monday.com Tutorial: Aan de slag in 2020

Er zijn veel hoogwaardige projectbeheertools die concurreren voor uw bedrijf. Er een kiezen kan moeilijk zijn. Van de opties zijn sommige goed en sommige slecht, maar zelfs de goede bieden verschillende dingen.


monday.com is niet alleen een goede keuze, het is onze favoriet en staat bovenaan in onze lijst met de beste projectbeheersoftware. Het heeft een schat aan weergaven en veel handige functies om uw projecten te organiseren. We laten u zien hoe u er het maximale uit kunt halen in deze beginnershandleiding voor monday.com.

Ondanks dat het meer functies biedt dan veel projectbeheertools, doet monday.com het geweldig om zichzelf gebruiksvriendelijk te maken. De interface is uitstekend en laat duidelijk zien wat een bepaalde actie zal doen, zodat je het met vertrouwen kunt verkennen. Als je wilt zien wat we ervan vinden, kijk dan eens naar onze monday.com review.

Hoe projectmanagement op monday.com te gebruiken

Projecten op monday.com zijn gebaseerd op borden. Boards zijn eenvoudig te maken. U klikt gewoon op het grote plusteken naast ‘borden’ in het linkerdeelvenster. U kunt een leeg bord maken of een bestaand bord dupliceren om uzelf de insteltijd te besparen. Dat is handig als u vergelijkbare projecten heeft die u regelmatig doet.

Er is ook een selectie van sjablonen. Ze zijn onderverdeeld in meerdere gebieden, waaronder projectbeheer, kantooractiviteiten, onderwijs en tal van andere. monday.com geeft je hints over wat iedereen doet, zodat je er gemakkelijk doorheen kunt bladeren.

maandag-sjabloon

Als je een leeg bord maakt, krijg je iets dat lijkt op de onderstaande schermafbeelding.

maandag-leeg-bord

Gegevens op uw bord bestaan ​​uit items, die meestal taken vertegenwoordigen die moeten worden gedaan. Items zijn gesorteerd in lijsten. Je kunt lijsten met namen maken, wat je maar wilt. Ze kunnen overeenkomen met verschillende teams in uw organisatie of met verschillende soorten taken. Als u door de sjablonen kijkt, kunt u ideeën opdoen over de vele manieren waarop u dingen kunt organiseren.

Op ons blanco bord zijn standaard een aantal lijsten en verschillende items aangemaakt. Er zijn kolommen en sommige bevatten voorbeeldgegevens. U kunt de naam van het bord en de beschrijving ervan, evenals de item- en lijstnamen, wijzigen door er met de muis overheen te gaan en op te klikken.

Als u met de muis over andere velden beweegt, ziet u de veldveranderingen, zodat u weet hoe u deze kunt wijzigen. De interface is intuïtief en nodigt u uit om te experimenteren om te zien hoe dingen werken.

monday.com geeft je veel controle over wat items bevatten. Het houdt ze echter liever gescheiden.

Sommige tools gebruiken een alternatieve benadering, waarbij items in subtaken worden opgesplitst en u afhankelijkheden ertussen kunt instellen. Als dat is wat je zoekt, bekijk dan onze Wrike-recensie. Ons monday.com vs. Wrike-artikel laat zien hoe die platforms met elkaar te vergelijken zijn.

monday.com Maatwerk

Zoals bij de meeste hulpprogramma’s voor projectbeheer, hebben items een naam en andere bijbehorende informatie. In tegenstelling tot de meeste tools biedt monday.com je een enorme mogelijkheid om de andere informatie aan te passen. Hiermee kunt u ook kolommen toevoegen met verschillende gegevenstypen.

Structureel werkt het als een gebruiksvriendelijke database-tool. Het doet ons denken aan de populaire ontwikkeltool phpMyAdmin, maar ontworpen door Apple tijdens zijn paarse patch. Je krijgt de kracht om je boards tot in de kleinste details te bedienen zonder dat dingen kapot gaan om redenen die je niet begrijpt.

Die gegevens staan ​​op een hoofdbord, waarmee u de structuur kunt wijzigen en gemakkelijk nieuwe items kunt toevoegen. Om een ​​kolom toe te voegen, klikt u op het zwarte plusteken rechts van het bord en kiest u het gegevenstype dat u wilt opnemen.

maandag-add-column

U kunt kiezen uit zeven basisgegevenstypen, maar als u op het gebied ‘meer kolommen’ klikt, ziet u dat er nog veel meer opties zijn. Ze omvatten alles, van stemsystemen tot kleurkiezers en wiskundige formules.

maandag-kolom-centrum

We hebben een paar wijzigingen aangebracht in de namen van onze items en lijsten en ons bord ingesteld om een ​​bouwproject te vertegenwoordigen. We hebben onze kolommen aangepast en een tijdlijnweergave toegevoegd. Het ziet er nu zo uit.

maandag-project

Laten we eens kijken hoe we weergaven kunnen toevoegen. Er zijn veel optionele weergaven waarmee u uw gegevens op verschillende manieren kunt ordenen. U voegt ze toe door op de knop “+ weergave” te klikken en uit de vervolgkeuzelijst te kiezen.

maandag-add-view

monday.com Kanban-weergave

We hebben al een tijdlijn toegevoegd, dus we gaan een kanban-weergave toevoegen. Als u op zoek bent naar een op kanban gebaseerde tool, bekijk dan onze Trello-beginnershandleiding voor een eenvoudig voorbeeld hiervan. Lees er meer over in onze Trello-recensie.

maandag-kanban-prioriteit

In de kanbanweergave kunt u items van kolom naar kolom slepen om hun status te wijzigen. Ons kanban-bord werd automatisch ingesteld om het “status” -veld van ons hoofdbord als kolommen te gebruiken. U kunt dat wijzigen met de vervolgkeuzelijst “kanban-kolom”. Je zou het bijvoorbeeld kunnen veranderen van “status” naar “prioriteit”, waardoor het bord eruit zou zien zoals in de onderstaande schermafbeelding.

Als je hulp nodig hebt bij het instellen van je kolommen, lees dan onze handleiding voor het gebruik van een kanban-bord voor tips om het meeste uit deze weergave te halen.

maandag-kanban-prioriteit

Als je niet kunt beslissen welke versie van het kanban-bord je voorkeur heeft, kun je er nog een toevoegen. U kunt er bijvoorbeeld een doen voor ‘status’ en een voor ‘prioriteit’. Als u dat doet, is het misschien de moeite waard om ze een andere naam te geven, zodat u kunt zien welke welke is.

Als je monday.com wilt vergelijken met andere tools die een kanban-bord bevatten, lees dan onze monday.com vs. Asana of monday.com vs. Trello face-offs.

maandag-tijdlijn

monday.com Tijdlijn

De tijdlijnweergave laat zien hoe uw taken in de tijd zijn gerangschikt. Je ziet visueel wanneer dingen beginnen en stoppen, en hoe lang ze duren. U kunt die informatie wijzigen door de taak te slepen en neer te zetten of door de uiteinden ervan te verslepen om te veranderen wanneer deze begint of stopt.

Voor meer informatie over het gebruik van de tijdlijn van monday.com leest u hoe u een Gantt-diagramgids gebruikt.

maandag-kalender

Net als de tijdlijnweergave, laat de kalenderweergave zien wanneer uw taken plaatsvinden. Dat gezegd hebbende, kunt u de zaken van maand tot maand bekijken en heeft u dag- en weekoverzichten waarmee u de zaken op uur-tot-uur-niveau kunt opsplitsen.

Als je de tijd die aan projecten wordt besteed nauwkeurig wilt volgen, lees dan onze TeamGantt-recensie voor meer informatie over een platform waarmee je dit kunt doen.

maandag-grafiek

Met de kaartweergaven van monday.com kunt u eenvoudig taart-, lijn- en staafdiagrammen aan uw projecten toevoegen. Nogmaals, je kunt er zoveel hebben als je wilt. U klikt gewoon op “+ weergave”, kiest het diagram en selecteert het diagramtype en de kolom die u voor de gegevens wilt gebruiken. Bij staafdiagrammen kies je twee kolommen voor de x- en y-assen.

Monday.com Bestanden delen

Met monday.com kun je bestanden delen met je team en dat kun je beheren met de bestandsweergave. Het goedkoopste abonnement heeft een opslaglimiet van 5 GB, maar is onbeperkt voor de Pro- en Enterprise-abonnementen. Als u op zoek bent naar een opslagoplossing, bekijk dan onze beste cloudopslaggids.

Bestanden zijn aan specifieke taken gekoppeld, maar u kunt de bestandsweergave gebruiken om ze allemaal op één plek te zien. Je kunt ze daar downloaden, maar je moet de taak die ze bevat bewerken om ze te verwijderen. U kunt handig toegang krijgen tot de bijbehorende taakupdates vanuit de bestandenweergave.

Naast de weergaven die we hebben bekeken, kunt u kaart-, formulier- en uitzendweergaven toevoegen. Ze zijn eenvoudig toe te voegen en te verwijderen, dus wees niet bang om te spelen.

monday.com Integraties

Naast de standaardfuncties, kunt u extra functionaliteit krijgen via de integraties van monday.com. Er zijn er allemaal. De meeste zijn er om u te helpen informatie te delen met andere platforms.

maandag-nieuwe-integraties

De Zapier-integratie verdient een speciale vermelding omdat u hiermee gegevens kunt delen met meer dan 1.500 apps. Integromat ziet er ook nuttig uit omdat het taken die u regelmatig uitvoert, kunt automatiseren, waardoor u mogelijk veel tijd en geld bespaart.

maandag-automatiseringen

monday.com heeft ook zijn eigen automatiseringsfuncties, waarmee u regels kunt maken die specifieke acties activeren. Nogmaals, dat kan een goede manier zijn om de hoeveelheid werk die uw team moet doen te verminderen.

monday.com Beveiliging

Beheerders met de beste plannen kunnen hun online beveiliging beheren door de beveiligings- en authenticatie-instellingen voor hun projecten te wijzigen. Ze laten u functies zoals domeinbeperkte aanmeldingen activeren en u kunt uw wachtwoordbeleid aanpassen. Als je hulp nodig hebt bij al die wachtwoorden, bekijk dan ons beste artikel over wachtwoordbeheer.

maandag-admin

monday.com heeft tweefactorauthenticatie, die wordt besproken in onze gids voor tweefactorauthenticatie. Het voldoet ook aan de algemene verordening gegevensbescherming.

Laatste gedachten

Tools zoals monday.com kunnen uw projecten soepeler laten verlopen en u tijd besparen. Met minder vergaderingen, betrouwbaardere communicatie en duidelijke doelen voor iedereen, zijn er veel voordelen aan het gebruik ervan.

Ze bieden ook tal van beveiligingsfuncties om u te beschermen tegen cybercriminaliteit wanneer u in de cloud werkt.

Als je monday.com hebt geprobeerd en er iets over wilt delen, laat het ons dan weten in de reacties. Bedankt voor het lezen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me