Hvordan ta sikkerhetskopi av e-postadresse i 2020

Hvis du aktivt kontakter forretningspartnere og kunder på nettet, er sjansen stor for at du forstår viktigheten av din virtuelle papirspor. Du e-postmeldinger inneholder klientdata, ideer, instruksjoner og annen informasjon som er avgjørende for din suksess.


Tap av slike data kan forstyrre forholdene dine, koste deg penger og til og med få deg i juridiske problemer. En god backup-strategi for e-post er den beste måten å sikre at du aldri kommer i den typen situasjoner.

Sikkerhetskopiering av e-post – Video gjennomgang av Cloud Backup-løsninger

I denne guiden vil vi lede deg gjennom de grunnleggende trinnene for sikkerhetskopiering av e-postdatafilene dine i skyen. Vi bruker tre av de beste online sikkerhetskopiløsningene for e-post for å forklare prosessen: Carbonite, Backblaze og CrashPlan.

For mer informasjon om hver, sørg for og sjekk vurderingene våre av hver tjeneste:

  • Karbonitt anmeldelse
  • Backblaze anmeldelse
  • CrashPlan anmeldelse

Trinn én: Finn e-postdatafilen

Sikkerhetskopiering av e-post til skyen krever at du bruker en stasjonær klient for å få tilgang til e-postene dine. Som de fleste er kjent med det, bruker vi Microsoft Outlook som et eksempel. Imidlertid fungerer disse trinnene i denne artikkelen på samme måte med andre populære tjenester som Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail og Mac Mail. 

E-postklienter som Outlook 2016 lagrer alle e-postene dine i en enkelt datafil. For brukere av Windows Outlook vil dette være en PST-fil (personlig lagringstabell). For Mac Outlook-brukere vil det være en Outlook for Mac (OLM) -fil. Det første du trenger å gjøre for å ta sikkerhetskopi av Outlook-e-postene dine i skyen, er å finne ut nøyaktig hvor filen ligger.

Hvis du bruker Windows, vil plasseringen avhenge av din versjon av Windows og Outlook. Vanlige steder inkluderer:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Brukere \\ Dokumenter \ Outlook-filer
  • C: \ Brukere \\ Mine dokumenter \ Outlook-filer
  • C: \ Dokumenter og innstillinger \\ Lokale innstillinger \ Programdata \ Microsoft \ Outlook

For Mac-brukere av Outlook er det vanligvis i dokumentmappen:

  • / Brukere // Dokumenter / Microsoft brukerdata / Office 2011-identiteter / Hovedidentitet

Hvis du har problemer med å finne e-postdatafilen din, kan du enkelt oppdage plasseringen fra innsiden av Outlook-appen.

I Outlook 2016 klikker du først på “fil” på verktøylinjen.

Velg deretter kontoinnstillinger.

Kontoinnstillingsvinduet åpnes. Klikk på “datafiler” -fanen. Dette viser hvor e-postdatafilen er plassert.

Trinn to: Merk e-postdatafilen din for online sikkerhetskopiering

Nå som du vet plasseringen, må du sørge for at datafilen er merket for sikkerhetskopi av din online sikkerhetskopitjeneste. Noen tjenester gjør dette enklere enn andre.

Med Crashplan må du først åpne desktop-klienten. Forsikre deg om at du er på sikkerhetskopifanen og klikker på “endre” -knappen under “filer” -delen.

Naviger til plasseringen til e-postdatafilen din, og kontroller at alternativknappen ved siden av er merket. Fremover vil denne filen bli sikkerhetskopiert av CrashPlan.

Carbonite gjør prosessen enda enklere, fordi den ikke krever at brukere merker filer for sikkerhetskopi fra klienten (det er ikke engang mulig). I stedet bare naviger til stedet for e-postdatafilen din ved hjelp av filutforsker.

Høyreklikk på filen, hold musen på “Carbonite” og velg “sikkerhetskopier dette.”

Det er alt som er til det. Faktisk forenkler Carbonite prosessen enda mer hvis du velger automatisk sikkerhetskopi når du installerer appen på datamaskinen din. Carbonite vil lokalisere og merke vanlige filtyper for sikkerhetskopi på egen hånd, inkludert e-postdatafiler. På den måten trenger du ikke å jakte på dem.

Imidlertid, med karbonitt, fungerer automatisk sikkerhetskopiering bare hvis filene er under 4 GB. Hvis du har en stor e-postdatafil, må du fortsatt merke den manuelt.

Backblaze velger automatisk filer for sikkerhetskopiering også basert på filtype. Fra Backblaze sitt skrivebordgrensesnitt, trenger du bare å forsikre deg om at din datatil filtype ikke er i listen over utelukkelser av filtype.

Klikk Innstillinger for å se over ekskluderingslisten.

Naviger deretter til ekskluderingsfanen i innstillingsruten når den åpnes. Sjekk under ordene, “disse filtypene vil ikke bli sikkerhetskopiert” for å sikre at .pst / .olm ikke er oppført der.

Som standard skulle det ikke være det. Backblaze lar deg imidlertid ikke velge eller fjerne markering av enkeltfiler for sikkerhetskopi fra filutforskeren.

Trinn tre: Slå på kontinuerlig sikkerhetskopi

Med de fleste online sikkerhetskopitjenester kan du enten velge å planlegge sikkerhetskopier eller la dem kjøre kontinuerlig. Sikkerhetskopieringsprosessen kan hente systemressurser og planlagte sikkerhetskopier er en måte å sikre at systemet ikke låser opp mens du jobber.

Problemet med planlagte sikkerhetskopieringer er at det betyr at forretningsemailene dine ikke blir sikkerhetskopiert så ofte. Så hvis datamaskinen krasjer, mister du e-postmeldinger som er sendt eller mottatt mellom sikkerhetskopiene. Det betyr at forretningsbruker som prioriterer høyrekord for kommunikasjon, kontinuerlig sikkerhetskopi er det bedre valget.

De fleste online tilbydere av sikkerhetskopier lar deg slå på kontinuerlig sikkerhetskopi fra skrivebordsklienten. Med Carbonite, for eksempel, trenger du bare å åpne tjenestens desktop-verktøy.

Klikk deretter på “innstillinger og kontroller” for å gå til innstillingsruten.

Forsikre deg om at “sikkerhetskopiering kontinuerlig” er krysset av, og at du vil være klar. Carbonite aktiverer denne funksjonen som standard, så den bør allerede være på, uansett.

Backblaze og CrashPlan er like enkle å konfigurere. Med Backblaze klikker du bare på innstillinger og går til planplanfanen. Velg “kontinuerlig” fra vinduet med sikkerhetskopiering.

Hvis du bruker CrashPlan, går du til innstillingsfanen på skrivebordets grensesnitt. Fra rullegardinmenyen til høyre for ord, “sikkerhetskopi vil kjøre,” velg “alltid.”

Når du har fått kontinuerlig sikkerhetskopieringssett, må du imidlertid ikke gjøre feilen ved å tro at e-postene dine er sikkerhetskopiert i sanntid når du skriver dem. Selv om det meste er en flott sikkerhetskopitjeneste, klarer Backblaze ikke å sikkerhetskopiere PST-filer mens Outlook er åpent fordi filoverføringsalgoritmer ikke kan fungere rundt låste filer.

Karbonitt og Crashplan deler ikke den begrensningen. Det er fordi de begge bruker volumskyggekopieringstjeneste (VSS), en Microsoft-teknologi som gjør det mulig å ta sikkerhetskopi av filer selv når de er i bruk.

En annen begrensning i Backblaze som påvirker sikkerhetskopiering av e-post er at datafiler som er større enn 30MB, bare sikkerhetskopieres en gang hver 48 time, uavhengig av om du har kontinuerlig sikkerhetskopi av eller ikke. Siden Outlook PST-filer som standard er satt til å vokse opp til 50 GB, er dette sannsynligvis et problem du vil møte hvis du sender mange e-postmeldinger..

CrashPlan behandler også store filer annerledes når de kontinuerlig sikkerhetskopierer, men bare som et middel til å prioritere filer i køen:

  1. Nyere, mindre filer
  2. Nyere, større filer
  3. Eldre, mindre filer
  4. Eldre, større filer

Carbonite tar imidlertid sikkerhetskopi av filer i løpet av ti minutter etter at en endring skjedde og tar ikke hensyn til filstørrelse. (Merk: påfølgende endringer i filer sikkerhetskopieres innen 24 timer).

Når det gjelder sikkerhetskopihastighet, håndterer alle tre tjenester store filer godt takket være trinnvis prosessering på blokkeringsnivå. Trinnvise overføringer på blokkeringsnivå betyr at når dine e-postdatafiler endres, blir ikke hele filen lastet opp igjen til skyen. I stedet er det bare delene – eller blokkene – av filen som ble endret, kopiert. Dette sparer tid og reduserer avgiften på systemressursene.

Konklusjon

Hvis e-postkommunikasjon er avgjørende for bedriften din, lønner det seg å sørge for at en harddiskkrasj, filkorrupsjon eller stjålet bærbar PC ikke lar deg kobles fra kollegene og klientene dine. Heldigvis gjør riktig online backup-løsning det enkelt å beskytte dataene dine.

Alle de tre sikkerhetskopitjenestene som brukes som eksempler i dette stykke, gjør det enkelt å finne og merke e-postdatafilene dine for sikkerhetskopiering, og de bruker kraftig filoverføringsarkitektur for å sikre en jevn prosess. Alle tre tilbyr også ubegrenset lagringsplass og både hjemme- eller kontorplaner.

Vi i Cloudwards.net føler oss trygge på å anbefale noen av dem, men føler at Carbonite tilbyr den beste allround-tjenesten for folk som ønsker å ta sikkerhetskopi av forretnings-e-post. Spørsmål eller kommentarer om sikkerhetskopi av e-postadresse? Hit oss opp i kommentarene nedenfor. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me