Hoe een Kanban-bord te gebruiken in 2020: dingen gedaan krijgen

De meesten van ons zouden beter georganiseerd kunnen zijn. Gelukkig zijn er allerlei tools om je daarbij te helpen. Sommige zijn handig voor teams, sommige voor individuen en veel voor beide. We gaan in dit artikel kijken naar een eenvoudige tool waarvan niet iedereen op de hoogte is door uit te leggen hoe een kanban-bord te gebruiken.


De tools voor projectbeheer die we behandelen, bevatten vaak een kanban-bord tussen hun opvattingen. Het beste voorbeeld hiervan is Trello, dat bijna volledig is gebaseerd op zijn kanban-weergave. Een andere is monday.com, de winnaar van ons beste projectbeheersoftware-artikel. Je kunt erover lezen in onze monday.com review.

Trello is beschikbaar in webvorm, maar heeft ook apps voor mobiele apparaten, dus je kunt het onderweg gebruiken. Kanban-borden werken goed op mobiel. U zult merken dat u een verrassende hoeveelheid organisatie in de trein naar het werk krijgt.

We hebben Trello eerder besproken in onze Trello-beginnershandleiding, die, samen met onze Trello-recensie, een geweldige plek is om op de kanban-trein te springen. Het is ook het beste gratis kanban-bord, voor het geval je nog een reden nodig hebt om het uit te proberen.

Wat is een Kanban-bord?

Kanban is een evolutie van een Japanse techniek die bedoeld is om de productiviteit te verbeteren. Dit betekent ‘billboard’ in het Japans en is vernoemd naar kaarten die in fabrieken worden gebruikt. Het systeem begon bij Toyota, maar werd jaren later aangepast voor gebruik bij Microsoft. Het is vooral handig voor Agile-teams die Scrum-frameworks gebruiken.

Het kanban-bord is de sleutel tot het proces en stelt teams in staat om te visualiseren hoe het werk van start tot finish verloopt. Het kan u ook laten zien hoeveel iedereen moet doen. Dat betekent dat werk in het systeem kan worden getrokken wanneer mensen vrij zijn, in plaats van naar binnen te worden geduwd zoals gevraagd.

Hoe een Kanban-bord werkt: kolommen en kaarten

Kanban-borden bestaan ​​uit kolommen. De kolommen bevatten kaarten die u over de borden kunt verplaatsen.

Om uw kanban-bord in te stellen, moet u verschillende kolommen maken en een naam geven. U hoeft echter niet helemaal opnieuw te beginnen. Veel van onze favoriete tools voor projectbeheer hebben een selectie van kanban-sjablonen om u te helpen. Bekijk onze Airtable-recensie om meer te weten te komen over een platform met een aantal.

Als je het op de moeilijke manier doet, is de essentiële kanban-instelling de benadering met drie kolommen. Die methode gebruikt de kolommen ‘te doen’, ‘doen’ en ‘klaar’. Wanneer u taken maakt, voegt u ze toe aan de kolom ‘nog te doen’.

Wanneer je iets start, verplaats je het naar de kolom “doen”. Dat is een makkelijke drag-and-drop-operatie. Je hebt waarschijnlijk geraden dat wanneer dingen klaar zijn, ze naar de kolom ‘gedaan’ gaan. Het klinkt eenvoudig en dat is het ook. Probeer het echter eens en het zal u misschien verbazen hoeveel het concretiseren van uw plannen u kan helpen dingen voor elkaar te krijgen.

Een ander hulpmiddel dat we leuk vinden, is Asana. Kanban is slechts een van de opvattingen. Wanneer u iets als voltooid aanvinkt, wordt u beloond door een kleurrijk dier over uw scherm te laten vliegen. Lees erover in onze Asana-recensie en leer hoe u het kunt gebruiken in onze Asana-beginnershandleiding.

Kanban Board Voorbeeld: Trello

Laten we het proces doorlopen van het opzetten van een bord in Trello. Het is gemakkelijk om u aan te melden en gratis te gebruiken, maar het heeft handige extra’s op de betaalde abonnementen. Ze bevatten aanvullende aanpassingen en verbeteringen aan borden.

Nadat je je hebt aangemeld, moet je eerst een bord maken. Je kunt dat op verschillende manieren doen. Een manier is om op de knop ‘borden’ te klikken, gevolgd door ‘nieuw bord maken’. Er verschijnt dan een pop-up.

how-to-use-a-kanban-board-trello-new-board

Daar kunt u het bord een titel geven. Optioneel kunt u een team selecteren of het bord openbaar maken in plaats van de standaardinstelling, die privé is, te behouden. U kunt een achtergrond kiezen uit een selectie van negen kleuren of veel foto’s. Als je een betaald abonnement hebt, kun je ook je eigen achtergronden uploaden.

Er is een koffieachtergrond die we leuk vinden, maar die we moeten vermijden omdat we al te veel drinken. We hebben deze dieprode kleur gekozen, die hopelijk de schermafbeeldingen duidelijker zal maken. Als je de referentie op het bord niet begrijpt, raden we je ook aan onze gids te lezen over hoe je Harry Potter kunt bekijken.

how-to-use-a-kanban-board-trello-add-list

Trello-lijsten

Trello verwijst naar de kolommen als lijsten. De volgende stap is om wat toe te voegen aan het bord. Er staat een groot vak voor het toevoegen van een lijst op het nieuw gemaakte bord. We hebben ‘to do’ in het naamgebied getypt, zoals je kunt zien in de schermafbeelding.

Het vak ‘lijst toevoegen’ gaat naar rechts en we gebruiken het om de volgende twee kolommen te maken in onze basisconfiguratie: ‘doen’ en ‘klaar’..

how-to-use-a-kanban-board-trello-lijsten

Nu hebben we onze lijsten opgesteld. We hadden ze zo kunnen noemen of er meer van hebben gemaakt, maar dit is voorlopig voldoende. De volgende stap is het toevoegen van kaarten. We doen dat door, je raadt het al, te klikken op de “voeg een kaart toe” tekst onderaan elke lijst.

hoe-om-een-kanban-bord-trello-nieuwe-kaart te gebruiken

Het enige wat u hoeft te doen is de kaart een naam te geven en vervolgens op Return te drukken om deze te maken. Er wordt automatisch een nieuw veld ‘een kaart toevoegen’ voor u geopend.

Trello-kaarten gebruiken

Als u meer details wilt toevoegen, klikt u op de kaart en er verschijnt een pop-up waarin u meer informatie kunt toevoegen.

hoe-een-kanban-bord-trello-kaart-detail te gebruiken

Zoals je kunt zien, zijn er verschillende dingen die je op de kaarten kunt doen. U kunt een beschrijving toevoegen, opmerkingen maken en bestanden bijvoegen. Er is een limiet van 10 MB voor bijlagen in het gratis abonnement, die wordt verhoogd tot 250 MB voor betalende gebruikers. Als je meer ruimte nodig hebt voor bestandsopslag, bekijk dan onze beste verzameling cloudopslag.

U kunt ook labels, een vervaldatum en checklists met subtaken toevoegen.

De kaartgegevens hier zijn specifiek voor Trello. Andere kanban-tools zijn anders, maar dit geeft u een goed idee van wat u elders kunt verwachten.

Trello-kaarten verplaatsen

Laten we teruggaan naar het bord. We hebben een paar taken gemaakt in de kolom ‘Te doen’. Wanneer we aan een kaart beginnen te werken, slepen we deze naar de kolom ‘doen’ en als deze klaar is, slepen we deze naar de kolom ‘klaar’.

hoe-om-een-kanban-bord-trello-mid-project te gebruiken

Zoals je kunt zien in de bovenstaande schermafbeelding, hebben we één kaart verplaatst naar ‘klaar’ en één naar ‘doen’. Ons project is in volle gang.

U kunt meerdere kaarten tegelijk hebben of er een voor een doorheen werken. Het is aan jou. U kunt ook dingen aan mensen toewijzen en zien wie wat doet en wat er nog moet gebeuren.

Dat is de basisopstelling voor een eenvoudig kanban-bord dat je kunt gebruiken voor allerlei soorten taken.

Alternatieve lay-outs voor Kanban

Er zijn andere manieren om een ​​kanban-bord te regelen. Je zou een kolom kunnen hebben voor elke productiefase of kolommen voor werk toegewezen aan verschillende teamleden, zoals we doen bij Cloudwards.net.

U kunt kolommen hebben voor taken die zijn onderbroken of gearchiveerd. Misschien meerdere groepen kolommen voor werk toegewezen aan verschillende afdelingen. U kunt zelfs kanban-borden gebruiken voor zitplaatsen, bijvoorbeeld met kolommen voor tafels bij een huwelijksreceptie en kaarten die gasten vertegenwoordigen.

Ze werken ook goed als menu’s, met voorgerechten, hoofdgerechten, drankjes en dessertkolommen. U kunt borden openbaar maken, zodat klanten online of via een tablet in uw restaurant kunnen zien wat u aanbiedt.

Kanban-platforms

We hebben ons voor deze tutorial op Trello gericht, maar er zijn verschillende andere tools die een kanban-bord bevatten. Velen van hen zijn sterker in allround projectbeheer en bieden functies die verder gaan dan die van Trello. We hebben monday.com en Asana al genoemd.

leankit-kanban

LeanKit heeft ook een handige kanban-weergave en bevat een goed voorbeeldproject dat u laat zien hoe u kunt profiteren van de functies ervan. Lees er meer over in onze LeanKit-recensie.

clickup-bord

ClickUp is een ander aardig hulpmiddel. Het bevat afhankelijkheden en heeft ook een gratis laag. Lees daarover in onze ClickUp review.

Andere Kanban-functies

Veel tools met een kanban-bord bieden veel andere functies. Trello biedt een selectie van “power-ups” die allerlei extra functies toevoegen. De meeste tools bieden verschillende manieren om taken te bekijken, afgezien van kanban.

Met de meeste tools kunt u taken aan bepaalde gebruikers toewijzen, wat u helpt projecten te beheren en iedereen op de hoogte te houden van wie wat doet.

Taken kunnen ook worden gecategoriseerd en geprioriteerd. U kunt er meestal commentaar op geven en relevante bestanden toevoegen. Dat is allemaal handig, maar u hoeft er niets van te gebruiken als u de dingen liever simpel houdt.

Afhankelijkheidsbeheer is een manier om te zien welke van uw taken afhankelijk zijn van anderen, en het kan uw vaardigheden voor projectplanning naar een hoger niveau tillen. Lees onze Wrike-recensie voor een voorbeeld van een tool die het biedt.

U vindt ook functies voor bestandsopslag, teamcommunicatie en tijdregistratie in andere tools als u rondkijkt en vergelijkt wat ze doen.

Laatste gedachten

Zoals we hebben gezien, kan het moeilijk zijn om dingen voor elkaar te krijgen, maar er zijn hulpmiddelen om u te helpen, en kanban-borden behoren tot de gemakkelijkste om te gebruiken. Laat je echter niet misleiden. Het opsplitsen van complexe problemen in kleinere stukjes is een krachtige manier om problemen op te lossen. Zelfs als je overweldigd bent door de kleine dingen, kan het helpen om het voor elkaar te krijgen door te verduidelijken wat je moet doen.

Twee van de eenvoudigste tools die we hebben genoemd, zijn Trello en Asana. Beiden hebben bruikbare gratis niveaus. We vergelijken ze rechtstreeks in onze Trello vs. Asana face-off. Als je iets gecompliceerder maar krachtigers wilt, raden we monday.com aan. Bekijk hoe het het deed tegen andere pijlers van de industrie in onze monday.com vs. Jira en monday.com vs. Wrike-gevechten.

Gebruik een kanban-bord effectief en het kan zijn dat je meer tijd aan je handen hebt dan je aan het einde van de dag had gedacht. Kanban-borden worden door veel grote bedrijven gebruikt omdat ze werken en het organiseren goedkoper maken.

Dat betekent minder vergaderingen, minder vertragingen en een team dat op dezelfde pagina staat. Tijd besparen bij een groot project kan het verschil zijn tussen mislukking en succes.

Als je een kanban-bord hebt gebruikt of tips hebt om met ons te delen, vertel het ons dan in de reacties. Bedankt voor het lezen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me