Jak ułatwić pracę zdalną

Dojazdy cię zabijają. Siedzisz na niekończących się nudnych spotkaniach. Dzwonią telefony, a twój kolega już dziś przesuwa swój stół. Ktoś patrzy przez ramię. Kombinezon, który nosisz, jest niewygodny.


Czyż dzień od dziewięciu do pięciu nie jest wspaniały? Na szczęście dzisiaj mamy kandydata: działający zdalnie.

Pracując zdalnie, zyskujesz wszystkie korzyści, które słyszałeś i wyobrażałeś sobie wcześniej – pracuj w bluzie, nigdy więcej dojeżdżać do pracy, oszczędzaj na lunchu, jedząc tanie i zdrowe jedzenie, uczęszczaj tylko na spotkania, które absolutnie musisz, być bardziej produktywnym i , oczywiście, zarządzaj swoim czasem tak, jak uważasz.

Coraz więcej osób decyduje się na pracę zdalną, ale dla pracodawcy lub kariery zawodowej byłoby bezcelowe, gdyby praca w hamaku na odległej plaży spowodowała spadek wydajności. Na szczęście istnieje wiele narzędzi programowych, które ułatwiają przejście, wszystko czego potrzebujesz to WiFi lub jakiś dostęp do Internetu. W tym artykule przyjrzymy się niektórym z tych narzędzi, które ułatwiają zdalną pracę.

Małe zespoły i freelancerzy

Przede wszystkim, gdy masz rozproszony zespół, potrzebujesz bezpiecznego i niezawodnego sposobu udostępniania plików członkom. Przesyłanie plików przy użyciu poczty e-mail lub dysku flash wymaga jedynie kradzieży danych, ponieważ wiadomości e-mail mogą zostać zhakowane, a dyski skradzione. Do zwalczania cyberprzestępczości przydaje się pamięć w chmurze. Jednym z najpopularniejszych, z 800 milionami użytkowników, jest Dysk Google.

Dysk Google jest przeznaczony dla użytkowników domowych i zapewnia dobrą wydajność. W bibliotece znajduje się wiele aplikacji innych firm (większość z nich jest bezpłatna). Własna aplikacja Google, Google Docs, jest jedną z najlepszych aplikacji do zwiększania produktywności i współpracy oraz naturalnie integruje się z Dyskiem Google.

Z pakietem biurowym Docs dostajesz aplikacje do edycji tekstu, arkusze kalkulacyjne i prezentacje. Możesz szybko sugerować zmiany i komentarze w czasie rzeczywistym dzięki szybkim synchronizacjom plików. Istnieje również możliwość przywrócenia poprzednich wersji i sprawdzenia, które zmiany zostały wprowadzone.

Dokumenty biurowe

Oczywiście udostępnianie tych plików jest niezbędne, a Google nie zawodzi. Możesz użyć adresu e-mail, aby uzyskać dostęp lub ustawić link dostępu. Niezależnie od tego, czy robisz jedno, czy drugie, możesz ustawić uprawnienia dla obu.

Google zabezpiecza te pliki przy użyciu 128-bitowego szyfrowania AES. Trwają dyskusje na temat tego, czy został on złamany, ale konwencjonalna wiedza mówi, że zajęłoby to superkomputerowi miliard lat, aby to zrobić. Dostępne jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) w celu ochrony przed skradzionymi hasłami.

Dobrą opcją dla freelancerów jest to, że jako darmowy użytkownik dostajesz 15 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej. Dla tych, którzy lubią tanie opcje, jest kilka płatnych planów: 100 GB za 2 USD miesięcznie to dobra okazja, po czym dostajesz 1 TB za 9,99 USD. Zniżki są dostępne, jeśli płacisz przez cały rok. Przeczytaj naszą recenzję Dysku Google, aby uzyskać szczegółowe informacje.

Zdalna praca dla średnich firm

Jeśli prowadzisz firmę i potrzebujesz większego bezpieczeństwa, jest Box. Twierdzi, że wiele firm z listy Fortune 500 i małych firm jest klientami.

Istnieje jedna natywna aplikacja o nazwie Box Notes, która należy do naszych najlepszych aplikacji do robienia notatek. Aby uzupełnić brak natywnych aplikacji do współpracy, Box integruje się z Dokumentami Google i Office Online. Możesz zintegrować z większą liczbą aplikacji innych firm, które są dostępne w bibliotece. Kategorie obejmują współpracę, zarządzanie projektami, zarządzanie treścią i bezpieczeństwo.

Zarządzanie dużymi, zdalnymi zespołami – lub wieloma zespołami – jest łatwe dzięki Box; dodając nowego użytkownika do konta, możesz ustawić różne uprawnienia. Możesz wybrać foldery, do których użytkownicy mają dostęp. Jednocześnie możesz ustawić siedem różnych poziomów uprawnień. Jeśli chcesz zaprosić kilkudziesięciu pracowników jednocześnie, możesz wykonać zaproszenie zbiorcze. Gdy to zrobisz, możesz przypisać je do grupy, aby uniknąć ustawiania uprawnień jeden po drugim.

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, Box świetnie sobie radzi; chroni twoją zawartość za pomocą 256-bitowego szyfrowania AES, transportu i na serwerach. Szyfruje nawet Twój klucz (którego używasz do odszyfrowywania plików) przy użyciu tego samego poziomu szyfrowania AES.

Prędkości synchronizacji plików są porównywalne z innymi usługami. Udostępnianie plików jest proste; klikasz przycisk „udostępnij” i możesz wygenerować link lub wysłać zaproszenie e-mailem. Dzięki tym linkom Box umożliwia korzystanie z ochrony hasłem i ustawianie dat ważności.

Ponieważ jest bardziej ukierunkowany na firmy, jest droższy; Box zapewnia 100 GB planu początkowego dla co najmniej trzech użytkowników i kosztuje 5 USD miesięcznie na użytkownika. Pakiety Business i Business plus oferują nieograniczoną przestrzeń dyskową, odpowiednio za 15 i 25 USD. Dostępny jest bezpłatny indywidualny abonament i 15-dniowa wersja próbna biznesplanów, o których więcej możesz przeczytać w naszej recenzji Box.

Praca zdalna dla dużych firm

Przedsiębiorstwa, które chciałyby przejść na odległość, radziłyby sobie lepiej z naszym najlepszym wyborem EFFS, Egnyte Connect. Ma natywne aplikacje, a także integrację Dokumentów Google i Office Online. Jeśli chcesz korzystać z biurowej wersji pakietu Office – Office 365 – istnieje również możliwość integracji.

Jest trochę powolny, jeśli chodzi o wstępne przesyłanie, ale do celów współpracy szybkość synchronizacji jest ważniejsza w przypadku już przesłanych plików. Egnyte naprawdę tam świeci, ponieważ wykorzystuje synchronizację na poziomie bloku, która przesyła tylko te części pliku, które uległy zmianie, a nie cały plik.

Egnyte ma wszystko, czego potrzebujesz, dzieląc się ze zdalnymi członkami. Możesz łatwo udostępniać pliki lub foldery i zapewniać cztery rodzaje dostępu – właściciela, pełnego, edytora i przeglądarki. Twoje linki mogą mieć ochronę hasłem, daty wygaśnięcia, a nawet otrzymasz powiadomienie, gdy link zostanie użyty. Możesz nawet ustawić, czy użytkownicy mogą pobierać, czy tylko wyświetlać podgląd plików.

Nie musisz się martwić o swoje pliki biznesowe, są one chronione szyfrowaniem AES-256, możesz ustawić minimalną długość i siłę haseł, 2FA jest w stanie pomóc, jeśli twoje hasło zostało złamane, a jeśli ktoś ukradnie twoje urządzenie, możesz po prostu odetnij go od synchronizacji.

Egnyte nie oferuje indywidualnych planów. Najtańszy z nich kosztuje 40 USD miesięcznie dla pięciu użytkowników, ale daje 5 TB przestrzeni dyskowej. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca i więcej użytkowników, przygotuj biznesplan. Zapewnia 10 TB wspólnej przestrzeni dla maksymalnie 100 użytkowników za 15 USD miesięcznie (na użytkownika). Przeczytaj szczegóły w naszej recenzji Egnyte.

Inne narzędzia do pracy zdalnej

Gdy potrzebujesz zdalnie komunikować się ze swoim zespołem, przychodzi na myśl jedna popularna aplikacja – Slack. Został wprowadzony na rynek w 2013 roku i od tego czasu szybko się rozwija. Nic dziwnego, aplikacja jest przyjemna i łatwa w użyciu oraz integruje się z wieloma aplikacjami innych firm, które zwiększają produktywność (chcielibyśmy również zauważyć, że wszystkie powyższe usługi należą do najlepszych magazynów w chmurze dla Slacka).

Właściciel obszaru roboczego tworzy obszar roboczy Slack i wraz z administratorami zaprasza członków zespołu i zarządza nimi. Zespół może następnie udostępnić obszar roboczy Slack i komunikować się za jego pośrednictwem. Podobnie jak w starych czatach wszystko kręci się wokół wiadomości; różne kanały są częścią twojego miejsca pracy i są podstawowym środkiem komunikacji. Możesz organizować kanały według określonych działów, projektów lub biur.

Gdy często komunikujesz się z członkami swojego zespołu, informacje mogą być wszędzie. Slack umożliwia łatwe wyszukiwanie wiadomości, a także wysyłanie powiadomień, gdy ktoś mówi coś ważnego. Możesz nawet szukać plików, które wysłałeś swojemu współpracownikowi.

Jednak Slack tak naprawdę nie pozwala ci zachować porządku dziennego: jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami w zdalnym zespole, Trello naprawdę błyszczy. Jest to wizualny sposób na organizowanie projektów i szybkie sprawdzenie, co trzeba zrobić, za pomocą tablicy Kanban.

Wszystko, co robisz, wiąże się z planszą Trello. Tablica to lista list, która zasadniczo obejmuje wszystkie zadania na różnych etapach, od pomysłów po realizację. Trello używa kart do reprezentowania tych zadań. Chociaż karty wydają się na początku proste, możesz dodawać komentarze, etykiety, przesyłać załączniki, podawać terminy itp. Możesz zaprosić do swojej planszy tyle osób, ile potrzebujesz, a następnie po prostu przeciągnij i upuść je na karty, aby przypisać im zadania.

Oczywiście Trello ma bibliotekę z wieloma aplikacjami innych firm (zwanymi power-upami), które mogą poprawić zdalny przebieg pracy. Dzięki nim możesz zintegrować Trello z różnymi usługami przechowywania w chmurze, aplikacjami komunikacyjnymi, platformami CVS itp. Jeśli nie widzisz niczego, co odpowiada Twoim potrzebom, istnieje interfejs API, którego możesz użyć do zbudowania własnej aplikacji.

Końcowe przemyślenia

Dzisiaj, dzięki internetowi i globalizacji, nic dziwnego, że grupy lub osoby z różnych krajów lub kontynentów współpracują ze sobą; oczywiście nowe sytuacje przynoszą własny zestaw problemów. Istnieje jednak wiele aplikacji, które mogą w tym pomóc. Wspomnieliśmy o niektórych z najlepszych usług pamięci masowej w chmurze, które są świetne do współpracy, oraz o niektórych najpopularniejszych aplikacjach, które umożliwiają dobrą komunikację i organizację.

Jest wiele innych, więc czy masz ulubionego, którego nam brakowało? Czy masz komentarz do niektórych, które wybraliśmy? Daj nam znać w komentarzach poniżej. Dziękuję za przeczytanie.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map