Kā koplietot failus Dropbox – rokasgrāmata iesācējiem

Ja esat iesācējs Dropbox vai visa mākoņu krātuves lieta, dažreiz var būt mulsinoši izdomāt, kā koplietot failus.


Tā kā viens no galvenajiem mākoņu krātuves iemesliem ir spēja viegli koplietot failus visās sistēmās un tīklos, mēs šeit, Cloudwards, domājām, ka būtu laba ideja izveidot īsu ceļvedi – par to, kā maksimāli izmantot Dropbox konts.

Ja jūs interesē izsmeļošs padziļināts pārskats, lūdzu, dodieties šeit: Dropbox pārskats. Pamati ir ļoti vienkārši un viegli izdomāti, taču, iespējams, nezināt par dažām modernākajām funkcijām, ko piedāvā Dropbox, kad runa ir par failu koplietošanu..

Pēc šī raksta lasīšanas jums būs īsts sīkums, koplietojot failus, un, ja nebūsiet piesardzīgs – iespējams, jūs pat esat kļuvis par biroja tiešo puisi.

Satura rādītājs

  • Failu koplietošana – kā
  • Atļaujas – iestatiet tās pareizi
  • Teksta komentēšana un rediģēšana
  • Failu pieprasījumi – augšupielādējiet failus, izmantojot saiti
  • Dropbox komandas – vai jums nepieciešama biznesa versija?
  • Dropbox fotoattēlu priekšskatījums
  • Jaunais Dropbox papīrs

Kas jums būs nepieciešams

  • Dropbox konts, ja jūs joprojām izlemjat, kurš pakalpojums darbojas vislabāk, sāciet izmēģinājuma kontu šeit
  • Daži faili un mapes, ar kuriem kaut ko sajaukt, un, tā kā mēs tos kopīgosim, iespējams, vēlēsities pārliecināties, vai tajos nav slepenas informācijas
  • Adrešu grāmata, jums galu galā ir jādalās failos ar kādu personu
  • Sazinieties ar personu, kuru vispirms izmantojat kā jūrascūciņu, jo tā, iespējams, saņems e-pasta lavīnu.

Failu koplietošana

Pēc pierakstīšanās savā Dropbox kontā ekrāna centrā būs failu un mapju saraksts un kreisajā pusē navigācijas josla; šis ir informācijas panelis, un šeit jūs varēsit gandrīz visu izdarīt Dropbox.

Informācijas panelī izvēlieties failu vai mapi, kuru vēlaties koplietot.

Šeit ir svarīgi atcerēties, ka visi mapē esošie faili (un mapes) tiek koplietoti, tāpēc, iespējams, vēlēsities vēlreiz pārbaudīt, vai starp darba dokumentiem un ballīšu attēliem nav paslēpies nekas sensitīvs..

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un parādīsies neliela kontekstuālā izvēlne. Izvēlieties augšējo opciju, kas apzīmēta kā “share”.

Redziet, jums jau klājas lieliski.

Nākamais solis ir izvēlēties, ar ko kopīgojat failu / mapi; varat manuāli ievadīt viņu e-pasta adresi (Dropbox to atcerēsies nākamreiz) vai importēt kontaktu sarakstus no Gmail, Yahoo Mail un Facebook.

Un tas tiešām ir viss: koplietotā persona saņem e-pasta ziņojumu, kurā paziņo, ka esat kopīgojis failu vai mapi, un, ja viņiem ir Dropbox, viņi var vienkārši pieteikties, un jaunais fails būs parādījies viņu informācijas panelī..

Ja personai, ar kuru kopīgojāt saturu, nav Dropbox, šī persona joprojām var lejupielādēt un piekļūt failiem, taču nevarēs tos viegli nosūtīt atpakaļ..

Ja jums ir nepieciešams atgriešanās ziņojums, tā sakot, vislabāk, ja viņi atver kontu sev, tas ir bez maksas un to var atcelt jebkurā laikā, ja viņi nolemj, ka pēc jūsu koplietotā projekta tas vairs nav vajadzīgs..

Atļaujas

Pirms mēs turpinām, es vēlētos pievērst jūsu uzmanību nelielajai nolaižamajai joslai blakus laukam, kur ir ievadīta adresāta e-pasta adrese. Šeit tiek iestatītas atļaujas, ļaujot jums izlemt, vai adresāti var tikai skatīt un komentēt failus vai arī tos lejupielādēt un rediģēt.

Šīs atļaujas var iestatīt katrai personai vai visai grupai.

Noklusējums ir “rediģēt”, un, pēc manas pieredzes, tas, visticamāk, paliks tāds, jo tas ļauj labāk darboties.

Tomēr dažos gadījumos jūs varētu vēlēties, lai cilvēki vienkārši apskatītu failu / mapi, nedodot viņiem iespēju to lejupielādēt vai rediģēt, un tad funkcija “skats” ir paredzēta šim nolūkam..

Varbūt jūs to bieži nelietojat, bet tas ir parocīgi.

Mans grafisko dizaineru draugs izmanto šo funkciju, lai klientiem sniegtu sava darba priekšskatījumus, vienlaikus pārliecinoties, ka viņi to nevar nozagt vai rediģēt. Tā ir reāla problēma viņas darba līnijā..

Atļaujas var mainīt jebkurā laikā, ar peles labo pogu noklikšķinot uz faila vai mapes, nolaižamajā izvēlnē atlasot “koplietot” un pēc tam pilnībā izdzēšot personu no saraksta vai vienkārši mainot “skats” uz “rediģēt” vai otrādi..

Komentēšana un rediģēšana

Kad sadarbojaties ar citiem, tas ir ļoti parocīgi, ja visi lietotāji var redzēt, ko citi ir mainījuši vai rediģējuši un kāpēc.

Šajā gadījumā es augšupielādēju teksta failu, velkot to no savas failu sistēmas uz Dropbox. Pēc tam (apmēram trīs sekunžu augšupielāde) es to atvēru, ar peles kreiso taustiņu noklikšķinot.

Jūs redzēsit, ka blakus komentāru lodziņam labajā pusē ir ļoti maz citu funkciju; Dropbox pati par sevi neatļauj rediģēšanu vai izmaiņas, lai to izdarītu, lietotājiem būs jālejuplādē fails.

Ja izmaiņas nav vajadzīgas, vienkārši pievienojiet dažus komentārus un nosūtiet failu atpakaļ.

Komentēšana ir teksta izcelšanas jautājums, un blakus tam vai zem tā parādīsies maza poga.

Pēc tam varat ierakstīt to, kas jāsaka vai jāmaina.

Un tikko izteiktais komentārs parādīsies sānjoslā, lai visi to redzētu.

Kā papildu līdzeklis, ja jums liekas, ka komentārs ir vitāli svarīgs, vienkārši ievietojiet komentāra priekšā @ [e-pasts aizsargāts], un šī persona saņems paziņojumu, ka kādam ir ko teikt par viņu darbu.

Ja laiks ir būtisks, es iesaku to izmantot taupīgi, jo katru reizi, kad tiek veikts šis process, tiek nosūtīts e-pasts.

Pirms mēs turpinām, man jāpiemin, ka pagaidām nav iespējas komentārus padarīt redzamus tikai konkrētiem cilvēkiem. Ikviens, kuram ir pieeja, var redzēt, kas visiem citiem ir pateikts.

Laba vieta, kas jāatceras, pirms kritizēt kolēģa projektu.

Pārskats

Visas iepriekš minētās funkcijas ir īpaši ērtas, sadarbojoties komandā, bet, ja šajā komandā ir daudz cilvēku vai ja strādājat ar vairāk nekā vienu cilvēku kopu, neskaidrības dažkārt var rasties.

Dropbox piedāvā divas funkcijas kreisajā sānjoslā: “koplietošana” un “saites”, kur varat redzēt failu sarakstu, kuriem attiecīgi iestatījāt rediģēšanas un skatīšanas atļaujas..

Abas sniedz nelielu nelielu pārskatu par to, kurā failā iet, un ir ļoti parocīgas cilvēkiem, kuri žonglē vairāk nekā vienu uzdevumu.

Pieprasījumi

Runājot par parocīgu, Dropbox ir funkcija, kas (cik es zinu) ir unikāla. Jūs varat nosūtīt kādam e-pastu, pieprasot failus, pēc tam viņi izmanto saiti un var pārsūtīt datus tieši jūsu norādītajā mapē.

Lai to izdarītu, viņiem pat nav nepieciešams konts. Šī funkcija man patīk, jo tā noņem daudz nevajadzīgu e-pasta trafiku un paātrina visu sadarbības procesu.

Lai piekļūtu šai funkcijai, vienkārši apskatiet sānjoslu un noklikšķiniet uz opcijas līdz galam.

Parādīsies vēl viens mazs dialoglodziņš, kurā varat ievadīt e-pasta adresi un pievienot arī īsziņu. Tāpat kā ar visu pārējo Dropbox – sistēma ir intuitīva un viegli orientējama.

Komandas

Ātrums tiek spēlēts arī ar Dropbox “komandas” funkciju.

Tā būtībā ir regulāra mape, kurai īpašnieks var piešķirt noteiktus cilvēkus. Pēc tam, kad lietas ir jādalās, vienkārši atlasiet komandas mapi, nevis katru reizi apmeklējiet cilvēkus manuāli.

Tā ir ērta maza funkcija, kas racionalizē koplietošanas procesu, lai tai piekļūtu, dodieties uz “komanda” opciju sānjoslā pa kreisi, noklikšķiniet uz tā, un parādīsies atsevišķs komandas panelis, kuru gatavojaties izveidot..

Turklāt tas darbojas tāpat kā parastais informācijas panelis un palīdz uzturēt darbu un pārējo jūsu dzīvi atsevišķi.

Fotogrāfijas

Dropbox ir arī īpaša mape attēliem, kad jums kādu laiku jāatstāj prom no darba. Sānjoslas opcija “fotoattēli” darbojas gandrīz tāpat kā viss pārējais Dropbox, izņemot to, ka tā automātiski tiek iestatīta parādīšanai kā galerija.

Man tas ļoti patīk, jo tāpat kā komandas mapē, tas ļoti atvieglo lietu atrašanu, jo viss ir kārtīgi iedalīts kategorijās pēc nokļūšanas. Kā papildu piemaksu attēli parasti ir vairāk par izklaidi nekā darbu, tāpēc jūs dodaties tur.

Papīrs

Pēdējais, bet ne mazāk svarīgais ir Dropbox Paper.

Pašlaik tas joprojām ir beta versijā, taču Paper piedāvā dažas jaukas iespējas vienlaicīgai sadarbībai ar ierobežotu teksta apstrādi un slaidiem. To izmantot ir vienkārši, vienkārši noklikšķiniet uz atbilstošās pogas kreisajā joslā un jūs varat iestatīt atļaujas un kopīgošanu tieši tāpat kā parastos failus.

Salīdzinājumā ar pārējo Dropbox komplektu, papīrs ir unikāls, jo tekstu un attēlus varēsit tieši apstrādāt failā, bez nepieciešamības to lejupielādēt. lai arī tam trūkst funkcionalitātes, kāda būs šiem uzdevumiem veltītā programmā.

Tomēr tas ir diezgan parocīgi, ja ir kaut kas tāds, kas vienkārši ātri jāiznīcina.

Noslēgumā…

Tas ir tas, kas paredzēts ekskursijai, kā jūs varat redzēt, ka Dropbox ir ne tikai ērti lietojams, bet arī interesantu iespēju klāsts, kas padara attālinātu darbu daudz vieglāku, nekā tas bija agrāk. Lūdzu, paziņojiet mums, ja jums ir kādi jautājumi komentāros zemāk.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me