Online boekhouding: waarom u uw boeken in 2020 in de cloud zou moeten doen

Online boekhouding heeft de markt voor boekhoudsoftware overgenomen, met oplossingen voor elke bedrijfstak en elk bedrijfstype. Bedrijven hebben het eenvoudig gemaakt om u aan te melden en gegevens uit uw huidige programma te importeren. Geautomatiseerde processen verminderen de tijd die wordt besteed aan het uitvoeren van routinematige boekhoudkundige taken en herinneringen, zodat u uw bedrijf de baas blijft.


Er zijn veel dwingende redenen om uw boeken in de cloud te gebruiken bij een van de providers in onze selectie van de beste boekhoudsoftware. Als je wilt overtuigen, zijn we hier om ze voor je op te splitsen.

Real-time gegevens

online boekhouding

Als u uw boeken in de cloud doet, hoeft u nooit te wachten tot een boekhouder uw transacties heeft ingevoerd om te weten hoeveel contant geld u op de bank heeft. Cloudgebaseerde boekhoudsoftwareprogramma’s worden gesynchroniseerd met bankrekeningen om transacties binnen te halen. Nadat u regels heeft ingesteld om transacties af te stemmen op een onkostentype, wordt het geld dat door uw bank stroomt voor u gecategoriseerd.

Met realtime gegevens blijft u op de hoogte van de financiën van uw bedrijf, zelfs als uw boekhouder zich ziek meldt.

Ingebouwde back-ups

Naast sterke codering en gegevensbescherming bieden cloudgebaseerde boekhoudsoftwareproviders gratis back-up. Met meerdere gegevensherstelservers, SSL-codering en noodherstelplannen, kunnen ze uw gegevens beter beschermen dan u mogelijk alleen zou kunnen.

Dat gezegd hebbende, als u denkt dat het verstandig is om u aan te melden voor een online back-upservice, moet u onze beste gids voor online back-upaanbieders voor kleine bedrijven raadplegen.

Altijd toegankelijke gegevens

Toegankelijke gegevens

Veel van de grotere spelers in de cloudgebaseerde boekhoudmarkt, zoals QuickBooks Online en FreshBooks, hebben geïnvesteerd in apps. Nadat u een app naar uw telefoon heeft gedownload en bent ingelogd, kunnen uw gegevens in realtime worden bijgewerkt, omdat u er altijd en overal toegang toe heeft.

Die toegankelijkheid heeft veel voordelen. Als u op een werklocatie bent en een klant vraagt ​​of ze facturen achterstallig zijn, kunt u de app controleren in plaats van een boekhouder op kantoor te bellen. Sommige apps bevatten ingebouwde betalingsverwerking, dus als ze een achterstallige factuur hebben, kunt u deze daar ophalen.

Medewerkers van projectgebaseerde bedrijven die programma’s gebruiken met ingebouwde projectfuncties, zoals FreshBooks of Xero, kunnen een taak als voltooid markeren terwijl ze bij een klant zijn of een belangrijk bestand bekijken. Lees ons FreshBooks vs. Xero-artikel voor meer informatie over die services.

Geautomatiseerde processen

Veel boekhouders voeren wekelijks of maandelijks dezelfde taken uit. Huur of elektriciteit betalen, klanten factureren en de boeken op elkaar afstemmen zijn voorbeelden van taken die gedachteloos en repetitief kunnen worden, wat betekent dat ze ook kunnen worden vergeten.

Het maakt niet uit hoe goed uw boekhouder is, ze nemen ziektedagen of gaan aan de slag met een belangrijk project en zien geen rekening meer. Met de meeste cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s kunnen gebruikers deze betalingen in enkele stappen automatiseren. Lees onze FreshBooks-recensie voor meer informatie over een programma dat veel geautomatiseerde functies biedt.

Cloudgebaseerde boekhoudsoftware verzendt ook terugkerende facturen en automatische betalingsherinneringen en wijst banktransacties toe volgens de regels die u definieert. Het automatiseren van processen vermindert gebruikersfouten en vergeetachtigheid.

Tijd besparen

online boekhouding

Boekhoud- en boekhoudfuncties zijn kostenplaatsen omdat ze geen inkomsten genereren voor het bedrijf. Door de tijd en middelen die eraan zijn besteed te verminderen, worden middelen vrijgemaakt om elders te gebruiken. Terwijl de geautomatiseerde processen in de meeste cloudgebaseerde boekhoudsoftware tijd besparen, bieden de programma’s u veel meer.

Bedrijven die per uur factureren, hoeven geen papieren urenstaten te verzamelen en handmatig gegevens in te voeren als ze zich aanmelden voor de projectfuncties van FreshBooks. Tijdregistratie in de software, waartoe medewerkers toegang hebben via de app, wordt ingevoerd in facturen.

Twee concurrenten, Sage en Xero, bieden ook projectfuncties aan. Als je er meer over wilt weten, lees dan onze Sage-recensie en Xero-recensie.

Door een minimum voor opnieuw bestellen in te stellen voor een belangrijk voorraaditem in de software van Xero, zorgt u ervoor dat u nooit zonder een verkoop komt te zitten en dat u niet naar de opslagruimte hoeft te rennen om de hoeveelheden te controleren. Rapporten over voorraadomzet en best verkochte artikelen nemen ook het giswerk weg bij het beslissen wat te stockeren.

Met ingebouwde terugkerende processen, transactiematching voor bankafschriften en rapporten die automatisch worden gegenereerd op basis van uw gegevens, kan het boeken in de cloud u veel tijd besparen.

Makkelijk te gebruiken

Hoewel uw organisatie groot genoeg is om een ​​team in dienst te nemen om de boekhouding uit te voeren, is de eigenaar voor veel kleine bedrijven een manusje-van-alles en is hun vaardigheden misschien niet inclusief boekhouding. Het goede nieuws is dat de meeste cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s zijn gebouwd voor niet-accountants en bekend staan ​​als gebruiksvriendelijk.

De Help-bibliotheek van QuickBooks Online bevat stapsgewijze instructies met schermafbeeldingen. FreshBooks voegt er tips in de eerste keer dat u het gebruikt en Zoho Books maakt paginatips toegankelijk via een gloeilamppictogram in de software. Zoho Books is een kleinere service, maar heeft uitstekende dure oplossingen die het waard zijn om over te lezen in onze Zoho Books-recensie.

Cloudgebaseerde providers bieden tips en tutorials om u snel aan de slag te krijgen. Ingesloten links om artikelen en chatondersteuning te helpen zorgen ervoor dat u niet eens weg hoeft te klikken van uw gegevensinvoer om uw vragen beantwoord te krijgen. Als u een traditioneel, kant-en-klaar programma op uw computer gebruikt, is het verkrijgen van hulp een veel minder naadloos proces.

Bedrijfsprestaties volgen

bedrijfsprestaties volgen

Om een ​​kleine ondernemer te laten slagen, moeten ze op de hoogte blijven van de huidige vorderingen en schulden en in de toekomst leven, waarbij ze plannen maken voor groei en inkomsten om de uitgaven in een maand of jaar te dekken. Met cloudgebaseerde boekhoudsoftware kunt u beide doen.

Meld u aan bij een van de topprogramma’s en u vindt een dashboard met een overzicht van de status van uw bedrijf. Achterstallige vorderingen, netto-inkomsten of vervallen facturen worden in staafdiagrammen of grafieken weergegeven en geven een duidelijk beeld van de gezondheid van uw bedrijf.

Financiële rapporten gaan dieper in, verdichten transacties en zetten ze in rapporten die kunnen worden geanalyseerd om toekomstige beslissingen te sturen. Of het nu gaat om een ​​klantrapport dat schattingen vergelijkt met verkopen of een inventarisatierapport van best verkochte artikelen, ze kwantificeren uw bedrijf. Als je ze eenmaal hebt leren lezen, worden ze geweldige besluitvormingshulpmiddelen.

De diepte van de aangeboden rapporten varieert echter aanzienlijk. Aangepaste rapporten in QuickBooks Online weerspiegelen uw bedrijf beter dan standaardrapporten die niet kunnen worden gewijzigd. FreshBooks heeft slechts negen standaardrapporten, terwijl Zoho Books een grote verscheidenheid heeft. Lees ons FreshBooks vs. QuickBooks Online-artikel voor meer informatie.

Cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s doen meer dan het bijhouden van in- en uitstromen van contant geld. Ze nemen uw gegevens en genereren tools om de prestaties van uw bedrijf bij te houden en uw toekomst te plannen.

Schaalbaarheid

Veel traditionele softwarebedrijven eisen dat bedrijven aanvullende licenties aanschaffen voor nieuwe gebruikers, wat snel oploopt.

De tariefplannen van cloudgebaseerde bedrijven bieden doorgaans een bepaald aantal gebruikers toegang tot de software en brengen een vast tarief per gebruiker in rekening voor extra werknemers. FreshBooks accepteert bijvoorbeeld maximaal 500 gebruikers in de hoogste klasse. Naarmate uw boekhoudteam groeit, zal het veel goedkoper zijn om nieuwe gebruikers aan boord te halen.

Een groeiend bedrijf heeft ook meer boekhoudkundige behoeften. Als u bent begonnen met verkopen over de hele staat of internationaal, moet u mogelijk omzetbelasting in verschillende jurisdicties innen en indienen of transacties tussen valuta’s converteren. Er zijn boekhoudprogramma’s die beide bieden.

Als u het juiste boekhoudprogramma kiest, wordt het met u opgeschaald.

Goedkoop

boekhouding in de cloud

Het drieledige maandelijkse prijsplan is gebruikelijk in de branche en groeit ook met u mee. De laagste niveaus ontgrendelen doorgaans alleen de toegang tot een paar functies, zoals facturering en kosten, met duurdere maandabonnementen die meer gebruikers, voorraad of projectbeheer toevoegen.

Opties, zoals salarisverwerking of verwerking door verkopers, kunnen worden toegevoegd voor extra maandelijkse of transactiekosten. Er is voldoende concurrentie op de markt dat de meeste producten en services op dezelfde manier worden geprijsd.

Met prijzen die zo laag zijn als gratis voor Wave en oplopen tot $ 60- $ 70, zijn cloudgebaseerde boekhoudprogramma’s nog steeds goedkoper dan software- en licentiekosten. Bekijk onze Wave-recensie voor meer informatie over Wave.

Laatste gedachten

Als u een klein tot middelgroot bedrijf bent, zijn er veel dwingende redenen om te overwegen uw boeken in de cloud te doen. Met de verscheidenheid en breedte van opties op de markt, kunt u software vinden die aan uw behoeften voldoet.

De prijzen zijn redelijk en passen bij uw groei, en de veiligheid en toegankelijkheid van uw gegevens kunnen niet worden geëvenaard door desktop accounting software.

Als u een verpakt softwareprogramma hebt gebruikt, waarom denkt u er dan over om over te schakelen op het doen van uw boeken in de cloud? Als u de overstap hebt gemaakt, wat ziet u dan als de voor- en nadelen? Laat het ons weten in de reacties hieronder. Bedankt voor het lezen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me