Jak korzystać z wykresu Gantta: Przewodnik dla początkujących na rok 2020

Istnieje wiele narzędzi, które pomogą Ci się zorganizować. Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje wszelkiego rodzaju funkcje pomocne w planowaniu pracy. W tym samouczku koncentrujemy się na konkretnym sposobie organizowania zadań, w jaki sposób korzystać z wykresu Gantta.


Wyjaśnimy, co może dla Ciebie zrobić wykres Gantta, a następnie przyjrzymy się, jak działają różne platformy. Najpierw przyjrzymy się prostemu przykładowi w poniedziałek.com, o którym możesz przeczytać w naszej opinii na poniedziałek.com. Następnie przejdziemy do bardziej zaawansowanego przykładu z TeamGantt, o którym możesz przeczytać w naszej recenzji TeamGantt.

Wykresy Gantta są wyrafinowane. Jeśli wolisz coś prostszego, zapoznaj się z naszym sposobem korzystania z artykułu na tablicy Kanban. Nasza recenzja Trello omawia świetny przykład narzędzia Kanban.

Co to jest wykres Gantta?

Istnieje wiele narzędzi, które pozwalają dodawać i porządkować zadania oraz wyświetlać je na różne sposoby. Narzędzia Gantta oferują dużą przewagę nad innymi, ponieważ umożliwiają dodawanie zależności i zarządzanie nimi, dzięki czemu można uzależnić jedną rzecz od innej.

Oznacza to, że możesz zobaczyć, co należy zrobić przed zakończeniem każdego zadania. Jeśli potrzebujesz ziemniaków dostarczonych przed zrobieniem frytek, możesz stworzyć ten związek na wykresie Gantta. Jeśli występuje problem z dostawą, możesz zobaczyć, jaki będzie efekt, postępując zgodnie z zależnościami.

Możesz także obliczyć, jaki efekt będzie miało opóźnienie. W tym przypadku brzmi to trywialnie, ale w złożonym projekcie wiele zadań może być od siebie zależnych. Wykres Gantta pozwoli ci łatwo obliczyć powalenie na efekt każdego problemu.

Wykres Gantta zazwyczaj pokazuje konkretny przedział czasowy, na przykład tydzień lub miesiąc, i umożliwia odwracanie lub przewijanie dat, jak w przypadku większości narzędzi opartych na kalendarzu.

Twórca wykresu Gantta

Pierwszy wykres Gantta został wymyślony przez polskiego akademika Karola Adamieckiego w 1896 roku. Henry Gantt, od którego teraz nazwano system, opublikował swoją wersję w 1910 roku.

Wczesne wykresy pokazały datę rozpoczęcia i zakończenia zadań tworzących projekt. Zależności zostały dodane później, mimo że są kluczowe dla przydatności wykresów Gantta.

Wykresy Gantta i Praca z zależnościami

Tworzenie zadań jest zwykle proste. Dodasz nazwę i może opis. Jeśli pracujesz w zespole, zadania można przypisać do osób. Można je kategoryzować i priorytetyzować. Często możesz zostawiać komentarze lub dołączać do nich pliki. Te rzeczy będą zależeć od używanego narzędzia.

Dzięki narzędziom opartym na wykresach Gantta możesz także ustawić datę rozpoczęcia, datę zakończenia lub szacunkową długość zadania. W ten sposób zadania mogą pojawiać się we właściwej pozycji w kalendarzu, wskazując, kiedy coś się wydarzy, a przynajmniej kiedy masz nadzieję, że tak się stanie.

Aby utworzyć zależności między nimi, zwykle klikasz i przeciągasz od końca jednego zadania do początku drugiego. To sprawia, że ​​drugie zadanie zależy od pierwszego. Możesz używać Microsoft Excel do tworzenia wykresów Gantta, ale korzystanie z dedykowanego programu jest zwykle o wiele łatwiejsze.

Niektóre narzędzia mają przycisk, który pozwala tworzyć zależności, wypełniając szczegóły w wyskakującym oknie. W złożonych projektach może to być łatwiejsze niż metoda przeciągania i upuszczania.

W niektórych narzędziach można dostosowywać długości zadań, przenosić je i zmieniać indywidualnie datę początkową i końcową. Narzędzia, które pozwalają ci robić te wszystkie rzeczy, mogą być trudniejsze w użyciu, ponieważ trudniej jest znaleźć uchwyty do tworzenia zależności.

Praktyka czyni mistrza, ale warto zauważyć, że tylko dlatego, że jedna implementacja nie jest dla ciebie odpowiednia, może być inna, która.

Problemy z wykresem Gantta

Jeśli zadanie zaplanowano uruchomić przed tymi, które zależą od zakończenia, masz problem. Wykresy Gantta poinformują Cię, kiedy to nastąpi, co pozwoli Ci to naprawić. Możesz to zrobić ręcznie, przeciągając zadania, aby je ponownie zaplanować lub zmieniając ich szacunkowe długości.

Niektóre narzędzia automatycznie aktualizują harmonogram, aby zapewnić jego wykonalność. Oznacza to, że jeśli zadanie jest zależne od innego, jego początek dostosuje się automatycznie, jeśli zadanie, od którego zależy, nie zostanie ukończone na czas. Może się komplikować, ale tworzenie wykresów Gantta jest możliwe.

Wiele platform poinformuje Cię również, jeśli masz pętlę zależności. Jeśli zadanie pierwsze zależy od zadania drugiego, spróbuj uzależnić zadanie drugie od zadania pierwszego i zobacz, co się stanie. Jest to sytuacja niemożliwa, ale znowu, wykresy Gantta potrafią dostrzec te relacje między złożonymi sieciami zadań i zaoszczędzić ci planowania bólów głowy.

Jak zrobić wykres Gantta w prosty sposób: monday.com

monday.com ma harmonogramy, które są podobne do wykresów Gantta, ale nie obejmują zarządzania zależnościami. Oś czasu umożliwia ustawienie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań.

how-to-use-a-gantt-chart-poniedziałek-oś czasu

Możesz przenosić elementy, przeciągając lub zmieniając ich datę początkową i końcową. Możesz także przypisywać zadania innym osobom, a także sprawdzać, kto co robi. Pozwala wizualizować, co należy zrobić, i pozwala dostrzec problemy.

Planowanie projektu jest znacznie łatwiejsze dzięki takim narzędziom. Jednak w przypadku dużych projektów z wieloma współzależnymi zadaniami praca wizualna i intuicyjna może nie być wystarczająca. Tam zależności mogą pomóc.

monday.com ma fantastyczny interfejs, a także doskonałe funkcje bezpieczeństwa w celu ochrony przed cyberprzestępczością. Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie podczas pracy w chmurze, więc zaangażowanie poniedziałek.com w bezpieczeństwo online sprawia, że ​​jest to dobry wybór do zarządzania projektami.

Bezpłatna tabela Gantta: krok po kroku dzięki TeamGantt

Następnie przyjrzymy się TeamGantt, które, jak sugeruje nazwa, jest zbudowane wokół widoku Gantta. Ma bezpłatny poziom, który pozwala nawet trzem osobom używać go za darmo. Oznacza to, że prawdopodobnie możesz to przetestować bez zbytniego skręcania ręki szefa. Oprócz tego istnieją płatne plany z dodatkowymi funkcjami.

Zobaczmy, jak zacząć. Po zarejestrowaniu się zadaje ci kilka pytań i, jeśli określisz siebie jako początkującego, pokaże Ci film wprowadzający. Potem nadszedł czas, aby stworzyć swój pierwszy projekt.

Pokażemy Ci, jak zacząć od zera, ale są szablony. Są dość proste i zawierają przykładowy projekt, który jest dobry do nauki poruszania się po TeamGantt. Istnieje również podstawowy projekt z kilkoma zadaniami i grupami skonfigurowanymi do użycia lub zmiany nazwy w razie potrzeby.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Kliknij „moje projekty” w lewym panelu, jeśli jeszcze go tam nie ma, a następnie kliknij niebieski przycisk „nowy projekt” po prawej stronie. Zobaczysz następujący ekran.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Tam możesz nadać swojemu projektowi nazwę, wybrać szablon zgodnie z powyższym opisem, a nawet dni tygodnia, które zostaną wykorzystane w Twoim projekcie. Wybierz wszystkie siedem dni, jeśli jesteś zajęty, pięć, jeśli jesteś podobny do większości z nas lub dwa, jeśli wolisz bardziej swobodne podejście do życia.

Następnie kliknij przycisk „utwórz nowy projekt”, aby uruchomić projekt. Najpierw musisz obejrzeć krótki film, więc zrób sobie szybką kawę i wróć dwie minuty później.

Oto jak wygląda Twój projekt zaraz po jego utworzeniu. Jest jedna grupa zawierająca jedno zadanie. Grupy pozwalają porządkować zadania w kategorie. Możesz nazwać je jak chcesz.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-blank

Zadania TeamGantt

Najpierw stwórzmy nowe zadanie, a następnie zmodyfikujemy nasze grupy, zanim spojrzymy na zależności.

Aby utworzyć zadanie, kliknij tekst „zadania” obok przycisku plus pod podanym pierwszym zadaniem. Teksty „kamień milowy” i „grupa zadań” pozwalają je tworzyć.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-first

Twoje nowe zadanie pojawi się, podświetlone i kursorem w polu nazwy, dzięki czemu będziesz mógł nazwać to, co chcesz, tak jak zrobiliśmy to tutaj. Naciśnij Return lub kliknij myszką, a zadanie będzie gotowe.

Są inne rzeczy, które możesz zrobić z zadaniami. Dzięki TeamGantt możesz przypisać je każdemu użytkownikowi, zaznaczyć, ile zostało to zrobione, lub dodać listę kontrolną podzadań, aby podzielić je na łatwiejsze części. Jednak na razie o tym zapomnimy.

Zadania i grupy zawierają małą ikonę pióra, którą możesz kliknąć, aby je edytować. Istnieje również krzyżyk do ich usunięcia. Są widoczne, jeśli przesuwasz się nad zadaniem lub grupą za pomocą myszy.

Kliknij przycisk edycji, a pojawi się okno umożliwiające edycję szczegółów zadania.

Dodaliśmy kilka zadań i nową grupę i zmieniliśmy nazwę naszego projektu. To teraz klasyk kulinarny, jajko na twardo i żołnierze.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-multi-tasks

Zależności TeamGantta

Teraz stworzymy zależność. Musisz wlać wodę do rondla przed zagotowaniem. Drugie zadanie zależy od pierwszego. Możemy dodać ten związek do TeamGantt. W ten sposób nie możemy przypadkowo zaplanować rozpoczęcia drugiego zadania przed pierwszym.

W tym przypadku jest to oczywiste, ale może nie być w dużych projektach.

Aby stworzyć zależność, przesuwamy mysz nad zadaniem „zagotuj wodę”. Kiedy to robimy, po każdej jego stronie pojawiają się małe kropki. Następnie klikamy i przeciągamy od kropki po lewej stronie do zadania „włóż wodę do rondla”. Po zwolnieniu myszy tworzona jest zależność.

dodano jak-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-zależność

Przeciągnęliśmy kropkę po prawej stronie „włóż wodę do rondla” i przeciągnij do zadania „zagotuj wodę”. Tak czy inaczej, efekt jest taki sam. Ważne jest to, że używasz kropki po lewej stronie, aby uzależnić to zadanie od czegoś innego, i kropki po prawej stronie, aby uzależnić coś innego od tego.

Jeśli spojrzysz na zrzut ekranu powyżej, zauważysz, że linia jest czerwona. To pokazuje, że nasz harmonogram nie jest możliwy. Oba powiązane zadania są planowane w tym samym czasie. Oczywiście w tym przypadku jedno musi zakończyć się, zanim rozpocznie się drugie. Jeśli przeciągniemy zadanie „zagotuj wodę” w prawo, wszystko będzie dobrze, a linia zmieni kolor, aby to pokazać.

how-to-use-a-gantt-chart-teamgantt-tasks-rescheduled

Jeśli potrzebujesz narzędzia, które może zmienić harmonogram zależności, abyś nie musiał przeciągać ich wokół siebie, zapoznaj się z naszą recenzją ClickUp.

Teraz rozumiesz podstawy zarządzania zależnościami i możesz tworzyć i łączyć własne zadania. TeamGantt i poniedziałek.com mają bezpłatne wersje próbne, więc sprawdź, co możesz z nimi zrobić.

Końcowe przemyślenia

Istnieje wiele platform, które zawierają wykres Gantta. Omawiamy je regularnie w naszych artykułach dotyczących zarządzania projektami. Wykresy Gantta są zwykle dostępne w bardziej ukierunkowanych na biznes narzędziach, ale jak widzieliśmy, nie muszą być trudne w użyciu. Zapoznaj się z tą potężną techniką, a możesz poprawić swoje przepływy pracy i utrzymać wszystkich w zespole.

Aby zobaczyć, co potrafią nasze ulubione platformy, zapoznaj się z naszym najlepszym podsumowaniem oprogramowania do zarządzania projektami.

Patrząc poza poniedziałek.com i TeamGantt, jedno z naszych ulubionych narzędzi, Wrike, świetnie sobie radzi z zarządzaniem zależnościami. Przeczytaj o tym więcej w naszej recenzji Wrike. Jeśli wolisz pracować lokalnie, zapoznaj się z naszą recenzją GanttProject, aby dowiedzieć się o starym oprogramowaniu komputerowym odpowiednim do użytku biurowego.

Jeśli skorzystałeś z któregoś z narzędzi Gantta tutaj lub znasz inne, o których nie wspomnieliśmy, podziel się swoją wiedzą w komentarzach poniżej. Dziękuje za przeczytanie.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me