Ekonomiškas failų saugojimo ir atsarginių kopijų kūrimo sprendimas advokatams

Ar jūs teisininkas ieškote veiksmingiausio ir prieinamiausio būdo saugoti ir kurti atsargines failų kopijas debesyje? Tuomet pagrindinis rūpestis turėtų būti saugumo rizika, nes susiduriate su sutartimis, konfidencialiais asmeniniais ar įmonės duomenimis ir finansine informacija.


Ar galite rizikuoti įkelti visus tuos failus į debesį per išorinį saugojimo paslaugų teikėją? Jei ne, kokios yra alternatyvos? Vienas dalykas iš anksto: jums reikia atsarginės kopijos. Nesvarbu, kur ir kaip. Tai pirmas žingsnis. Visa kita yra tik antraeilė.

Taip, saugumas ir kaina yra svarbūs, tačiau niekada neleiskite, kad šie veiksniai neleistų kurti atsarginių failų atsarginių kopijų. Atsižvelgiant į tai, pažvelkime į kai kurias alternatyvas, kaip efektyviai saugoti ir kurti atsarginę kopiją, ypač atsižvelgiant į jūsų profesinius reikalavimus. Mes turime dvi pagrindines jūsų failų parinktis. Galite saugoti ir kurti atsarginę failų kopiją vietoje (vidiniame) arba pasirinkti sprendimą už įmonės ribų. 

Vietinis atsarginis kopijavimas & Failų saugykla

Turbūt manote, kad geriausias būdas saugoti ir pasiekti failus yra per išorinį standųjį diską. Nors tai tik pradžia, jūsų situacijai to gali nepakakti. Išorinis kietasis diskas svarbiausius failus greitai pašalins iš kompiuterio; apsvarstykite tai kaip greitą taisymą, jei dar neturite atsarginės kopijos.

Mes manome, kad geriau judėti greitai, nes išoriniams standiesiems diskams yra per daug apribojimų, o jei dirbate su keliais bendradarbiais, išorinio kietojo disko galimybės greitai sustos. Štai kodėl turėtumėte apsvarstyti galimybę naudoti NAS savo failams. Mes jau išvardinome, kodėl savo failams naudojame (ir mėgstame) NAS.

Bet pažvelkime pro juos dar kartą čia. 

NAS naudojimo pranašumai

NAS įrenginiai suteikia daug pigios saugyklos vietos. Vienas iš pagrindinių pranašumų yra tai, kad NAS įrenginiai leidžia greitai prijungti standžiuosius diskus, taigi net jei jūsų atmintį reikia smarkiai išplėsti (pvz., Jei įsigyjate naują verslo klientą, kuriam reikia tvarkyti daugybę dokumentų), galite prisitaikyti pirkdami naujus standžius diskus.

Taip pat kietojo disko saugykla tapo labai prieinama; galite gauti 2 TB saugyklos vietos maždaug už 100 USD. 

NAS įrenginiai suteikia prieigą prie failų bet kurioje tinklo vietoje. NAS grožis yra tas, kad jums nereikia prisijungti, kad galėtumėte pasiekti savo failus. Nesvarbu, kur esate savo biure; galite pasiekti savo failus, jei esate prisijungę prie savo tinklo. Žinoma, galite sukonfigūruoti NAS, kad galėtumėte pasiekti failus net ne svetainėje, tačiau tai sukelia daugiau saugumo problemų. 

NAS įrenginiai leidžia valdyti vartotojo prieigą prie failų. NAS įrenginiai leidžia įtraukti vartotojus, kurie gali pasiekti jūsų failus ir aplankus. Sakykite, norite, kad stažuotojas dirbtų su kliento rinkmenomis, tačiau jums neleidžiama su ja pasidalyti visa istorija. Galite tiesiog sukurti specialų aplanką, kurį ji gali naudoti.

Be to, galite suteikti skaitymo ar rašymo prieigą prie savo aplankų ir būti labai išsamūs, naudodamiesi privilegijomis. Savo biure naudojame „Synology DiskStation“ ir buvome labai patenkinti rezultatais. Tai veikia greitai ir patikimai. Galite pasirinkti skirtingus skyrių dydžius (standžiųjų diskų dydžius, kurie tinka „DiskStation“), kurie atitiktų jūsų poreikius. Pradedantiesiems dažniausiai geriausia nuo dviejų iki keturių įlankų.

RAID tvarko failų dubliavimą. Daugelyje NAS įrenginių naudojama RAID technologija. „Synology“ naudoja automatinį RAID, kuris atspindi jūsų failus visuose standžiajame diske, prie kurio prijungiate. Taigi, jei nepavyksta sugadinti vieno disko, visų failų atsarginę kopiją visada sukurkite antrame diske. Tiesiog pakeiskite sugedusį HD ir jums gera eiti. 

Žinoma, galite rasti daugiau NAS naudojimo pranašumų. Pavyzdžiui, visą laiką jūs galite tai valdyti. Nors tai ir atsakomybė, ji suteikia jums visišką savo saugos parametrų kontrolę. Tiesiog įsitikinkite, kad esate susipažinę su failų šifravimo būdais, arba pasamdykite išorės konsultantą, kuris padės jums pradėti. 

NAS naudojimo trūkumai

Failų tvarkymas ir atsarginių kopijų kūrimas yra jūsų atsakomybė. Jei nuspręsite failus saugoti namuose, viskas priklauso jūsų atsakomybei. Turite patikrinti kietojo disko būklę, pasirūpinti atsarginėmis kopijomis ir tvarkyti šifravimo parametrus.

Arba galite sau leisti techniką, kuris tuos darbus padaro už jus, arba patys turite apvynioti galvą aplink juos, o tai gali užtrukti daug laiko ir painioti..

NAS naudojimas nėra atsarginė kopija! Daugelis teisininkų, su kuriais mes kalbėjome, naudoja NAS norėdami „apsaugoti ir sukurti atsarginę“ failą. Bet NAS turėjimas negali būti laikomas tikru atsarginiu kopiju, nes jis neapsaugo jūsų failų nuo nelaimingų atsitikimų ar nelaimių, kurie gali nutikti jūsų biuro patalpose ar šalia jų. NAS naudojimas yra tik pirmas žingsnis kuriant failų atsargines kopijas. 

Galite pasirinkti neteisingą NAS. Savo įmonei pasirinkti gerą NAS nėra pati lengviausia užduotis. Nors mes rekomenduojame „Synology DiskStation“, tai gali būti ne geriausias pasirinkimas jūsų poreikiams. Mes manome, kad jūs negalite su tuo suklysti, tačiau tikrai yra NAS įrenginių, kurie geriau tvarko failų sinchronizavimą, jei tai jums svarbu.

Atsarginė kopija ne vietoje & Bylų saugojimas teisininkams

Mes manome, kad kuo paprastesnis atsarginis sprendimas, tuo geriau. Bet jums reikia bent dviejų tipų atsarginių kopijų: vienos vietinės atsarginės ir kitos atsarginės kopijos ne svetainėje; pavyzdžiui, su internetiniu atsarginių kopijų teikėju.

Naudodami šią dviejų pakopų atsarginę kopiją esate beveik apsaugoti nuo nelaimingų atsitikimų, kurie gali įvykti jūsų biure. Tos avarijos gali būti tam tikros „d’oh“ akimirkos, kurias jūs padarysite patys arba jūsų padėjėjas. Failai paprastai yra lengviau ištrinami nei sukuriami.

Saugumas & Internetinės atsarginių kopijų paslaugos

Kai tvarkote klientų duomenis, įkeliant tuos failus išorės paslaugų teikėjui reikia daug galvoti apie tai, kaip tvarkomi jūsų failai. Kur ir kaip užšifruoti failai? Kas iš tikrųjų gali pamatyti jūsų failus? Kiek tai kainuoja? 

Galbūt norėsite perskaityti mūsų straipsnį apie internetinės atsarginių kopijų saugumą, kur mes išskiriame tris saugos sluoksnius, kuriuos turėtų turėti internetinės atsarginių kopijų kūrimo paslaugos: 

  • Vietinis šifravimas – pavyzdžiui, 448 bitų „Blowfish“ šifravimas
  • Šifravimas tranzito metu (standartinis yra SSL šifravimas)
  • Serverio pusės šifravimas – pavyzdžiui, 256 bitų AES 

Galbūt norėsite apsvarstyti verslo atsarginių kopijų kūrimo sprendimus internete, kurie paprastai yra brangesni, tačiau kuriuos galima pritaikyti pagal jūsų poreikius. Toliau pateikiamas rekomenduojamų internetinių advokatų atsarginių kopijų sprendimų suvestinis sąrašas.

„SpiderOak“

Pagrindinis „SpiderOak“ pranašumas yra tas, kad į saugumą žiūrima tikrai rimtai. Jei ieškote kuo saugesnės internetinės atsarginių kopijų kūrimo ir failų sinchronizavimo paslaugos, tai tikrai ši.

„SpiderOak“ internetinis atsarginių kopijų kūrimas ir sinchronizavimas

„SpiderOak“ yra gana brangus (GB už 0 USD / metus), o jo sąsaja kartais atrodo šiek tiek įstrigusi, tačiau visos saugumo savybės yra to vertos. Čia galite užsiregistruoti ir išbandyti nemokamai.

Karbonito verslas

To, ko trūksta „Carbonite Home“ (neribotas pralaidumas, automatinė vaizdo failų atsarginė kopija ir t. T.), Galite gauti naudodamiesi „Carbonite Business“ už vis dar labai prieinamą kainą – 229 USD per metus..

„CrashPlan Pro vs Carbonite Business“
Verslo programinė įranga „Carbonite“

Nors jis nėra neribotas, vis tiek galite kurti atsarginę 250 GB atsarginę kopiją (arba 500 GB naudodami „Business Premier“). Privalumas yra tas, kad galite kurti neriboto skaičiaus kompiuterių atsargines kopijas, o tai naudinga, jei dirbate su keliais bendradarbiais ar klientais. Čia galite gauti nemokamą bandomąją versiją. 

„CrashPlan Pro“

„CrashPlan Pro“ vartotojams yra fantastiškas, jei jums reikia daugiau funkcijų, ypač kai reikia stebėti atsargines kopijas ir valdyti kelias vartotojo abonementus..

„CrashPlan“ garsėja neribotu atsarginių atsargų siūlymu, todėl jums nereikia jaudintis, kad pritrūks vietos. Čia galite gauti nemokamą bandomąją versiją.

Argumentai už & Trūkumai, naudojant internetinę firmos atsarginę kopiją

Jei prisiregistruojate gauti atsarginės internetinės paslaugos paslaugą, galite būti tikri, kad viskuo pasirūpina jūsų paslaugų teikėjas – bent jau taip turėtų būti. Atsisiunčiate programinę įrangą į savo kompiuterį arba „Mac“, nustatote tvarkaraštį ir aplankus, kurkite atsargines kopijas, ir viskas. Daugybė paslaugų, naudodamos lengvai naudojamą vedlį, paaiškina šį procesą.

Turint saugyklą debesyje ir atsarginę kopiją, tampa labai lengva pasiekti failus iš bet kurios vietos – išmaniajame telefone, oro uoste, per verslo pietus. Net jei pamiršite svarbų savo pardavimų srities pristatymą, galite jį tiesiog atsisiųsti iš failų, kurių atsarginės kopijos yra debesyje. 

Kai kurios internetinės atsarginių kopijų kūrimo paslaugos leidžia dalintis failais su kolegomis ar komandos draugais, kad galėtumėte lengvai bendradarbiauti rengdami projektą ar tam tikrą kliento dokumentą. Nereikia siųsti didelių el. Pašto priedų, kurie įstrigę šlamšto filtruose. 

Pažvelkime į internetinių atsarginių kopijų trūkumus advokatų kontoroms. Kai siunčiate failus į kitos įmonės serverius, turite pasitikėti ta įmone ir nepakenkti jūsų duomenims. Prieš siųsdami failus, įsitikinkite, kad įdiegtos tinkamos saugos funkcijos.

Gali būti, kad nekontroliuojate, kaip internetinių atsarginių kopijų kūrimo agentų, tačiau tikrai yra būdų, kaip padaryti atsargines atsargines kopijas kaip įmanoma saugesnes.. 

Atsižvelgiant į jūsų interneto ryšį ir duomenų kiekį, kurį norėtumėte išsaugoti ir sukurti atsarginę kopiją, internetinė atsarginė kopija gali užtrukti labai ilgai. Jei turite tvirtą interneto ryšį ir jūsų kompiuterio aparatūra yra naujausia, ji turėtų veikti fone, nepastebėdama, kad kažkas yra kuriama.. 

Jei jūs tik pradedate teisininko darbą, prieš sukurdami patikimą klientų bazę, turbūt turite sutaupyti kuo daugiau pinigų. Verslo atsarginių kopijų kūrimas už įmonės ribų yra daug brangesnis nei vartotojų atsarginės atsarginės kopijos internetu. Apsvarstykite, ar šiuo metu pakaks vartotojo atsarginių atsarginių kopijų kūrimo sprendimo. Vėliau galėsite atnaujinti, kai turėsite pakankamai lėšų. 

Išvada

Esmė yra tokia: įmanomas ekonomiškas failų saugojimas ir atsarginės kopijos teisininkams. Visada saugokite dvi nereikalingas failų kopijas. Vienas egzempliorius turėtų būti jūsų biuro vietoje, o kitas turėtų būti laikomas debesyje ar kitoje vietoje ne jūsų pagrindinėse darbo vietose.

Idealiu atveju tam tikslui norėtumėte naudoti internetinę atsarginių kopijų paslaugą. Peržiūrėkite mūsų palyginimo lentelę, kad gautumėte daugiau informacijos.

Svarbiausias failų saugojimo ir atsarginės kopijos strategijos aspektas turėtų būti saugumas. Šifravimas yra pagrindas, kurį turite apsaugoti savo failus nuo šnipinėjimo ir vagysčių. Įsitikinkite, ar atsarginės kopijos tinkamai užšifruoja failus. 

Be to, atminkite, kad geriausia atsarginių kopijų kūrimo strategija yra nieko verta, jei nepatikrinsite atkūrimo. Visada atlikite bandomuosius atsarginių kopijų atkūrimus, galbūt net kartą per mėnesį. Tokiu būdu galite patikrinti, ar visi jūsų failai galimi, jei sugenda kietasis diskas ar prarandama kita duomenų rūšis. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me