nunca precisará esperar que um contador entre em suas transações para saber quanto dinheiro você tem no banco. Os programas de software de contabilidade baseados em nuvem são sincronizados com as contas bancárias para obter transações. Depois de configurar as regras para corresponder as transações a um tipo de despesa, o dinheiro que flui pelo seu banco será categorizado para você.

Os dados em tempo real permitem que você fique por dentro das finanças da sua empresa, mesmo que seu contador faça uma ligação doente.

Backups integrados

Além da forte criptografia e proteção de dados, os fornecedores de software de contabilidade baseados na nuvem oferecem backup gratuito. Com vários servidores de recuperação de dados, criptografia SSL e planos de recuperação de desastres, eles podem proteger melhor seus dados do que você pode conseguir por conta própria.

Dito isso, se você achar conveniente se inscrever em um serviço de backup on-line, consulte nosso guia dos melhores fornecedores de backup on-line para pequenas empresas.

Dados sempre acessíveis

Dados Acessíveis

Muitos dos maiores players do mercado de contabilidade baseada em nuvem, como o QuickBooks Online e o FreshBooks, investiram em aplicativos. Depois de baixar um aplicativo para o seu telefone e fazer login, seus dados podem ser atualizados em tempo real, pois você pode acessá-lo em qualquer lugar e a qualquer momento.

Há muitas vantagens nessa acessibilidade. Se você estiver em um local de trabalho e um cliente perguntar se eles possuem faturas vencidas, verifique o aplicativo em vez de ligar para um contador no escritório. Alguns aplicativos incluem processamento de pagamento interno; portanto, se eles tiverem uma fatura vencida, você poderá coletá-la ali.

Os funcionários de empresas baseadas em projetos que usam programas com funções internas de projetos, como FreshBooks ou Xero, podem marcar uma tarefa como concluída enquanto estiverem no cliente ou revisar um arquivo importante. Leia o artigo FreshBooks vs. Xero para obter mais informações sobre esses serviços.

Processos automatizados

Muitos guarda-livros realizam as mesmas tarefas semanalmente ou mensalmente. Pagar aluguel ou eletricidade, faturar clientes e reconciliar os livros são exemplos de tarefas que podem se tornar irracionais e repetitivas, o que significa que elas também podem ser esquecidas.

Não importa o quão bom seja o seu contador, eles tiram dias de folga ou se ocupam de um projeto importante e esquecem de enviar uma fatura. A maioria dos programas de contabilidade baseados em nuvem permite que os usuários automatizem esses pagamentos em algumas etapas. Para mais informações sobre um programa que oferece muitas funções automatizadas, leia nossa revisão do FreshBooks.

O software de contabilidade baseado em nuvem também enviará faturas recorrentes e lembretes automáticos de atrasos de pagamento, além de atribuir transações de contas bancárias de acordo com as regras definidas por você. A automação de processos reduz erros e esquecimentos do usuário.

Economizando tempo

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As funções de contabilidade e contabilidade são centros de custo, porque não geram receita para os negócios. Reduzir o tempo e os recursos dedicados a eles libera recursos para uso em outros lugares. Enquanto os processos automatizados na maioria dos softwares de contabilidade baseados em nuvem economizam tempo, os programas oferecem muito mais.

As empresas que cobram por hora não precisam coletar folhas de ponto em papel e inserir dados manualmente se se inscreverem nas funções do projeto do FreshBooks. O rastreamento de tempo no software, que os funcionários podem acessar pelo aplicativo, alimenta faturas.

Dois concorrentes, Sage e Xero, também oferecem funções de projetos. Se você quiser saber mais sobre eles, leia nossa revisão Sage e Xero.

Definir um mínimo de novo pedido para um item de inventário importante no software da Xero garante que você nunca fique sem uma venda, além de não precisar correr para o depósito para verificar as quantidades. Relatórios sobre rotatividade de estoque e itens mais vendidos também evitam a adivinhação do que estocar.

Com processos recorrentes integrados, correspondência de transações para extratos bancários e relatórios gerados automaticamente a partir de seus dados, fazer seus livros na nuvem pode economizar muito tempo.

Fácil de usar

Embora sua organização possa ser grande o suficiente para empregar uma equipe para realizar sua contabilidade, para muitas pequenas empresas, o proprietário é o principal em todas as atividades e seu conjunto de habilidades pode não incluir contabilidade. A boa notícia é que a maioria dos programas de contabilidade baseados na nuvem é criada para não contadores e conhecida por ser fácil de usar.

A biblioteca de ajuda do QuickBooks Online apresenta instruções passo a passo com capturas de tela. O FreshBooks incorpora dicas na primeira vez que você o usa, e o Zoho Books torna as dicas da página acessíveis através de um ícone de lâmpada no software. O Zoho Books é um serviço menor, mas possui excelentes soluções caras que vale a pena ler na nossa revisão do Zoho Books.

Os provedores baseados em nuvem oferecem dicas e tutoriais para você começar a trabalhar rapidamente. Os links incorporados para ajudar os artigos e o suporte por bate-papo garantem que você nem precise clicar fora da entrada de dados para responder às suas perguntas. Se você estiver usando um programa tradicional e pronto para uso em seu computador, obter ajuda será um processo muito menos contínuo.

Acompanhamento do desempenho comercial

acompanhamento do desempenho dos negócios

Para que um pequeno empresário tenha sucesso, deve permanecer no controle dos recebíveis e contas a pagar atuais e viver no futuro, planejando crescimento e receita para cobrir as despesas em um mês ou ano. Com o software de contabilidade baseado em nuvem, você pode fazer as duas coisas.

Faça logon em qualquer um dos principais programas e você encontrará um painel com uma visão geral do status da sua empresa. Os recebíveis vencidos, o lucro líquido ou as faturas vencidas serão apresentados em gráficos ou gráficos de barras e ilustrarão com clareza a saúde da sua empresa.

Os relatórios financeiros investigam transações mais profundas, condensando e colocando-os em relatórios que podem ser analisados ​​para orientar decisões futuras. Seja um relatório do cliente comparando estimativas com vendas ou um relatório de inventário dos itens mais vendidos, eles quantificam seus negócios. Depois que você aprender a lê-los, eles se tornarão ótimas ferramentas de tomada de decisão.

A profundidade dos relatórios oferecidos varia significativamente, no entanto. Os relatórios personalizados no QuickBooks Online refletem melhor seus negócios do que os relatórios padrão que não podem ser alterados. O FreshBooks possui apenas nove relatórios padrão, enquanto o Zoho Books possui uma grande variedade. Para obter mais informações, leia o artigo FreshBooks vs. QuickBooks Online.

Os programas de contabilidade baseados em nuvem fazem mais do que rastrear entradas e saídas de caixa. Eles pegam seus dados e geram ferramentas para acompanhar o desempenho da sua empresa e planejar o seu futuro.

Escalabilidade

Muitas empresas de software tradicionais exigem que as empresas comprem licenças adicionais para novos usuários, o que aumenta rapidamente.

Os planos de preços de empresas baseadas na nuvem geralmente permitem que um certo número de usuários acessem o software e cobram uma taxa fixa por usuário para funcionários adicionais. Por exemplo, o FreshBooks aceita até 500 usuários em sua camada superior. À medida que sua equipe de contabilidade cresce, será muito mais barato trazer novos usuários a bordo.

Um negócio em crescimento também tem mais necessidades contábeis. Se você começou a vender internacionalmente ou internacionalmente, pode ser necessário coletar e registrar o imposto sobre vendas em diferentes jurisdições ou converter transações entre moedas. Existem programas de contabilidade que oferecem tanto.

Se você escolher o programa contábil certo, ele será escalado com você.

Barato

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Comum em todo o setor, o plano mensal de preços em três camadas também aumentará com você. As camadas mais baixas normalmente desbloqueiam o acesso a alguns recursos, como faturamento e cobrança, com planos mensais mais caros que adicionam mais usuários, gerenciamento de estoque ou projeto.

Opções, como processamento de folha de pagamento ou comerciante, podem ser adicionadas para taxas mensais ou por transação adicionais. Existe concorrência suficiente no mercado para que a maioria dos produtos e serviços tenha preços semelhantes.

Com os preços começando tão baixos quanto gratuitos para o Wave e aumentando para US $ 60 a US $ 70, os programas de contabilidade baseados na nuvem ainda são mais baratos que as taxas de software e licenciamento. Para mais informações sobre o Wave, consulte nossa revisão do Wave.

Pensamentos finais

Se você é uma empresa de pequeno a médio porte, há muitos motivos convincentes para considerar fazer seus livros na nuvem. Com a variedade e amplitude de opções do mercado, você poderá encontrar software para atender às suas necessidades.

Os preços são razoáveis ​​e escaláveis ​​com o seu crescimento, e a segurança e a acessibilidade dos seus dados não podem ser comparadas com o software de contabilidade de desktop.

Se você usa um software de pacote, por que pensa em mudar seus livros na nuvem? Se você fez a troca, o que vê como prós e contras? Deixe-nos saber nos comentários abaixo. Obrigado pela leitura.

Kim Martin Administrator
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