Como usar uma placa Kanban em 2020: Como fazer coisas

A maioria de nós poderia estar melhor organizada. Felizmente, existem todos os tipos de ferramentas para ajudar nisso. Alguns são úteis para equipes, outros para indivíduos e muitos para ambos. Vamos ver uma ferramenta simples que nem todo mundo conhece neste artigo, explicando como usar um quadro Kanban.


As ferramentas de gerenciamento de projetos que abordamos geralmente incluem um quadro kanban entre suas visões. O melhor exemplo disso é o Trello, que é quase inteiramente baseado em sua visão kanban. Outro é monday.com, o vencedor do nosso melhor artigo sobre software de gerenciamento de projetos. Você pode ler sobre isso na nossa revisão de segunda-feira.com.

O Trello está disponível no formulário da Web, mas também possui aplicativos para dispositivos móveis, para que você possa usá-lo em qualquer lugar. As placas Kanban funcionam bem no celular. Você pode encontrar uma quantidade surpreendente de organização no trem para trabalhar.

Já falamos sobre o Trello no nosso guia para iniciantes do Trello, que, juntamente com nossa análise do Trello, é um ótimo lugar para pular na onda do Kanban. É também o melhor quadro Kanban gratuito, caso você precise de outro motivo para conferir.

O que é um quadro Kanban?

Kanban é uma evolução de uma técnica japonesa destinada a melhorar a produtividade. Significando “outdoor” em japonês, é nomeado após os cartões usados ​​nas fábricas. O sistema começou na Toyota, mas anos depois foi adaptado para uso na Microsoft. É especialmente útil para equipes Agile que usam estruturas Scrum.

O quadro Kanban é a chave do processo e permite que as equipes visualizem como o trabalho flui do início ao fim. Também pode mostrar quanto todos têm que fazer. Isso significa que o trabalho pode ser inserido no sistema quando as pessoas estão livres, em vez de ser empurrado conforme solicitado.

Como um quadro Kanban funciona: colunas e cartões

Os quadros Kanban são compostos de colunas. As colunas contêm cartões, que você pode mover pelos painéis.

Para configurar seu quadro Kanban, você precisa criar e nomear várias colunas. Você não precisa começar do zero. Muitas de nossas ferramentas favoritas de gerenciamento de projetos têm uma seleção de modelos kanban para ajudá-lo. Dê uma olhada na nossa revisão Airtable para aprender sobre uma plataforma que possui alguns.

Se você está fazendo da maneira mais difícil, a configuração por kanban por excelência é a abordagem em três colunas. Esse método usa as colunas “tarefas a fazer”, “tarefas” e “tarefas”. Ao criar tarefas, você as adiciona à coluna “tarefas a executar”.

Quando você inicia algo, você o move para a coluna “fazendo”. Essa é uma operação fácil de arrastar e soltar. Você provavelmente adivinhou que, quando as coisas terminam, elas vão para a coluna “pronto”. Parece simples, e é. Faça uma tentativa e poderá surpreendê-lo quanto à concretização de seus planos, para ajudá-lo a fazer as coisas.

Uma outra ferramenta que gostamos é o Asana. Kanban é apenas uma de suas visões. Quando você seleciona algo como completo, é recompensado enviando um animal colorido voando pela tela. Leia sobre isso em nossa análise do Asana e saiba como usá-lo em nosso guia para iniciantes do Asana..

Exemplo do quadro Kanban: Trello

Vamos seguir o processo de criação de um quadro no Trello. É fácil se inscrever e pode ser usado gratuitamente, mas possui extras úteis em seus planos pagos. Eles incluem personalizações e aprimoramentos adicionais nas placas.

Depois de se inscrever, a primeira coisa a fazer é criar um quadro. Você pode fazer isso de várias maneiras. Uma maneira é clicar no botão “quadros”, seguido de “criar novo quadro”. Um pop-up aparecerá.

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Lá, você pode atribuir um título ao quadro. Opcionalmente, você pode selecionar uma equipe ou tornar o quadro público, em vez de manter a configuração padrão, que é privada. Você pode escolher um plano de fundo em uma seleção de nove cores ou em várias fotografias. Se você possui um plano pago, também pode fazer upload de seus próprios fundos.

Gostamos do café, mas precisamos evitar, porque já bebemos demais. Escolhemos essa cor vermelha profunda, o que, com sorte, tornará as capturas de tela mais claras. Além disso, se você não entender a referência no quadro, recomendamos que você consulte nosso guia sobre como assistir Harry Potter.

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Listas do Trello

O Trello se refere às suas colunas como listas. O próximo passo é adicionar alguns ao quadro. Há uma grande caixa de “lista de adição” esperando por você no quadro recém-criado. Digitamos “a fazer” na área de nome, como você pode ver na captura de tela.

A caixa “adicionar lista” se move para a direita e a usaremos para criar as próximas duas colunas em nossa configuração básica: “doing” e “done”..

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Agora temos nossas listas no lugar. Poderíamos chamá-los de qualquer coisa ou transformá-los em mais, mas isso servirá por enquanto. O próximo passo é adicionar cartões. Fazemos isso, você adivinhou, clicando no texto “adicionar um cartão” no final de cada lista.

como usar um cartão kanban-trello-novo-cartão

Tudo o que você precisa fazer é dar um nome ao cartão e pressionar retornar para criá-lo. Um novo campo “adicionar um cartão” será aberto automaticamente para você.

Usando cartões Trello

Se você deseja adicionar mais detalhes, clique no cartão e um pop-up aparecerá, permitindo adicionar mais informações..

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Como você pode ver, há várias coisas que você pode fazer nos cartões. Você pode adicionar uma descrição, fazer comentários e anexar arquivos. Há um limite de tamanho de 10 MB para anexos no plano gratuito, que aumenta para 250 MB para usuários pagantes. Se você precisar de mais espaço para armazenamento de arquivos, consulte nosso melhor resumo de armazenamento em nuvem.

Você também pode adicionar rótulos, uma data de vencimento e listas de verificação de subtarefas.

Os detalhes do cartão aqui são específicos para o Trello. Outras ferramentas kanban serão diferentes, mas isso lhe dá uma boa idéia do que esperar em outros lugares.

Movendo cartões do Trello

Vamos voltar ao quadro. Criamos algumas tarefas na coluna “a fazer”. Quando começamos a trabalhar em um cartão, o arrastamos para a coluna “fazendo” e, quando termina, arrastamos para a coluna “pronto”.

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Como você pode ver na captura de tela acima, movemos um cartão para “concluído” e outro para “pronto”. Nosso projeto está bem encaminhado.

Você pode ter vários cartões em movimento ao mesmo tempo ou trabalhar com eles, um de cada vez. Você decide. Você também pode atribuir coisas às pessoas e ver quem está fazendo o que e o que ainda precisa ser feito..

Essa é a configuração básica de um quadro Kanban simples que você pode usar para tarefas de todos os tipos.

Layouts alternativos para Kanban

Existem outras maneiras de organizar um quadro Kanban. Você pode ter uma coluna para cada estágio da produção ou colunas para o trabalho atribuído a diferentes membros da equipe, como fazemos no Cloudwards.net.

Você pode ter colunas para tarefas que foram pausadas ou arquivadas. Talvez vários grupos de colunas para trabalhos atribuídos a diferentes departamentos. Você pode até usar pranchas kanban para arranjos de assentos, por exemplo, com colunas para mesas em uma recepção de casamento e cartões representando convidados.

Eles funcionam bem como menus também, com entradas, pratos principais, bebidas e colunas de sobremesa. Você pode tornar os painéis públicos, para que os clientes possam ver o que você oferece online ou por meio de um tablet em seu restaurante.

Plataformas Kanban

Nós nos concentramos no Trello para este tutorial, mas existem várias outras ferramentas que incluem um quadro Kanban. Muitos deles são mais fortes no gerenciamento de projetos e oferecem recursos que vão além do Trello. Já mencionamos monday.com e Asana.

leankit-kanban

O LeanKit também possui uma visão kanban útil e inclui um bom projeto de amostra que mostra como tirar proveito de seus recursos. Leia sobre isso em nossa análise do LeanKit.

placa de clique

ClickUp é outra ferramenta agradável. Inclui dependências e também possui um nível gratuito. Leia sobre isso na nossa revisão do ClickUp.

Outros recursos do Kanban

Muitas ferramentas que incluem uma placa kanban oferecem muitos outros recursos. O Trello fornece uma seleção de “power-ups” que adicionam funcionalidades extras de todos os tipos. A maioria das ferramentas oferece várias maneiras de visualizar tarefas além do Kanban.

A maioria das ferramentas permite atribuir tarefas a usuários específicos, o que ajuda a gerenciar projetos e manter todos cientes de quem está fazendo o que.

As tarefas também podem ser categorizadas e priorizadas. Você pode comentar sobre eles e adicionar arquivos relevantes. Tudo isso é útil, mas você não precisa usar nada se preferir manter as coisas simples.

O gerenciamento de dependências é uma maneira de ver quais tarefas dependem de outras pessoas e pode levar suas habilidades de planejamento de projetos para o próximo nível. Leia nossa análise do Wrike para obter um exemplo de ferramenta que a oferece.

Você também encontrará recursos de armazenamento de arquivos, comunicação em equipe e controle de tempo em outras ferramentas se olhar em volta e comparar o que eles fazem.

Pensamentos finais

Como vimos, fazer as coisas pode ser difícil, mas existem ferramentas para ajudá-lo, e os painéis kanban estão entre os mais fáceis de usar. Não se deixe enganar por isso. Dividir problemas complexos em pedaços menores é uma maneira poderosa de resolver problemas. Mesmo se você estiver impressionado com as pequenas coisas, esclarecer o que você precisa fazer pode ajudá-lo a fazer isso.

Duas das ferramentas mais simples que mencionamos são Trello e Asana. Ambos têm camadas gratuitas utilizáveis. Nós os comparamos diretamente no confronto entre Trello e Asana. Se você quiser algo mais complicado, mas poderoso, recomendamos monday.com. Veja como foi o desempenho em relação a outros pilares da indústria em nossos ataques de segunda-feira.com vs. Jira e segunda-feira.com vs. Wrike.

Use uma prancha kanban de forma eficaz e você poderá achar que tem mais tempo em suas mãos do que pensava no final do dia. As placas Kanban são usadas por muitas empresas grandes porque trabalham e tornam a organização mais barata.

Isso significa menos reuniões, menos atrasos e uma equipe que está na mesma página. Economizar tempo em um projeto grande pode ser a diferença entre falha e sucesso.

Se você usou um quadro Kanban ou tem dicas para compartilhar conosco, informe-nos nos comentários. Obrigado pela leitura.

Kim Martin
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