Revisão do Autotask Workplace Soonr 2020 – sincronização e compartilhamento de arquivos para empresas

Revisão do Autotask Workplace (Soonr)

Poderoso provedor de compartilhamento e sincronização de arquivos corporativos para empresas de qualquer tamanho, buscando maior mobilidade e melhor segurança do que as soluções de compartilhamento e sincronização de arquivos de nível consumidor podem oferecer.


Visão geral da revisão do Autotask Workplace

Quando uma empresa cresce para um determinado tamanho e os primeiros funcionários começam a chegar, uma solução tradicional de sincronização e compartilhamento de arquivos para consumidores, simplesmente não diminui mais a questão. Embora o Dropbox seja o ajuste perfeito para freelancers ou pequenas agências que desejam compartilhar rapidamente arquivos e pastas com os clientes, ele não atende aos requisitos de muitas empresas de pequeno a médio porte, com cinco pessoas e mais..

Tela inicial da revisão do Autotask Workplace Soonr

Uma empresa em crescimento precisa garantir que seus arquivos mais sensíveis e confidenciais permaneçam no controle total da empresa. Com as ferramentas de compartilhamento de arquivos de nível de consumidor, é – na maioria das vezes – uma abordagem do tipo tudo ou nada: depois que uma pasta é compartilhada, a pessoa com quem ele compartilha tem controle total sobre o conteúdo.

Os arquivos podem ser excluídos por acidente, compartilhados novamente com terceiros e funcionários não autorizados ou simplesmente editados pelas pessoas erradas..

Soluções de sincronização e compartilhamento em nível empresarial, como o Autotask Workplace Soonr, apresentado nesta revisão, colocam você de volta no lugar do motorista. Não importa se você está supervisionando o departamento de TI de uma empresa ou se é o CFO de uma empresa da Fortune 500 ou o diretor de uma agência de marketing digital.

O mercado de soluções EFSS (sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos) ficou muito lotado e cada participante do mercado tem vantagens e desvantagens, que devem ser consideradas antes de mergulhar no envio de arquivos da empresa para a nuvem.

Nesta revisão do Autotask Workplace Soonr, analisaremos para quem é o produto, por que é útil e abrangerá recursos, funções e benefícios específicos. Assim, você pode decidir se é uma adição útil ao seu arsenal de produtividade comercial.

Para quem é o Autotask Workplace Soonr?

O Autotask Workplace / Soonr é uma solução de sincronização e compartilhamento de arquivos (ou armazenamento em nuvem na empresa) que fornece segurança e colaboração prontas para a empresa.

O que isso significa?

Diferentemente dos concorrentes (como Dropbox e OneDrive), o Autotask Workplace oferece Gerenciamento de Documentos Móveis (MDM) integrado e segurança do dispositivo. Os administradores podem adicionar ou remover funcionários do acesso à nuvem da Autotask, garantindo que os dados permaneçam sob controle da empresa quando um dispositivo for perdido ou roubado – ou se um funcionário deixar a empresa.

Controlar membros no Autotask

Recomendamos o Autotask Workplace for SMBs com cinco funcionários ou mais, embora em algumas ocasiões também faça sentido com menos pessoas em uma equipe, como uma agência que lida com arquivos muito grandes (CAD, Photoshop ou arquivos de vídeo). O Autotask se adapta às necessidades da empresa, tornando a adição ou remoção de pessoas de um ambiente virtualmente compartilhado uma experiência rápida.

Se você espera que o AWP Soonr seja um software completo de gerenciamento de projetos, considere procurar em outro lugar, porque não é. Embora você possa adicionar comentários a arquivos e pastas, não há criação de tarefas e prazos para projetos.

Veja a seguir os recursos e capacidades reais do Autotask Workplace Soonr:

Segurança Forte

No mundo de hoje, a segurança é mais importante do que nunca, por causa de hackers, roubo e perda de dados.

1. Acesso em trânsito a arquivos e documentos

Se você estiver no caminho para encontrar clientes ou participar de uma reunião, verifique se todos os arquivos necessários estão ao seu alcance.

2. Compartilhe arquivos com segurança com usuários externos

O envio de contratos, apresentações ou planilhas para clientes e colegas de trabalho é prática comum atualmente. A maneira tradicional de enviar e-mails é apenas arriscada e complicada.

3. Acesso a documentos fora da rede

O acesso a documentos, mesmo que você não esteja na rede da empresa, pode ser difícil às vezes.

4. Confiando na VPN ou FTP para acesso remoto

VPN e FTP não são muito amigáveis ​​e podem não ser confiáveis, especialmente quando se lida com arquivos grandes.

Planos & Preços

Para entender por que o preço do Autotask Workplace é realmente muito bom, é preciso entender por que outros fornecedores parecem oferecer muito mais armazenamento, por exemplo, Egnyte. A maioria dos fornecedores com cota de armazenamento extremamente generosa impõe certas limitações: 

  • tamanho do arquivo (variando de 2 GB a 10 GB)
  • quantidade de arquivos que podem ser sincronizados (algumas limitações começam a aparecer após 100K arquivos, outras após 3M, dependendo do plano) 
  • versões de arquivo (os serviços que oferecem grande quantidade de armazenamento geralmente contam versões de arquivo com base nessa cota, você pode limitar as versões criadas de um arquivo que não é o ideal ou atualizar para um plano muito mais caro)

Agora, o Autotask Soonr pode ficar um pouco aquém da quantidade de armazenamento padrão incluída de 50 GB por usuário por mês, mas eles não atingirão você com as restrições mencionadas acima. Dito isto, aqui estão os planos e preços para o Autotask: 

Então, quanto custa? 

Agora, a tabela de preços fornece uma ideia bastante decente, mas vamos dar um exemplo: 

Josh é dono de uma agência de marketing digital, ele opera uma equipe pequena de 6 pessoas, portanto, incluindo ele, são 7 pessoas no total. Além disso, eles executam um Windows 2008 Server no qual hospedam arquivos importantes da nuvem da empresa. Esses arquivos também precisam ser sincronizados. Então, quantos “usuários” ou “licenças” Josh precisa comprar? 

Josh precisa comprar 7 + 1 licenças (uma licença adicional para o servidor). Se ele deseja que cada pessoa da equipe seja capaz de criar e sincronizar projetos individualmente. 

8 x 13 € = 107 € por mês. 

A compra de 8 licenças daria a ele 450 GB de armazenamento total. 

Agora, cada usuário obteria 50 GB de armazenamento, mas o Autotask permite que os usuários realocem a cota de armazenamento, para que Anne, da contabilidade que precisa apenas de 5 GB dos 50 GB, possa redistribuir os 45 GB restantes para John, que lida com Photoshop e outros arquivos de mídia maiores.. 

Embora esse preço não seja o mais fácil de entender, certamente possui muitas vantagens, considerando que o usuário médio precisa apenas de alguns gigabytes de espaço de sincronização. Em teoria, Josh poderia até comprar menos licenças se assumisse o uso conjunto de uma conta para um departamento, por exemplo. 

Se Josh precisar de mais armazenamento, ele poderá comprar mais gigabytes em incrementos de 100 GB. 

Indústrias atendidas

Muitas organizações interessadas no EFSS vêm de setores como:

  • Cuidados de saúde
  • Construção
  • Legal
  • Finança
  • Sem fins lucrativos
  • Propaganda
  • Fabricação
  • Educação

Nesta revisão do Autotask Worplace, examinaremos casos específicos para verificar se essa solução específica atende aos critérios de segurança, especialmente ao transferir dados confidenciais ou quando sujeitos a restrições regulamentares, como HIPAA – onde é necessária uma trilha de auditoria detalhada do acesso a arquivos.

A Autotask foi fundada em 2001 e se posicionou como uma empresa de serviços de TI, oferecendo soluções completas de gerenciamento de negócios de TI, como gerenciamento de terminais, sistemas de emissão de bilhetes e, recentemente, sincronização e compartilhamento de arquivos como uma solução autônoma. Eles foram adquiridos em 2014 pela empresa de private equity Vista Equity Partners.

A empresa agora é liderada pelo CEO Mark Cattini.

Forças & Fraquezas

Sincronização e compartilhamento de arquivos explicados

Antes de mergulhar na revisão, vamos resumir brevemente o que é a sincronização e o compartilhamento de arquivos. Pessoas familiarizadas com o Dropbox, Google Drive ou OneDrive já podem ter uma ideia vaga de como o FSS funciona.

Um provedor de sincronização e compartilhamento de arquivos (também conhecido como serviço de armazenamento on-line ou em nuvem) torna os dados da empresa acessíveis aos dispositivos registrados de qualquer lugar que esteja ativado na Internet. Não importa se os arquivos e pastas estão em um servidor nas instalações da empresa ou estão localizados em um computador pessoal.

Um arquivo sincroniza e compartilha os plugues de clientes em sua infraestrutura atual e permite que todos os membros da equipe e partes aprovadas acessem arquivos armazenados localmente de qualquer lugar.

O cliente carrega as informações nos servidores do provedor de maneira criptografada (idealmente) e depois redistribui esses arquivos, onde outra instância do software é instalada e direitos específicos foram concedidos. Pode ser em um laptop, dispositivo móvel ou outro servidor.

Você escolhe para onde os arquivos vão e quem pode acessá-los.

Depois que todos os arquivos são carregados na nuvem, eles podem ser editados por uma equipe e depois sincronizados bidirecionalmente. Todas as alterações no arquivo serão visíveis instantaneamente nos dispositivos sincronizados.

O compartilhamento de arquivos geralmente é dividido em duas partes:

  1. Compartilhamento de link e pasta públicos.
  2. Colaboração em projetos privados com membros da equipe.

Ao criar links públicos, qualquer pessoa para quem o link é enviado pode abrir o arquivo, o que é útil para enviar arquivos grandes aos clientes. As soluções de compartilhamento de arquivos de nível comercial permitem definir uma senha ou datas de validade para links públicos, tornando-os mais seguros.

Compartilhar links públicos

Por outro lado, existem links de projetos usados ​​para colaborar em arquivos e pastas em salas de dados virtuais com colegas de trabalho. Projetos compartilhados exigem que cada participante tenha uma licença de software EFSS. Os compartilhamentos do projeto geralmente são mais flexíveis, permitindo que o proprietário do projeto defina privilégios de acesso específicos (como somente leitura).

Compartilhamento de Projeto de Autotask

Os fornecedores de software EFSS empregam diversos tipos de arquitetura, desde abordagens somente na nuvem (Dropbox / Box), até uma nuvem privada (a plataforma é totalmente implantada em um data center privado) ou modelos de nuvem híbrida (Egnyte / Autotask), onde você pode escolher quais arquivos vão para a nuvem e quais permanecem no local.

A segurança desempenha um papel importante no processo de transferência de arquivos para a nuvem e de volta aos pontos de extremidade. É por isso que começamos esta revisão do Autotask Workplace com uma análise dos conceitos de segurança.

Segurança

A segurança é uma grande preocupação para as empresas. Os riscos são reais demais – todos os dias ouvimos sobre as organizações sendo violadas (Target, Home Depot, Sears, Michaels e muito mais). Isso geralmente significa perda de informações confidenciais, como números de previdência social, cartões de crédito e dados de clientes.

As empresas precisam se perguntar que impacto uma violação (interna ou externa) terá sobre eles, clientes, clientes e resultados.

Uma pesquisa realizada em 2013 pelo Enterprise Strategy Group, constatou que mais de 50% das empresas e organizações estão preocupadas com perda ou roubo de dados devido a um ataque externo bem-sucedido a um provedor de serviços FSS; 48% temem os riscos de violações acidentais de dados causadas por funcionários, por acidente ou descontentamento deliberado.

Maiores preocupações de segurança para empresas que usam sincronização e compartilhamento de arquivos

O Autotask Workplace Soonr fornece às empresas uma série de recursos e certificados de segurança. Todo o hardware pertence e é gerenciado pela Autotask e eles oferecem aos clientes data centers auditados por Geo-redundante, camada 3, SSAE16 (dois por região). Seus data centers são configurados usando RAID6 e um backup espelhado com replicação.

Ao contrário dos serviços de armazenamento em nuvem de nível de consumidor, o Autotask não depende de um ambiente de hospedagem compartilhada, mas usa farms de servidores em cluster modulares para balanceamento de carga e escalabilidade de serviço.

A criptografia é certamente um dos recursos mais importantes que as empresas estão procurando, principalmente ao migrar de serviços de nível consumidor, como o OneDrive ou o Dropbox. O Autotask Workplace criptografa arquivos em trânsito e em repouso – usando criptografia AES de 256 bits.

Para separar ainda mais entre equipes, usuários e arquivos, existe uma chave de criptografia rotativa exclusiva para cada arquivo individual. Nenhuma das chaves é armazenada de maneira clara, elas são criptografadas com uma chave mestra e uma conexão é estabelecida com a autenticação do servidor baseada em certificado VeriSign.

Portanto, não há risco de o agente do usuário cooperar com qualquer servidor que não seja o Autotask Workplace Soonr. Um dos pontos fortes da Autotask, em nossa opinião, é a capacidade de controlar permissões de acesso e configurar políticas de dispositivos em escala global. Quando um novo funcionário ingressa na empresa, as políticas podem ser aplicadas a esse usuário automaticamente e personalizadas ainda mais, se necessário..

Política de dispositivos móveis - Autotask Soonr

Lista de permissões de IP de cotas automáticas

Diretivas de senha de autotask para EFSS

Limpeza remota de dispositivos perdidos

Perfis de política da empresa

Anterior

Próximo

Aqui está uma lista dos recursos de administração e segurança que podem ser relevantes para uma empresa:

  • Criar, editar, desativar e excluir membros, conexões, grupos e outros administradores
  • Conjurar o AD para importar Usuários e Grupos
  • Conceder aos Membros plenos o direito de criar conexões
  • Controlar a capacidade dos membros de criar backups privados
  • Revise, atribua e gerencie a cota de armazenamento entre os membros
  • Definir e aplicar políticas de senha
  • Estabelecer políticas de sessão: usado para controlar o ciclo de vida das sessões de login
  • Configurar dispositivo móvel & políticas de dados para acesso e uso
  • Configurar políticas de aprovação e limpeza de dispositivos móveis
  • Limpeza remota de computadores ou dispositivos móveis específicos
  • Configure pontos de integração com aplicativos de terceiros, como Salesforce, Google Docs e Office 365

Este é apenas um resumo dos recursos de segurança oferecidos pelo Autotask. Se você quiser saber mais, faça o download do white paper de segurança, onde todos os detalhes estão listados. Embora certamente impressionantes, existem outros fornecedores (como o Egnyte), que têm conceitos de segurança semelhantes.

Sincronização de arquivos

A sincronização de arquivos é o processo em que um (ou vários) arquivos e pastas são disponibilizados em vários dispositivos. No sentido mais básico, isso acontece através da transferência de arquivos e pastas iniciais para a nuvem, de onde serão distribuídos para os terminais de destino, mediante solicitação.

O mecanismo principal de sincronização de arquivos do Autotask Workplace funciona de maneira semelhante às soluções de armazenamento em nuvem de nível consumidor: quando o cliente é instalado na máquina de destino (pode ser um desktop, smartphone, laptop ou servidor), uma pasta é disponibilizada para o usuário que trabalha como um hub de sincronização central.

Arquivo Macintosh sincronizado com o Autotask
Sincronização de arquivos através da pasta central em um dispositivo.

O Autotask cria uma pasta de sincronização na qual pastas e arquivos podem ser adicionados. Esses arquivos são compartilhados em todos os dispositivos conectados; no entanto, as pastas podem ser excluídas da sincronização para economizar espaço.

Autotask Soont Windows Sync

Pastas individuais são sincronizadas com cada usuário com o qual um projeto é compartilhado, independentemente do dispositivo usado.

Os dispositivos móveis também são suportados. Os arquivos podem ser adicionados como favoritos para acesso offline.

Anterior

Próximo

Todos os arquivos ou pastas criados dentro dessa pasta são transferidos para a nuvem do Autotask Workplace, para que possam ser distribuídos para uma equipe e outros computadores com os quais o arquivo ou a pasta foi compartilhada..

Ao contrário de outros fornecedores de sincronização e compartilhamento de arquivos, o Autotask não limita a quantidade de arquivos ou o tamanho dos arquivos que podem ser sincronizados, tornando esta solução ideal para empresas e organizações que lidam com arquivos grandes.

Vimos que esta solução funciona bem com empresas de arquitetura e agências de mídia, que frequentemente precisam distribuir arquivos grandes em vários computadores, vários escritórios e equipes.

Um dos principais problemas ao lidar com dados sincronizados é o que realmente é sincronizado com os terminais.

Imagine uma empresa com 20 funcionários, todos trabalhando em um servidor centralizado com mais de 200 GB de arquivos e pastas. Agora, se um novo funcionário ingressar na empresa, ele deveria sincronizar todos esses dados com seu computador singular? Por um lado, levaria um bom tempo e também encheria seu disco rígido rapidamente.

É aí que a “sincronização seletiva” entra em jogo. A maioria das soluções de sincronização de arquivos de nível de consumidor permite a sincronização seletiva de arquivos APÓS escavar em menus e configurações; se você tiver sorte, encontrará opções para detalhar as subpastas.

O que gostamos no Autotask é que os administradores podem definir como o cliente reage quando novos projetos estão disponíveis:

Autotask Selective Sync

Quando novos projetos são criados, eles podem ser sincronizados automaticamente com dispositivos pessoais, mas o Autotask Workplace pode ser configurado para perguntar antes de fazer qualquer coisa ou sincronizar tudo manualmente. Em seguida, você pode detalhar o nível da subpasta para sincronização seletiva.

Por que a sincronização seletiva é útil?

Ajudamos e trabalhamos com alguns escritórios de advocacia que consideram essencial a sincronização seletiva em seu trabalho diário: a qualquer momento, eles podem trabalhar com dezenas de processos simultaneamente e seus associados precisam se mover rapidamente entre um tribunal e a empresa..

Ter acesso a arquivos de casos o tempo todo é crucial, no entanto, arquivos de casos fechados não são necessários. É por isso que eles podem ser “não sincronizados”, o que torna o trabalho mais eficaz e eficiente. No entanto, se for necessária uma referência de um caso antigo, os funcionários podem simplesmente sincronizar esses arquivos.

Um aspecto importante a ser observado é que, uma vez que alguém exclui uma pasta da pasta de sincronização, ela será excluída do disco rígido; no entanto, o Autotask Workplace Soonr ainda mantém uma cópia dessa pasta na nuvem.

Arquivos e pastas podem ser excluídos permanentemente da interface da web.

Se você possui uma grande quantidade de arquivos que precisam ser sincronizados, o Autotask usa um recurso chamado LAN sync, onde os arquivos serão sincronizados rapidamente nos computadores localizados na mesma rede. O que ajuda a lançar rapidamente novos funcionários, fornecendo acesso a arquivos cruciais.

Exclua permanentemente pastas da nuvem.

Compartilhamento de arquivos

O compartilhamento de arquivos é a essência de qualquer produto corporativo de sincronização e compartilhamento de arquivos. Ele permite que as empresas trabalhem de maneira mais eficaz, distribuindo arquivos por qualquer número de pessoas. As empresas que lidam com arquivos grandes terão enfrentado uma série de problemas, como:

  • Como enviar arquivos grandes por email para clientes
  • Como garantir que a equipe da empresa esteja trabalhando com a versão correta de um arquivo
  • Como gerenciar atualizações para projetos maiores quando há mais pessoas envolvidas
  • Como gerenciar grandes projetos e arquivos em três ou mais escritórios

Todos os cenários descritos acima requerem compartilhamento de arquivos. Com o Autotask Workplace, existem duas maneiras básicas de compartilhar arquivos de um projeto:

Criação de Link Público

Criar um link público para um projeto permite compartilhar um arquivo ou pasta com clientes ou colegas de trabalho que não fazem parte de uma equipe principal (ou seja, eles não têm uma conta no Autotask Workplace).

Esse recurso foi criado especificamente para o envio de um arquivo ou contrato rápido aos clientes por email. O Autotask não limita o tamanho de um arquivo ou pasta, para que qualquer arquivo possa ser enviado. Testamos isso com sucesso com arquivos de vídeo não processados ​​de 5 GB e arquivos grandes do Photoshop.

Ao criar um link público, o Autotask Soonr oferece muitas opções de segurança ao usuário e ainda permite que os clientes carreguem ou modifiquem arquivos de um link público. Se a caixa de seleção “Ativar Upload” estiver marcada, um cliente receberá uma interface que lhe permitirá ver a estrutura da pasta e fazer upload ou download de arquivos.

Criando links públicos a partir da área de trabalho
Links públicos podem ser criados para que qualquer pessoa com o link possa acessar um arquivo ou pasta.

Para aumentar ainda mais a segurança, escolha uma senha de arquivo ou pasta personalizada, selecione quantas vezes um arquivo pode ser baixado e exclua o link público após uma data específica. É possível criar links públicos a partir da interface da web, dentro da estrutura padrão de arquivos / pastas do sistema operacional (através do menu de contexto) ou de um aplicativo móvel.

Um recurso interessante que não vimos em muitas outras soluções EFSS é a capacidade de converter um arquivo no formato PDF (isso se aplica a apresentações, documentos, planilha e até arquivos Photoshop.psd).

Quarto Compartilhado Privado

Você também pode compartilhar um arquivo ou pasta com sua equipe (ou seja, todas as pessoas com uma licença AWP Soonr conectadas como membros da equipe). Entraremos em mais detalhes sobre esse recurso na seção “Colaboração” desta revisão.

Acesso a arquivos

Para qualquer empresa, um fornecedor de EFSS precisa trazer uma variedade de tipos de acesso à tabela, para que possa integrar-se ao fluxo de trabalho da empresa e à hierarquia de arquivos atual.

Embora o acesso à web e móvel seja bastante padrão atualmente, você precisa garantir que uma solução EFSS também possa integrar integrações para WebDAV ou outros protocolos. Determine quais tipos de acesso são críticos para sua empresa e escolha um provedor de acordo.

O Autotask Workplace fornece uma variedade de tipos de acesso a arquivos:

Acesso à Web

Qualquer arquivo ou pasta pode ser acessado através do painel da web se estiver conectado com um nome de usuário e senha correspondentes.

De fato, você pode gerenciar uma equipe inteira por meio da interface da Web, como conceder ou revogar direitos de acesso, excluir, adicionar ou modificar arquivos e mover arquivos para subpastas. A pesquisa de arquivos está disponível, embora apenas procure nomes de arquivos, o que limita o escopo das pesquisas.

Gostaríamos de ver a pesquisa de metadados ou a marcação de arquivos.

Os usuários podem visualizar arquivos por meio do aplicativo Web e o Autotask lida com muitos tipos de arquivos também. Ficamos um pouco tristes ao ver que os arquivos do Photoshop não podiam exibir uma visualização renderizada e esperamos ver esse recurso em futuras adições ao software.

Arquivos de escritório, PDF e imagem são renderizados bem, mas não é surpresa aqui. É para isso que a maioria das empresas o usará.

Acesso local via sincronização de arquivos

O Autotask pode sincronizar arquivos para um computador a partir da nuvem, para que possam ser editados, visualizados ou excluídos offline. Qualquer arquivo ou pasta alterado é carregado na nuvem e fica visível para todos com quem a pasta ou o arquivo está sendo compartilhado no momento.

Acesso Móvel

Todos os arquivos sincronizados podem ser acessados ​​através de um dispositivo móvel. Por meio de favoritos, os arquivos podem ser disponibilizados para edição offline em um telefone celular e carregados / sincronizados assim que uma conexão de rede estiver disponível.

O aplicativo móvel Soonr Workplace para iOS e Android pode criar um novo:

  • Rabisco (anotação)
  • Documento (Word)
  • Planilha (Excel)
  • Apresentação (PowerPoint)
  • Nota (texto)
  • foto
  • Vídeo

Para ser salvo na nuvem Soonr e sincronizado com todos os seus dispositivos.

WebDAV

Se você precisar acessar pastas pessoais na nuvem em um computador, mas não desejar ou não puder sincronizar arquivos localmente, conecte-se através do protocolo WebDAV, permitindo uma conexão com o Autotask Workplace Soonr como uma unidade.

Lembre-se de que o WebDAV é um protocolo bastante desatualizado e não recomendamos o uso em um ambiente de negócios produtivo.

Acessar arquivos via unidade WebDav

Colaboração

A colaboração está no centro de qualquer sincronização de arquivos corporativos e compartilhamento de software. O Autotask Workplace Soonr não é uma exceção. Como visto nos capítulos anteriores, o Autotask usa vários métodos de colaboração.

Neste capítulo, abordaremos a colaboração em equipe. No capítulo “Compartilhamento de arquivos”, vimos como colaborar com pessoas externas por meio do recurso “Compartilhar link público”.

Agora, examinaremos mais de perto a colaboração dentro de uma empresa. Não importa se a organização possui apenas um escritório, onde as pessoas colaboram no mesmo prédio ou espaço de escritório ou se os funcionários estão espalhados por diferentes continentes.

Para começar a compartilhar um projeto, você pode escolher uma pasta em um computador dentro da pasta sincronizada através do menu de contexto ou através da Web ou do cliente móvel. Os controles e os recursos de segurança são os mesmos, independentemente do método.

No entanto, se um projeto for compartilhado via área de trabalho, você precisará conceder acesso a essa pasta usando a interface da web. Achamos isso um pouco confuso e gostaríamos de ver uma integração perfeita do compartilhamento de projetos em todos os pontos de acesso.

O compartilhamento na Web oferece poderosos controles de administrador sobre uma pasta compartilhada, portanto, controlar quem vê o que está dentro de uma pasta é muito intuitivo. Você pode escolher entre as seguintes opções:

  • Acesso total – um membro da equipe convidado pode fazer praticamente qualquer coisa com o conteúdo da pasta.
  • Criar e modificar – uma pessoa convidada pode criar novos subprojetos e modificar arquivos.
  • Modificar – um usuário pode modificar arquivos, mas não criar novas pastas.
  • Somente leitura – um usuário convidado pode ler o conteúdo de uma pasta, mas não escrever nada nela.

Além disso, o administrador pode definir se um usuário convidado pode compartilhar novamente pastas e criar links públicos, que são desativados por padrão.

Esse é o recurso que diferencia o Autotask de outras soluções, como o Dropbox, onde é uma abordagem do tipo tudo ou nada. Convidar usuários para uma pasta significa dar a eles o direito de compartilhá-la novamente com quem quiserem.

Ao colaborar com muitos usuários dentro do mesmo projeto, logo fica muito difícil supervisionar quem está editando um arquivo no momento e determinar qual é a versão correta. Portanto, um recurso que gostamos especialmente foi o bloqueio de arquivos durante o processo de edição.

Depois que um arquivo é bloqueado, ninguém na equipe pode editá-lo até que o administrador o desbloqueie. O recurso de bloqueio fornece clareza e economiza tempo ao examinar arquivos, ainda mais legais, arquivos que podem ser bloqueados na interface da web ou no aplicativo de desktop.

Todos os arquivos bloqueados são marcados com um símbolo de bloqueio.

Se alguém de uma equipe salvar ou excluir um arquivo incorretamente, o recurso de versão do Autotask entra em jogo, pois ele armazena uma quantidade ilimitada de versões de arquivo por um período de seis meses.

O Autotask Workplace possui um sistema de comentários embutido, que permite aos usuários compartilhar pensamentos e relatórios de status enquanto os anexam diretamente a um projeto ou arquivo – as notificações de comentários podem ser enviadas por email ou mensagem de texto.

Uma pergunta em particular que vemos muito é:

Preciso sincronizar tudo o que tenho com a nuvem?

A resposta simples é não. Quando um projeto é criado, o Autotask Workplace pergunta ao usuário se o projeto deve ser sincronizado com todos os computadores e dispositivos ou não.

Além disso, um usuário pode controlar quais dispositivos específicos serão sincronizados com uma pasta. Por exemplo, você está trabalhando em três máquinas diferentes:

  • Estação de trabalho de escritório
  • Computador de negócio
  • Laptop pessoal

É claro que transferir arquivos comerciais para um laptop pessoal terá um custo enorme no minúsculo disco rígido de um PC, para que você possa escolher apenas os documentos mais importantes para transportar localmente – que é onde a sincronização seletiva salva o dia.

Ao revisar um fornecedor de EFSS, examinamos os tipos e a variedade de integrações para edição de documentos, uma vez que grandes empresas estão lidando com milhares (se não centenas de milhares) de documentos. É por isso que fornecer edição móvel e acesso fácil a esses documentos é um recurso crucial em qualquer serviço EFSS legítimo.

O Autotask fornece edição de arquivos por meio de um navegador da Web e de seu aplicativo móvel (mais sobre isso na seção “Acesso móvel”). Você pode escolher entre editar documentos através de:

  • documentos Google
  • OneDrive
  • Office 365

Ou simplesmente abra um aplicativo no seu dispositivo pessoal. As edições dos arquivos são salvas e tornadas visíveis instantaneamente a todos os membros do projeto. Depois que um arquivo é salvo, uma nova versão é criada, agora você pode reverter para qualquer estado desse arquivo nos últimos seis meses.

Acesso Móvel

A mobilidade é uma parte crucial de como as empresas trabalham no mundo de hoje.

De acordo com um relatório de pesquisa da ESNA, mais de 20% da força de trabalho global se comunica, graças a dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Escusado será dizer que os usuários hoje em dia querem levar todos os seus arquivos críticos com eles o tempo todo.

O acesso a uma apresentação do PowerPoint no aeroporto tem muitos benefícios. As alterações podem ser feitas instantaneamente e sincronizadas com uma equipe global, à medida que o pessoal de vendas trabalha colaborativamente na apresentação do cliente, não importa em que parte do mundo esteja..

O Autotask Workplace leva a sério a segurança do gerenciamento de dispositivos móveis, apresentando uma experiência móvel sem atritos através de seus aplicativos Android, iOS e Blackberry. Os usuários podem acessar projetos, arquivos e pastas compartilhados pelo aplicativo móvel – como se estivessem navegando nos mesmos arquivos em um computador desktop.

Embora os aplicativos móveis funcionem bem, às vezes os encontramos um pouco desajeitados e os recursos mais interessantes geralmente são ocultados pela interface do usuário. Mas, com a prática, é possível encontrar todas as ferramentas de edição relacionadas. Por exemplo, destacar ou desenhar algo dentro de um documento ou apresentação é fácil e intuitivo, como você pode ver nesta demonstração:

Um dos principais riscos que as empresas enfrentam quando um dispositivo é roubado ou perdido é a exposição de dados cruciais a terceiros não autorizados. Muitas soluções EFSS introduziram o recurso “Remote Wipe”, onde um administrador pode excluir todos os arquivos relacionados remotamente, sem precisar acessar o dispositivo físico.

Autotask não é excepção. No painel do administrador, basta selecionar o dispositivo que você deseja excluir e ele não terá mais acesso a pastas compartilhadas e sincronizadas.

Um recurso que não vimos em outros arquivos corporativos de sincronização e compartilhamento de fornecedores é a capacidade de acessar o arquivo de um computador via dispositivo móvel. Para aproveitar esse benefício, ele precisa especificamente ser ativado no aplicativo Soonr.

Esse recurso é útil se um arquivo importante foi esquecido no escritório, mas é necessário para uma apresentação externa. Como visto na seção de segurança, os usuários podem configurar uma infinidade de políticas de segurança (em dispositivos móveis), como:

  • Desativar edição de documentos por dispositivo móvel em uma equipe
  • Aplicar autenticação ao usar um dispositivo móvel
  • Proibir a exportação de arquivos móveis para aumentar a segurança de arquivos confidenciais

No geral, da perspectiva do usuário final, achamos a experiência móvel agradável. Funciona como se você esperasse que qualquer aplicativo de nível de consumidor funcionasse.

O que torna muito provável que uma força de trabalho a adote rapidamente e até a prefira a alternativas como o Dropbox (devido aos recursos avançados de edição). Para os administradores, descobrimos que os recursos da política de segurança e dispositivo estão um pouco escondidos nos menus de contexto, onde podem ser facilmente ignorados.

Dispositivo móvel de bloqueio de arquivo
Bloquear um arquivo durante a edição em um dispositivo móvel.

Bloquear um arquivo enquanto trabalha em um dispositivo móvel.

As apresentações do PowerPoint podem ser editadas em tempo real para alterações rápidas.

Arquivos favoritos podem ser baixados para acesso offline.

Anterior

Próximo

Backup em nuvem

No espaço de armazenamento em nuvem do consumidor, costuma haver muita confusão sobre a diferença entre um serviço de sincronização de arquivos e backup em nuvem. Aqui no Cloudwards.net, sempre enfatizamos que a sincronização de arquivos não é backup.

Agora, existem alguns serviços que fazem as duas coisas: sincronização e backup, tendências que estão sendo adotadas lentamente pelos fornecedores corporativos. Por isso, ficamos felizes em encontrar um recurso de backup em nuvem dedicado dentro do aplicativo Autotask Workplace Soonr, que nos permitiu escolher qualquer arquivo ou pasta e empurrá-lo em uma pilha de backup separada.

Backups da nuvem do Autotask

Embora esse backup conte para uma cota geral, é completamente independente dos seus projetos sincronizados e deve ser tratado dessa maneira. Recomendamos configurá-lo para os arquivos comerciais mais cruciais, para que sua empresa possa voltar a funcionar depois de uma falha no disco rígido ou de uma catástrofe semelhante.

No menu de configurações, é possível selecionar quando sincronizar e fazer backup (ou fazer ambos), dependendo da conexão com a Internet ou a rede em uso. Quando o único ponto de acesso disponível é o fraco Wi-Fi do aeroporto, os backups podem ser desativados e você pode optar por sincronizar apenas arquivos cruciais do projeto.

As velocidades de backup e sincronização tiveram um ótimo desempenho em nossos testes. Colocamos a Autotask nos seguintes principais serviços de armazenamento em nuvem:

  • iCloud (link do YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazonas

Aqui estão nossos resultados:

Comparação de velocidade de armazenamento na nuvem

Testamos com arquivos grandes e milhares de arquivos menores, para determinar como o Autotask lida com tamanhos e tipos de arquivos variáveis.

Se você estava esperando um aplicativo de backup do calibre Crashplan ou IDrive, esteja pronto para a decepção. Embora determinados arquivos ou pastas possam ser excluídos, não há recursos de agendamento ou a capacidade de criar conjuntos de backup para determinados tipos de conteúdo, com backup mais frequente.

Relatórios & Auditoria

Quando uma empresa ou organização está crescendo, fica difícil acompanhar quem tem acesso a arquivos e dados nos servidores da empresa. As empresas continuam adicionando e removendo o acesso dos funcionários aos arquivos em escala global, de modo que deve haver uma maneira de controlar a trilha de acesso aos dados.

O Autotask Workplace permite que os administradores criem relatórios personalizados por tipo de evento; além disso, os relatórios podem ser gerados por dispositivos e usuários.

Isso é útil se uma empresa precisar renunciar a um funcionário e verificar em quais arquivos essa pessoa teve acesso na última semana ou mês. Os administradores também podem ver quais arquivos foram compartilhados, acessados, editados e classificá-los por data ou usuário – para que nada se perca.

Isso fornece ao administrador o controle final sobre os dados da empresa e os relatórios podem ser arquivados para fins de monitoramento interno.

Relatórios de dispositivo Autotask Soonr

Relatórios e estatísticas da equipe do Autotask Workplace

Nível do arquivo de relatório Autotask

Anterior

Próximo

Veredicto final & Recomendação

Se você nos acompanhou nessa revisão de 5.000 palavras, parabéns! Agora você não apenas sabe o que é importante ao escolher uma solução EFSS, mas também tem uma boa visão geral de como o Autotask Workplace Soonr ajuda uma organização ou empresa com a sincronização de arquivos em vários dispositivos e equipes móveis.

Gostaríamos de enfatizar os perigos do uso de soluções de sincronização de arquivos na nuvem para consumidores em uma grande organização. Embora possam ser mais baratos, os serviços de consumo vêm com riscos de segurança, como falta de criptografia e pouco controle sobre o compartilhamento de permissões.

O Autotask Workplace pode ajudar uma organização a crescer, fornecendo maneiras fáceis e seguras de adicionar usuários, membros da equipe, controlar permissões e criar novos projetos. Embora o Autotask permita um controle técnico aprofundado, nenhum departamento de TI é necessário para gerenciar o aplicativo.

Achamos que eles fizeram um bom trabalho ao criar uma solução abrangente com o usuário final de nível empresarial em mente. Os aplicativos iOS certamente receberam o maior amor dos desenvolvedores da Autotask, pois oferecem uma experiência muito melhor e mais recursos em comparação com o aplicativo Android.

Se você estiver procurando por um software de gerenciamento de projetos que possa definir prazos em arquivos e pastas específicos, atribua tarefas às pessoas em uma organização, forneça lembretes sobre prazos perdidos – considere procurar em outro lugar.

Para a maioria das empresas comuns, os recursos de comentários fornecidos pela Autotask são suficientes.

Atualmente, existem muitos fornecedores de compartilhamento e sincronização de arquivos corporativos no mercado. O Autotask Workplace é certamente um dos serviços que lidera o grupo, junto com:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • Amontoado

Se você estiver interessado, agende uma demonstração pessoal para sua empresa conosco hoje.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map