Hvernig á að deila skrám á Dropbox – handbók fullkominn byrjandi

Ef þú ert nýr í Dropbox eða öllu geymslu skýsins, getur það stundum verið ruglingslegt að reikna út hvernig eigi að deila skrám.


Þar sem ein helsta ástæða þess að fara í skýjageymslu er hæfileikinn til að deila skrám á kerfum og netum auðveldlega, gerðum við hér á Cloudwards ráð fyrir að það væri góð hugmynd að setja saman skjótan leiðbeiningar – um hvernig á að fá sem mest út úr þér Dropbox reikningur.

Ef þú hefur áhuga á tæmandi ítarlegri úttekt, vinsamlegast farðu hér: Dropbox Review. Grunnatriðið er mjög einfalt og auðvelt að reikna út, en þú veist kannski ekki um einhverja fullkomnari eiginleika Dropbox býður upp á þegar kemur að samnýtingu skráa.

Eftir að hafa lesið þessa grein munt þú vera algjör vitur í að deila skrám og ef ekki fara varlega – gætir þú jafnvel orðið go-to-strákur skrifstofunnar.

Efnisyfirlit

  • File Sharing – Hvernig á að gera
  • Heimildir – Stilltu þær rétt
  • Athugasemd og ritstýring texta
  • File Beiðnir – Hlaða skrám í gegnum tengil
  • Dropbox teymi – Þarftu viðskiptaútgáfuna?
  • Forskoðun mynda Dropbox
  • Nýi dropbox pappírinn

Það sem þú þarft

  • Dropbox reikningur, ef þú ert enn að vinna að því að ákveða hvaða þjónusta virkar best, skaltu stofna prufureikning hér
  • Nokkrar skrár og möppur til að klúðra og þar sem við munum deila gætirðu viljað tryggja að engar viðkvæmar upplýsingar séu í þeim
  • Veffangaskrá, þú þarft að deila skrám með einhverjum eftir allt saman
  • Leitaðu fyrst við viðkomandi sem þú notar sem naggrís þar sem þeir munu líklega fá snjóflóð af tölvupósti

Að deila skrám

Eftir að þú hefur skráð þig inn á Dropbox reikninginn þinn, þá verður listi yfir skrár og möppur á miðju skjásins og leiðsagnarstika vinstra megin; þetta er mælaborðið og þú munt geta gert nokkurn veginn allt í Dropbox héðan.

Veldu skrá eða möppu sem þú vilt deila af mælaborðinu.

Það er mikilvægt að muna hér að allar skrár (og möppur) í möppu eru sjálfkrafa deilt, svo þú gætir viljað tvískoða hvort það sé ekkert viðkvæmt sem felur á milli vinnuskjala og flokksmynda..

Hægrismelltu á hann og lítill samhengisvalmynd birtist, veldu efstu valkostinn sem er merktur sem „deila.“

Sjáðu til, þér gengur nú þegar vel.

Næsta skref er að velja hverjum þú deilir skránni / möppunni með; þú getur annað hvort slegið inn netfangið handvirkt (Dropbox mun muna það næst) eða flutt inn tengiliðalista frá Gmail, Yahoo Mail og Facebook.

Og það er í raun allt sem er að því: samnýtti aðilinn fær tölvupóst þar sem hann tilkynnti þér að þú deildi skrá eða möppu, og ef þeir eru með Dropbox geta þeir einfaldlega skráð sig inn og nýja skjalið mun birtast á mælaborðinu sínu.

Ef sá sem þú hefur deilt með er ekki með Dropbox geta þeir samt halað niður og fengið aðgang að skránum, en þeir geta ekki sent þær auðveldlega til baka.

Ef þú þarft „afturfærslu“, svo að segja, þá er best að þeir opni reikning fyrir sig, það er ókeypis og hægt er að hætta við hvenær sem er ef þeir ákveða að það sé ekki lengur þörf eftir samnýttu verkefnið þitt.

Leyfi

Áður en við förum áfram langar mig að vekja athygli á litla fellivalanum við hliðina á reitnum þar sem netfang viðtakanda er slegið inn. Þetta er þar sem heimildir eru settar, sem gerir þér kleift að ákveða hvort viðtakendur geti aðeins skoðað og tjáð sig um skrár, eða einnig halað niður og breytt þeim.

Hægt er að stilla þessar heimildir fyrir hvern einstakling eða allan hópinn.

Sjálfgefið er „breyta“ og að mínum reynslu er það líklegt að það verði áfram þar sem það gerir ráð fyrir betra vinnuflæði.

Í sumum tilvikum gætirðu bara viljað að fólk skoði bara skrá / möppu án þess að gefa þeim möguleika á að hlaða niður eða breyta henni og þá er „skoða“ aðgerðin til staðar í slíkum tilgangi.

Aftur, þú gætir ekki notað það oft, en það er handhægt að hafa það.

Grafískur hönnuður vinur minn notar þessa aðgerð til að gefa forsýnum af verkum sínum til viðskiptavina en jafnframt vera viss um að þeir geti ekki stolið því eða gert breytingar beint, raunverulegt vandamál í hennar starfslínu.

Hægt er að breyta heimildum hvenær sem er með því að hægrismella á skjal eða möppu, velja „deila“ og síðan annað hvort eyða manni af listanum eða bara breyta „útsýni“ í „breyta“ eða öfugt – úr fellivalmyndinni.

Athugasemd og ritstjórn

Þegar þú vinnur í samvinnu við aðra er það mjög vel ef allir notendur geta séð hvað aðrir hafa breytt eða breytt og hvers vegna.

Í þessu tilfelli setti ég upp textaskrá með því að draga hana úr skráarkerfinu mínu til Dropbox. Þegar það var komið (um þriggja sekúndna hlaðið) opnaði ég það með því að vinstri smella á það.

Þú munt sjá að við hliðina á athugasemdareitnum til hægri eru mjög fá önnur aðgerðir; Dropbox sjálft leyfir ekki breytingar eða breytingar, notendur þurfa að hlaða niður skránni til að gera þær.

Ef engar breytingar eru nauðsynlegar skaltu bara bæta við nokkrum athugasemdum og senda skjalið til baka.

Ummæli eru spurning um að auðkenna texta og lítill hnappur birtist við hliðina á honum eða hér að neðan.

Þú getur síðan slegið inn það sem þarf að segja eða breyta.

Og athugasemdin sem nýlega er gerð birtist á hliðarstikunni fyrir alla að sjá.

Til viðbótar, ef þér finnst athugasemd skiptir öllu máli, þá seturðu @ [email verndað] fyrir framan athugasemdina og viðkomandi fær tilkynningu um að einhver hafi eitthvað að segja um störf sín.

Ef tíminn er kjarninn, legg ég til að nota það sparlega þar sem tölvupóstur er sendur í hvert skipti sem þessu ferli er lokið.

Áður en við förum áfram ætti ég að nefna að það er engin leið eins og er núna að gera athugasemdir aðeins sýnilegar fyrir tiltekið fólk. Allir sem hafa aðgang geta séð hvað allir aðrir hafa sagt.

Gott að hafa í huga áður en þú gagnrýndi verkefni vinnufélaga.

Yfirlit

Allar ofangreindar aðgerðir eru frábærar þegar þú vinnur saman í teymi, en ef það er mikið af fólki í því liði eða ef þú vinnur með fleiri en einum hópi af fólki, getur rugl stundum komið fyrir.

Dropbox býður upp á tvær aðgerðir á vinstri hliðarstikunni, „samnýtingu“ og „hlekkir“, þar sem þú getur séð lista yfir skrárnar sem þú hefur stillt til að breyta og skoða leyfi fyrir, hver um sig.

Báðir gefa frábæra litla yfirsýn yfir hvaða skrá fer hvert sem er og eru mjög handhæg fyrir fólk sem juggnar við fleiri en eitt verkefni.

Beiðnir

Talandi um handhæga, þá hefur Dropbox eiginleika sem (eftir því sem ég best veit) er einstæður. Þú getur sent einhverjum tölvupóst þar sem beðið er um skrár, þeir fylgja síðan hlekk og geta flutt gögn beint í möppuna sem þú tilgreindi.

Þeir þurfa ekki einu sinni reikning til að gera það. Mér líkar þessi eiginleiki, vegna þess að hann fjarlægir mikið af óþarfa tölvupóstumferð og flýtir fyrir öllu samstarfsferlinu.

Til að fá aðgang að þessari aðgerð skaltu einfaldlega líta til hliðarstikunnar og smella á möguleikann alla leið neðst.

Annar lítill svargluggi birtist þar sem þú getur slegið inn netfang og tengt stutt skilaboð. Eins og með allt annað Dropbox – kerfið er leiðandi og auðvelt að sigla.

Liðin

Hraði kemur einnig við sögu með „lið“ aðgerðinni sem Dropbox býður upp á.

Það er í grundvallaratriðum venjuleg mappa sem eigandinn getur úthlutað tilteknum einstaklingum til. Þegar hlutunum þarf að deila, bara velja liðsmöppuna, frekar en að fara í gegnum ferlið við að bæta við fólki handvirkt í hvert skipti.

Það er handhæg lítill aðgerð sem hagræðir samnýtingarferlinu, til að fá aðgang að því, fara í „lið“ valkostinn á hliðarstikunni vinstra megin, smella á það og sérstakt mælaborð fyrir liðið sem þú ert að búa til mun birtast.

Þar fyrir utan virkar það alveg eins og venjulega mælaborðið og hjálpar til við að halda vinnu og afganginum af lífi þínu frá hvorum öðrum.

Myndir

Dropbox er einnig með sérstaka möppu fyrir myndir þegar þú þarft að komast frá vinnu í smá stund. „Myndir“ valkostur hliðarstikunnar virkar nokkurn veginn eins og allt annað á Dropbox, nema að það er sjálfkrafa stillt á að birtast sem myndasafn.

Mér líst mjög vel á það, þar sem það er eins og með liðsmöppuna, það gerir það að finna efni mjög auðvelt þar sem allt er sniðugt flokkað út frá get-go. Sem aukabónus, myndir eru yfirleitt meira um gaman en vinnu, svo þú ferð.

Pappír

Síðast en ekki síst er Dropbox Paper.

Sem stendur er það enn í beta, en Paper býður upp á nokkra ágæta valkosti fyrir samtímis samvinnu við takmarkaða textavinnslu og glærur. Að nota það er einfalt, smelltu bara á viðeigandi hnapp á vinstri stikunni og þú getur stillt heimildir og deilt nákvæmlega á sama hátt og venjulegar skrár.

Í samanburði við restina af Dropbox svítunni er Paper sérstakt þar sem þú munt geta unnið texta og myndir beint í skrá án þess að þurfa að hala þeim niður; þó að það skorti andardráttinn í virkni sem forrit tileinkað þeim verkefnum mun hafa.

Það er samt mjög handlagið að hafa ef eitthvað sem þarf bara að verða slegið út fljótt.

Að lokum …

Þetta er það fyrir leiðsögnina, þar sem þú sérð Dropbox er ekki bara auðvelt í notkun, heldur hefur það einnig ýmsa áhugaverða möguleika sem gera það að verkum að auðveldara er að vinna lítillega en áður. Vinsamlegast láttu okkur vita ef þú hefur einhverjar spurningar í athugasemdunum hér að neðan.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me