Beste virtuele teamsoftwaretools

De kans is groot dat u een van de vele mensen bent die in een team werken dat over de hele wereld is verspreid. Naarmate de technologie vordert en de grenzen van de ene op de andere dag lijken te verdwijnen, werken steeds meer mensen met mensen in verschillende landen of tijdzones en gebruiken ze online opslag om de klus te klaren.


Op dit moment werken meer dan 30 miljoen mensen in de Verenigde Staten al op afstand en ongeveer 90 procent van hen is gelukkiger omdat ze een betere balans tussen werk en privé kunnen behouden. Hier bij Cloudwards.net hebben ook wij een virtueel team met leden van over de hele wereld. Twintig jaar geleden was dit niet mogelijk geweest, maar nu, met de komst van een veranderende cultuur, verhoogde internetsnelheid en verbeterde tools, kunnen we absoluut synchroon werken.

Als u ook in een virtueel team werkt, is de kans groot dat u meer productiviteitstools gebruikt die u kunt bijhouden om ervoor te zorgen dat iedereen in het team weet wat ze doen en dat ze altijd op de hoogte zijn. Maar waarom zou u vijf verschillende tools gebruiken om iets te doen dat u met één enkele applicatie kunt doen?

Met een alles-in-één virtuele teamsoftwaretool kunt u alle vereisten tegelijk aan en hoeft u nooit van het ene tabblad naar het andere te springen. Dit bespaart u en uw team veel problemen en verhoogt de efficiëntie.

Waarom elk virtueel team softwaretools nodig heeft

Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste redenen waarom uw team kan profiteren van het gebruik van deze tools.

Betere communicatie

Wanneer je op kantoor bent en elke dag collega’s ontmoet, creëer je automatisch een rapport. U kunt gemakkelijk teamleden benaderen en hen om hulp vragen tijdens het bespreken van de nieuwe film die afgelopen weekend is uitgebracht.

Zo’n verstandhouding creëren met een virtueel team kan moeilijk zijn als je alleen met elkaar over werk praat. Slack helpt die kloof te vullen door een plaats te bieden voor waterkoeler-chats met leuke emoji’s en gifs.

Toegenomen productiviteit

Omdat leden van over de hele wereld werken, kan het moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat en weet wat ze moeten doen. Kunt u zich de chaos voorstellen als u bent vergeten de helft van de teamleden belangrijke updates en wijzigingen over het project te sturen?

Een efficiënte tool voor projectbeheer kan u van die gruwelijke ellende redden en ook uw efficiëntie verhogen. Basecamp heeft bijvoorbeeld een prikbord dat is gericht op updates. Het enige wat u hoeft te doen is de updates hier in te typen en al uw teamleden zullen onmiddellijk op de hoogte worden gebracht.

Gecontroleerde zichtbaarheid

Hoewel het belangrijk is dat teams transparant blijven, is het ook belangrijk om de zichtbaarheid te controleren. Door te regelen wie welke bronnen kan zien, kunt u de beveiliging van uw organisatie verhogen, de toegang van werknemers beperken en ook een transactielogboek bekijken.

Met Asana kunnen gebruikers bijvoorbeeld hun hele werkruimte, een project of slechts een enkele taak delen. Als een gebruiker een bepaalde taak niet volgt, zien ze deze niet in hun takenlijst of worden ze hierover geïnformeerd.

Minder overbelasting van e-mail

Hoe vaak heb je een groot e-mailtraject doorlopen om dat ene stukje belangrijke informatie te vinden? Projectbeheertools zoals Trello hebben een apart beschrijvingsvak voor elke taak waar u alle informatie kunt opslaan en gemakkelijk kunt openen wanneer u deze nodig hebt.

Beste virtuele teamsoftwaretools

Hier zijn vijf van de beste softwaretools voor virtuele teams die we hebben uitgeprobeerd:

Asana

Als u op zoek bent naar een projectmanagementtool die schaalbaarheid, flexibiliteit en gecontroleerd zicht biedt, dan is Asana uw beste kans.

Met Asana kunt u verschillende projecten en taken maken die aan verschillende teamleden kunnen worden toegewezen. U kunt een deadline, tags, beschrijving instellen, opmerkingen toevoegen en bestanden bijvoegen. Gebruikt door bedrijven zoals Uber, Airbnb en Pinterest, het is gratis voor maximaal 15 leden, wat het ook een geweldige tool maakt voor kleine teams en freelancers.

Maar het beste van Asana moet de zichtbaarheidscontrole zijn – alleen de teamleden die een bepaalde taak volgen of die taak toegewezen krijgen, kunnen ze bekijken. Ze kunnen geen andere projecten of taken bekijken die ze niet volgen.

Over het algemeen is Asana perfect voor teams die willen samenwerken, maar toch de controle over de zichtbaarheid van elke taak voor elk lid willen behouden.

Trello

Hoewel Asana behoorlijk uitputtend is en perfect voor grote projecten, biedt het geen goed overzicht van een heel project. Dit is waar Trello binnenkomt: op basis van een Kanban-bordconcept maakt Trello het gemakkelijker om een ​​heel project in één keer te visualiseren, ongeacht de grootte.

Het is als een whiteboard met lijsten en plaknotities (Trello noemt ze graag kaarten). Naarmate uw project vordert, kunt u de notities naar andere lijsten verplaatsen. Elke kaart kan aan meerdere gebruikers worden toegewezen. U kunt ook labels, vervaldatums, bijlagen, checklists en opmerkingen aan de kaart toevoegen.

Helaas is de controle over zichtbaarheid niet hetzelfde als Asana omdat alle leden die aan een bepaalde taak, lijst of bord zijn toegevoegd, het hele Trello-bord kunnen zien en wat de andere leden doen. Trello is absoluut geweldig voor creatieve teams die op zoek zijn naar transparantie en betere samenwerking.

Slap

Projectbeheertools zijn essentieel voor het toewijzen van taken en om ervoor te zorgen dat alles op schema ligt, maar wanneer u in een virtueel team werkt, is communicatie belangrijker dan ooit. Alle andere tools in deze lijst bieden een commentaarsectie, maar er moet een speciaal platform zijn waar het hele team kan communiceren en op de hoogte kan blijven.

Met bedrijven zoals LinkedIn en Samsung die Slack gebruiken, heeft de tool bewezen het belangrijkste communicatieplatform voor virtuele teams te zijn. Met Slack kunt u voor elk project afzonderlijke kanalen maken, waaronder een voor waterkoeler-chats, en het platform ook gemakkelijk integreren met tools van derden.

Basiskamp

Als je een grote organisatie hebt met een aantal divisies en projecten, maar Asana is niet volledig genoeg voor jou, ga dan direct naar Basecamp.

Met een ongelooflijk eenvoudig te gebruiken dashboard zal Basecamp niet alleen de e-mailclutter opruimen, maar het zal uw team ook zeer productief maken. Voor elk team / project heb je een gemeenschappelijke kalender die alle deadlines markeert, een prikbord voor aankondigingen, een takenlijst voor elk lid, een aparte documentmap en een automatische check-in sectie om teamleden herhaaldelijk vragen te stellen.

Als je een team van 20 leden of meer hebt, moet je Basecamp zeker eens proberen; het is gratis voor studenten, docenten en non-profitorganisaties.

Wrike

Voor marketing- en creatieve teams is Wrike een geweldige oplossing voor projectbeheer met tijdlijnen, Gantt-grafieken en online documentbewerking.

Als je een contentbureau hebt en je bent moe om van het ene documentbestand naar het andere te gaan, dan kan Wrike je veel tijd en moeite besparen. U kunt Word, Excel, afbeeldingen en .pdfs bewerken zonder ze van het platform te downloaden. Wrike bewaart ook versiegeschiedenis voor elk bestand, waardoor het gemakkelijker wordt om terug te draaien.

Het is misschien niet de beste virtuele teamsoftware voor verkoop- of technische teams, maar Wrike is absoluut geweldig voor het schrijven van inhoud en digitale marketingbureaus.

Conclusie

In een wereld van freelancers, virtuele teams en platformonafhankelijke apps is er een grote behoefte aan tools die online samenwerking mogelijk maken, synchroniseren met verschillende apparaten en buitensporige e-mails op kantoor helpen voorkomen.

Hoewel ik zojuist enkele van de beste virtuele teamsoftwaretools heb vermeld die momenteel op de markt zijn, hangt de perfecte tool voor uw team af van uw exacte vereisten. Dus om een ​​tool te kiezen, maak een lijst van de behoeften van uw team en kies vervolgens de tool die voldoet aan de meeste items op de lijst.

Heeft u een van deze tools gebruikt? Laat het ons weten in de reacties hieronder, bedankt voor het lezen.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me