Box Business Review – Oppdatert 2020

Box Business Review

Box Business, som er en god service som har massevis av tredjepartsintegrasjoner og fantastisk kundeservice, holdes fra topplassen på grunn av sine lave hastigheter. Imidlertid kan det oppveies av styrken, som du kan lese i denne fulle boksen-gjennomgangen.


Beste EFSS

Box er en av de beste EFSS-plattformene som er tilgjengelige i dag. Det er ikke rart at den krever mer enn 70 prosent av Fortune 500-selskapene som sine kunder, i tillegg til mer enn 95 000 virksomheter totalt sett. I denne gjennomgangen bestemte vi oss for å ta en detaljert titt på Box for å se hvordan den sammenligner med omdømmet. 

Kort sagt, Box er en god service. Den har mange produktivitetsverktøy, inkludert integrasjoner for Microsoft Office og Google Office-pakken. Det har også dyktig brukerstyring, ubegrenset lagring og sterk sikkerhet med muligheten for privat kryptering, så vel som e-post, telefon og chat support.

Det er imidlertid ikke alt rosenrødt fordi prisplanene kan være billigere og det er ingen støtte for synkronisering på blokkeringsnivå. Hvis du er interessert i detaljene, hold deg med oss, da vi skal se hvordan Box presterer i våre separate kategorier, nedenfor.

styrker & Svakheter

Alternativer for Box Business

Priser

Box har for øyeblikket fire planer designet for bedrifter: “startpakke”, “forretning”, “forretningspluss” og “virksomhet.” Alle planer krever minimum tre brukere og har ikke en øvre grense, bortsett fra “start”, som begrenser deg til 10 brukere.

I tillegg får “starter” bare 100 GB lagringsplass og kapsler filstørrelsen på 2 GB. Likevel passer det for små lag, og det koster bare 5,80 dollar per måned per bruker. Det er ikke den beste planen når du sammenligner den med for eksempel Egnyte Connect, som gir 5 TB lagringsplass for $ 8 per måned per bruker. Hvis det fascinerer deg, kan du lese Egnyte Connect-anmeldelsen.

Imidlertid gir Box ubegrenset lagringsplass med de tre andre planene. “Business” -planen er $ 17,30 per måned per bruker og hever filstørrelsesgrensen til 5 GB, som forblir den samme for de gjenværende planene. “Business plus” tilbyr flere funksjoner for $ 28,70 per måned per bruker.

Fordi andre planer enn “starter” tilbyr samme mengde lagringsplass og antall brukere, ligger deres viktigste forskjell i funksjonene de gir. 

Bokskostnad

Alle planer har standardfunksjoner, for eksempel versjonshistorikk, forretningsstøtte og brukerstyring. “Starter” er begrenset til disse funksjonene, men andre planer bygger på det settet. “Business” legger til tilpasset merkevarebygging, mobile sikkerhetskontroller, forebygging av tap av data, avansert brukersikkerhet og rapportering, blant andre.

“Business plus” forbedrer den forrige planen med funksjoner som inkluderer ubegrensede eksterne samarbeidspartnere, administratorrolledelegering og innholdsstyring. “Enterprise” -planen legger til HIPAA-samsvar, brukergrupper, automatisering av arbeidsflyt, passordhåndtering og andre. Se her for en fullstendig sammenligning mellom planene.

En annen viktig forskjell mellom planene er det maksimale antallet versjoner du kan lagre. Versjonering hjelper deg med å rulle tilbake uønskede endringer eller gjenopprette tapte filer på grunn av utilsiktet sletting. Det beskytter deg også mot ransomware. I lys av det, jo høyere tall, desto bedre.

“Starter” kan lagre 25 versjoner, mens “business” og “business plus” -planer kan lagre opptil 50 versjoner. Hvis du trenger mer, kan “enterprise” -planen huse maksimalt 100 versjoner. Hvis dine behov løper høyere, kan du kjøpe Box Governance-tillegget for $ 10, som lar deg lagre ubegrensede versjoner. Du må imidlertid kontakte Box for prisen.

Box gir rabatter for årlige påmeldinger, men før du bestemmer deg for å abonnere på Box, kan du teste planene med en 15-dagers gratis prøveperiode. Annet enn det, kan du få en “personlig” plan med 10 GB gratis. Hvis du trenger mer lagringsplass, men ikke er en bedrift, kan du få “personlig pro” -plan med 100 GB lagringsplass for $ 11,50 per måned eller $ 138 per år.

Brukererfaring

Boxs stasjonære klient fungerer på Windows og macOS, men ikke på Linux. Hvis du vil ha en skylagringstjeneste som støtter den, kan du lese vår beste skylagringstjeneste for Linux-roundup for noen ideer.

Når du har lastet ned og installert desktop-klienten, vil du se en synkroniseringsmappe i filsystemet. Eventuelle filer og mapper du plasserer i den vil bli lagret både på harddisken og i skyen, noe som muliggjør enhetssynkronisering, eller “synkroniserer” for kort tid. Vi snakker mer om hvor godt Box håndterer synkronisering i den tilsvarende delen.

box-desktop-klient

Den andre komponenten på skrivebordsklienten er ikonet i systemstatusfeltet, som lar deg åpne synkroniseringsmappen og starte innstillingsvinduet og webklienten. Fra innstillingsvinduet kan du slå synkronisering av eller på, kontakte support og gå inn i brukerstøtten. Desktop-klienten følger den vanlige synkroniseringsmodellen utviklet av Dropbox og er morsom og grei.

Selv om stasjonær klienten med synkroniseringsmappen er en nøkkelmekanisme, skjer mye av Box-opplevelsen online på nettklienten.

box-web-klient

Nettklienten har et attraktivt fargeskjema og er tydelig, så du trenger ikke å grave etter handlinger og innhold du leter etter. Menyen til venstre navigerer gjennom filene dine, nylig innhold, synkronisert data, søppel, notater, arbeidsflyt, administrasjonskonsoll og favoritter.

Hvis du ikke finner det du leter etter på en riktig måte, men du kan bruke søkefeltet øverst for å se etter det. Søkefeltet ser etter innholdet mens du skriver, og du kan legge til filtre i søket ditt.

Webklienten viser filene og mappene dine i sentrumsruten i rutenett eller listevisninger. Hvis du klikker på et objekt, vil du se detaljene i høyre sidefelt. 

Hvis du høyreklikker på et objekt, kan du utføre handlinger som “flytte”, “kopiere”, “dele” og “låse”, slik at ingen får tilgang til det. For enkelhets skyld kan du utføre de vanligste handlingene ved å bruke knappene øverst på siden.

Du kan også få tilgang til varslinger, innstillinger og hjelp fra øverste høyre hjørne. Det er også en oppgavefunksjon, som viser oppgaver som er tilordnet deg og de du har sendt til andre.

box-mobil-klient

Boxs mobilapp ligner på andre tjenester. Det betyr at det er enkelt å få tilgang til innholdet ditt, laste opp nye filer til skyen, lagre filer for offline bruk og merke innhold som “favoritt.” Vi liker også det faktum at den store “+” -knappen for å legge til innhold lar deg lage en ny lapp eller mappe, i tillegg til å fange opp medier.

brukeradministrasjon

box-brukeradministrasjon

Brukeradministrasjonsalternativene lar deg konfigurere teamet ditt slik at de riktige personene har tilgang til bestemt innhold og samarbeid ikke kommer ut av kontroll. 

Når du legger til en bruker til din Box-konto, kan du redigere hvor mye av den totale lagringen din som brukeren kan få tilgang til og gi dem følgende tilgangstillatelser:

  • Delte kontakter: lar brukeren se andre Box-brukere
  • Aktiver synkronisering: lar brukeren synkronisere skyfiler til skrivebordet sitt
  • Pinning av enheter: unntar brukeren fra maksimalt tillatte enheter
  • Begrens eksternt samarbeid: forhindrer brukeren i å samarbeide med eksterne brukere

Du kan også velge mapper som en ny bruker har tilgang til. Når du velger en mappe for tilgang, kan du tilordne et av syv forskjellige tillatelsesnivåer:

  • Medeier: kan gjøre alt, inkludert administratoroppgaver
  • Redaktør: kan gjøre alt, bortsett fra å begrense invitasjoner
  • Uploader for seer: grunnleggende bruker med opplastingsfunksjoner
  • Forhåndsvisningsopplaster: begrenset bruker med opplastingsfunksjoner
  • Viewer: grunnleggende bruker med muligheter for nedlasting, forhåndsvisning og kobling
  • Previewer: begrenset bruker med bare forhåndsvisningsmuligheter
  • Uploader: kan bare laste opp innhold og opprette undermapper

Her er et nyttig bilde som sammenligner forskjellene mellom disse rollene:

box-mappe-access-tillatelser

Det er lett å invitere enkeltbrukere, men å få flere titalls brukere om gangen ville blitt veldig kjedelig, veldig raskt. Heldigvis lar den deg utføre bulkinvitasjoner.

box-add-bulk-brukere

Boksen brukergrupper

Når du legger til brukere, kan du også tilordne dem til grupper, noe som gjør det lettere å administrere tillatelser for flere brukere. Du kan for eksempel opprette flere grupper som tilsvarer avdelingene i bedriften din og gi dem forskjellige tillatelser.

kasse skape gruppe-

Når du oppretter grupper, kan du angi hvem som kan administrere dem. Hvis du setter den til “admin”, vil bare administratorer kunne gi denne gruppen tilgang til mapper og se medlemmer av denne gruppen. Du kan utvide ledelsesalternativet til gruppemedlemmer eller til og med hele selskapet.

Når du har opprettet det, kan du legge til brukere som har enten “admin” eller “medlem” tillatelser. Hvis du gjør en bruker til gruppeadministrator, kan de administrere tilgang til mapper knyttet til gruppen og overvåke gruppemedlemaktiviteten.

Hvis du trenger å samarbeide med noen som ikke er en del av organisasjonen din, kan du invitere dem som en ekstern bruker. Når du er i nettverket ditt, kan eksterne brukere dra nytte av Box-funksjonene du har tilgjengelig. Du kan administrere tilgangsnivået deres når som helst eller fjerne dem fra nettverket.

Totalt sett gjør Box en god jobb, men hvis du trenger mer tilpassbar brukerstyring, foreslår vi at du prøver Citrix ShareFile. Du kan lære mer om det i vår Citrix ShareFile-anmeldelse.

Mappe & Fildeling

Brukere kan dele filer og mapper ved å klikke på “del” -knappen tilknyttet et hvilket som helst objekt.

Det gjør dem i stand til å invitere folk og tildele dem tillatelser, eller å generere en kobling for filen eller mappen. 

I begge tilfeller, hvis du inviterer folk, kan du gi dem “redigerings-” eller “seer” -tillatelser. Redaktører kan laste opp, laste ned, forhåndsvise, dele og redigere filer og mapper. Seerne kan bare laste ned og dele. Spesielt for mapper kan du legge til andre tillatelser som tilsvarer rettigheter for mappetilgang fra forrige seksjon.

box-aksje-link

Når du oppretter en kobling, kan du begrense hvilke personer som har tilgang til den, og hva de kan gjøre med den. Du kan angi at koblingen skal være offentlig tilgjengelig, gjøre den synlig for bare menneskene i selskapet ditt eller gi tilgang bare til inviterte personer.

Uansett hva du velger, kan du gjøre det mulig for brukere å se og laste ned, eller bare se. I tillegg kan du beskytte det med et passord, deaktivere nedlasting, definere en tilpasset URL og angi at lenken skal utløpe på en bestemt dato.

box-aksje-link-innstillinger

Selv om Box har alle delings- og innholdskontrollfunksjonene du trenger for å dele innholdet ditt sikkert, mangler det en side som viser oversikt over delte filer og mapper. 

Sync

Som vi nevnte tidligere, vil du se en spesiell synkroniseringsmappe på skrivebordet etter at du har installert desktop-klienten.

box-sync-mappen

Eventuelle filer som du legger i denne mappen, blir værende på harddisken din, men synkroniseres også til skyen. Når du er i skyen, vil Box sende disse filene til de andre synkroniserte enhetene dine og samarbeidspartnerne dine i nær sanntid.

Dette kan være plagsomt for brukere som har bærbare datamaskiner med slanke solid state-stasjoner. Fordi de ikke tilbyr så mye plass som konvensjonelle harddisker på grunn av kostnadene, kan slike brukere gå tom for plass på kort tid. 

For å unngå det tilbyr Box en funksjon som heter “selektiv synkronisering”, som lar deg slå av synkronisering for bestemte mapper. For å gjøre det, åpne Box-webklienten, høyreklikk på en mappe for å åpne menyen. Under “flere handlinger” velger du “unsync.” I tillegg kan du gjøre det samme ved å høyreklikke på et objekt i den lokale synkroniseringsmappen og velge “unsync” under “box sync.”

Fra det tidspunktet blir ikke mappen lagret på harddisken din. Ulempen er at den heller ikke vil være tilgjengelig offline. Så hvis du har innhold du jobber aktivt med, kan det være lurt å holde det synkronisert.

Boxs synkroniseringshastigheter kan sammenlignes godt med andre EFSS-tjenester ved første filopplasting. Imidlertid er påfølgende synkroniser ikke like gode fordi Box ikke inneholder blokering-nivå kopiering algoritmen, som hjelper til med å fremskynde filsynkroniseringer ved bare å overføre delene av filene som endret, i stedet for å erstatte hele filen.

Dropbox er et flott eksempel på synkronisering på blokknivå gjort riktig, så hvis du vil ha det, kan du lese Dropbox Business-gjennomgangen for å lære mer om det.

Hvis du ønsker å forbedre overføringshastighetene dine, kan du bruke “bokssoner”, en funksjon som lar deg lagre innholdet ditt på ett av åtte steder i hele verden. Jo nærmere du er en server som synkroniserer dataene dine, desto raskere blir overføringene dine.

Produktivitetsverktøy

Mange EFSS-verktøy integrerer webklientene sine med produktivitetsapper og samarbeidsapper for å forbedre deres evne til å gjenskape arbeidsplassen online. I denne kategorien skal vi se på Boxs egen innsats for å gå i denne retningen.

I motsetning til Google Drive og OneDrive for Business, har ikke Box en komplett pakke med native office-applikasjoner. Det eneste opprinnelige produktivitetsverktøyet som Box tilbyr er en notat-app kalt Box Notes.

Box Notes er imidlertid et formidabelt notat-å ta søknad. Den er ikke fullt så avansert som de beste notat-appene, for eksempel Evernote, men den kan konkurrere med oppføringer som OneNote og Google Keep. Du kan bruke den til å ta notater under møter og diskutere filer med lagkameratene. I tillegg kan du ta med bilder og tabeller.

box-ny-office-fil

Box gjør opp for sin mangel på innfødte funksjoner ved å tilby et fint utvalg av tredjepartsapper. De fremste blant disse er Office 365 og Google Docs. Du må abonnere på Office 365, men Google Docs er helt gratis. Når det er sagt, kan du alltid forhåndsvise kontorfiler gratis ved hjelp av Office Online.

Du kan opprette en ny Office- eller Google Docs-fil fra Boxs webklient ved å klikke på den “nye” knappen øverst til høyre og deretter velge dokumenttypen du vil opprette.

box-app-biblioteket

I tillegg til Office og Google Docs, kan du integrere flere tredjepartsapper i boksen ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre i klienten og velge “apper”. Dette vil omdirigere deg til et appbibliotek, som du kan søke etter navn eller kategori. 

App-kategorier inkluderer “samarbeid”, “prosjektstyring,” “innholdsstyring” og “sikkerhet.” Box har for mange integrasjoner til å liste dem alle her, men fremtredende er Slack, Trello, Asana, Salesforce, DocuSign og ShareVault.

Sikkerhet

Box tilbyr mange funksjoner for å sikre din immaterielle eiendom mens den er lagret i skyen, noe du kan forvente av en tjeneste som er rettet mot bedriftskunder.

Box oppbevarer dine data i herdede datasentre, som blir revidert av uavhengige tredjeparter. Takket være disse revisjonene er Boxs datasentre ISO 27001-sertifisert, noe som betyr at de har sterk informasjonssikkerhet. De er også kompatible med SOC 2.

Box bruker TLS-protokollen for å beskytte data under transport mellom enheten din og datasenteret. Dette kalles kryptering i transitt, og det hjelper mot angrep mellom mennesker, som i utgangspunktet er et middel til avlytting på nettet. 

Når informasjonen din kommer til datasenteret, holder Box den kryptert mens du er i ro, noe som betyr at den er kryptert mens den er lagret på serversiden. Krypteringen i bruk er 256-bit AES.

Dette betyr at ingen kan lese filene dine med mindre de har krypteringsnøkkelen. Når det er sagt, administrerer Box nøkkelen din som standard, men du kan velge å administrere den selv. 

For å gjøre det, må du imidlertid abonnere på en “forretnings-” eller “bedrifts” -plan og betale for tilleggsutstyret Box KeySafe. Dette gjør krypteringen din privat, og de fleste EFSS-leverandører tilbyr ikke den.

Box bruker også nøkkelinnpakning, noe som betyr at den ikke bare krypterer innholdet ditt, men også krypteringsnøkkelen. For dette bruker Box også 256-bit AES.

Hvis du ønsker å unngå å betale for de dyrere planene og Box KeySafe, kan du også sette opp privat, ende-til-ende-kryptering med Box ved hjelp av Boxcryptor. Enkelt pålogging (SSO) -integrasjon, som lar ansatte logge seg på flere forretningssystemer med samme legitimasjon, er også tilgjengelig. Støttede SSO-alternativer inkluderer OneLogin, Okta og Bitium.

Box gjør det mulig for brukere å konfigurere tofaktorautentisering for å beskytte mot svake passord. Når tofaktorautentisering er aktivert, må brukerne oppgi en sikkerhetskode som blir sendt til telefonen når de logger seg på Box fra en ukjent enhet. Dette minimerer risikoen for svake passord fordi det forhindrer sprø kraft.

Vi liker også at Box lar deg stille krav til tilpasset passord. Det er en annen måte du kan forhindre at brukerne dine lager svake passord.

I tillegg har Box enhetspinning, som lar deg begrense antall enheter hver bruker kan synkronisere. Funksjonen lar deg også sjekke hvilke enheter som blir brukt av brukerne dine. På den måten vet du nøyaktig hvilke enheter som har tilgang til skylagring.

Når du løfter ut en enhet, kutter du imidlertid bare direkte tilgang til skylagring, noe som deaktiverer fremtidig synkronisering. Dette betyr at alt tidligere synkronisert innhold ikke vil bli utslettet, så dette er ikke en god metode for å beskytte deg selv i tilfelle en tapt eller stjålet enhet. Hvis du vil ha denne funksjonen, kan du prøve Egnyte Connect eller Dropbox Business. 

En annen interessant funksjon er “boksskjold, som lar deg merke innholdet ditt med sikkerhetsklassifiseringer, for eksempel” konfidensiell. ” Du kan da for eksempel sørge for at konfidensielt innhold ikke blir delt utenfor organisasjonen din. Du kan også oppdage avvikende nedlastningsatferd og tilgang til innhold fra mistenkelige økter eller steder.

Brukerstøtte

box-støtte

Hvis du støter på et problem med et aspekt av boksen, kan du prøve å løse det ved å bruke artiklene i fellesskapets kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder feilsøking av artikler, guider, supportartikler og bruk-case-studier. Mange av disse er skrevet av andre boksbrukere. 

Hvis kunnskapsbasen ikke hjelper deg, tilbyr Box Community også brukerfora, for eksempel feilsøking og utviklerfora for Box. Å konsultere samfunnet er en flott måte å bruke publikumstøtte til kreative ideer. I tillegg er forumene aktive og moderatorer svarer ofte på spørsmål.

Det finnes også Box University, som har mange videoopplæringer og planlagte liveøkter som hjelper deg å lære å bruke grunnleggende og avanserte Box-funksjoner.

I tillegg til samfunnsstøtte, tilbyr Box chat- og telefonalternativer for de som har presserende problemer som må løses. Chat-alternativet er perfekt for brukere som ikke er fremmed for tech og kan kommunisere problemet på bare noen få linjer. Dessverre er live chat bare tilgjengelig i arbeidstiden, fra 21 til 18:00.

Vi stilte flere spørsmål under chat og fikk raske svar. Imidlertid fikk vi motstridende informasjon da vi spurte om tilgjengeligheten av støttekanaler i løpet av arbeidsuken. Når det er sagt, ble alle andre spørsmål besvart på en tilfredsstillende måte.  

Hvis du foretrekker å snakke via telefon, kan du be om tilbakeringing via telefon. Som chat er den bare tilgjengelig i arbeidstiden. Dette stemmer imidlertid bare for “standard support”, som er inkludert gratis i din Box-lisens.

box-e-forespørsel

Imidlertid, med “premier” eller “platina” -støtte, får du dedikert support 24 timer i døgnet, 99,9 prosent garantert oppetid, innsjekking på stedet og mer. 

Selv med “standard” -støtte har brukere imidlertid tilgang til 24/7 e-poststøtte. Vi sendte en e-postforespørsel som beskrev et problem og fikk svar på tre timer, noe som er en god responstid.

Dommen

Box er uten tvil en dyktig EFSS-tjeneste. Du mangler ikke noe når du flytter virksomheten din på nettet fordi Box integrerer seg med mange tredjepartsapper, inkludert Microsoft og Google. I tillegg vil filene dine være trygge takket være sterke sikkerhetsfunksjoner. Prisplaner kan være en bedre verdi, selv om de tilbyr ubegrenset lagring og et hav av funksjoner.

Hvis du synes det er lite med harddiskplass, kan du bruke selektiv synkronisering for bare å lagre bestemte filer på harddisken. I tillegg til disse funksjonene tilbyr Box omfattende supportalternativer og brukeradministrasjonsfunksjoner.

Imidlertid vil du kanskje ikke finne Box etter din smak, eller du vil kanskje ha en tjeneste som har synkronisering på blokknivå og billigere planer. For det, se EFSS-vurderingene for alternative ideer. Når det er sagt, hva synes du om Box? Oppfyller det forventningene dine, eller trenger du en annen tjeneste? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor. Takk for at du leser.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me