5 tæki sem gera umsjón með skjölum minna hræðilegt


© Cloudwards.net


Það eru ekki til mörg þriggja orða orðasambönd sem láta þig sofa miklu hraðar en „stjórnun viðskiptaskjala“ en það þarf ekki að vera svona.

Aftur á dögum skrifborðs arfleifðar hugbúnaðar var engin möguleg leið til að gera stjórnun viðskiptaskjala neitt minna en hræðileg reynsla. En núna, þökk sé glæsilegum skýjaforritum, höfum við kerfi sem eru auðveld í augum og hönnuð fyrir fólk til að nota raunverulega.

Hér eru fimm tæki til að gera viðskiptaskjöl minna af höfuðverk og – ef það er mögulegt – skemmtileg.

1. Dropbox pappír

Dropbox Paper – byggt á fyrri hakkpúðanum – er svar Dropbox við Google skjölum. Allir sem hafa notað miðilinn til að skrifa þekkja útlitið og hvernig það virkar. Sérhver lína er eigin reitur sem getur annað hvort verið:

  • Mynd
  • Dropbox skrá
  • Tafla
  • Skýrslulisti
  • Númeraður listi
  • Gátreitur
  • Skipting
  • Kóðablokk

Fyrir fyrirtæki með mikið af sjónrænum þáttum eða sérstöku sniði í skjölum sínum, gerir Dropbox Paper það auðvelt að setja þau inn og forsníða þau. Það er meira en hægt er að segja um Google skjöl, sem er aðeins of nálægt Microsoft Word að mínum dómi.

Að líma einkaaðila Dropbox Paper tengil í annað Paper skjal notar hlekkinn sem reit, fyllir titilinn sjálfkrafa og lætur þig fljótt hoppa á milli mismunandi skjala, eins og innri wiki.

Dropbox pappír er frábært til að vinna saman um þróun skjala

Þrátt fyrir að til séu betri lausnir til að stjórna og skipuleggja skjöl í raun og veru, gerir athugasemd og endurskoðunareiginleikar Dropbox Paper það frábært þegar þú vinnur upp skjöl með teymi, gerir fljótt endurskoðun og hugarfar, eins og þetta:


© Cloudwards.net

Til að fá víðtækari og skipulagðari leið til að stjórna viðskiptaskjölum eru miklu fleiri möguleikar.

Ábendingar um Dropbox Paper Pro:

  • Notaðu Dropbox táknið þegar þú breytir skjali til að fella skrár beint frá Dropbox reikningi
  • Tengdu beint innri Dropbox pappírsskjöl til að búa til fyrirtækiswiki

2. MultCloud

Ef þú vinnur í samvinnu við aðskilin teymi og deildir, sem nota mismunandi skjalastjórnunarkerfi, muntu spara mikið af skiptingum með MultCloud.

Það sameinar margs konar skýjaþjónustu – eins og Dropbox, Google Drive og Evernote – allt í einu forriti. Jafnvel á ókeypis áætluninni eru notendur velkomnir að troða allri þjónustu sinni á einum stað og færa skrár frjálst á milli sín án þess að fara úr forritinu.


© Cloudwards.net

„Vandamálið“ við MultCloud er að það er hannað meira til að skipuleggja skjöl og minna til að skoða þau.

Þó sumar skrár opni fullkomlega (til dæmis myndir og textaskrár), þá tekst ekki að sýna aðrar. Það er augljóst að Multcloud er ekki að fullu samþætt Evernote vegna þess að þú færð villu þegar þú ert að reyna að opna minnispunkta í forsýnisrúðunni.

Multcloud er til að skoða og skipuleggja skrár frá mismunandi þjónustu

Multcloud er gæðalausn til að hlaða niður, skoða og skipuleggja skrár. Það tengist nokkrum minna þekktum þjónustu, svo sem Alfresco, Copy og Mediafire. Ef þú ert með skrár í þessari þjónustu, geturðu fært þær yfir með auðveldum hætti.

Ábendingar um Multcloud Pro:

  • Notaðu Multcloud til að flytja yfir í nýja skýjaþjónustu ef þú ert að hugsa um að skipta yfir í Dropbox eða Google Drive
  • Afritaðu Evernote skjámyndir í sína eigin skýjamiðlara skrá til að gera ringulreið minnisbókina þurrka

… en það er til glæsilegri app þarna úti sem hefur svipaða virkni – nefnilega odrive.

3. odrive

Þó að odrive hafi um það bil sömu virkni á netinu og Multcloud (að vera heimabanki fyrir fjölský þjónustu), þá hefur það þann kost að vera skrifborðsforrit.

Nú, í stað þess að skipta á milli staðbundinna Dropbox og Google Drive möppna – eða hafa áhyggjur af því hver væri besti staðurinn til að bjarga þeim – geturðu sent efni í sameiginlegt odrive-rými og skipulagt það auðveldlega, innan odrive möppunnar á tölvunni þinni.

Svo ekki sé minnst á, notendaupplifunin er mun, mun skárri en Multcloud.


© Cloudwards.net

odrive er fyrir sameina skýjageymslu á skjáborði

Til að stjórna flóknu skipulagi viðskiptaskjala gerir odrive það auðvelt að sjá allt á einum stað. Þú getur tengt Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail og jafnvel slaka reikninga, þannig að skrár flæða náttúrulega, sama hvar þú (eða einhver annar) endar að setja þá (skoðaðu líka bestu skýgeymslu okkar fyrir Slack stykki líka).

odrive Pro ráð:

  • Skipuleggðu dreifðir Gmail og Slack viðhengi í einu sameiginlegu rými
  • Takmarkaðu upphleðsluhraða og hraða til að spara á bandbreidd og plássi

4. Afgreiða götu

Process Street hjálpar til við að búa til og hafa umsjón með skjölum í viðskiptaferlum fyrir erfiðar verkefni eins og um borð starfsmanna og stjórnun netöryggis.

Ef þú ert að fá nýja starfsmenn upp í staðalinn, skrölta frá fyrirmælum yfir Slack og vonast eftir því besta er ekki frábær hugmynd, í staðinn skaltu búa til ferli sem skýrir allt gallalaust.

Þó að Process Street muni ekki hafa umsjón með Dropbox skrám eða Google skjölum, geturðu haldið ferlum (og gátlistinn þeirra er fullur af endurskoðunarleiðum) á einum stað og ekki blandað saman skjölum sem ekki eru aðgerðir eins og algengar spurningar og leiðbeiningar.


© Cloudwards.net

Eins og þú sérð geturðu skipulagt vinnslugögn í möppur og keyrt gátlista fyrir hvert tilvik (í þessu tilfelli er það einn gátlisti á hvern starfsmann).

Process Street er til að skipuleggja vinnslu skjöl og úthluta gátlistum liða

Ef þú notar eyðublaðaveitu eins og Formstack eða Typeform er mögulegt að senda öll þessi gögn til að vinna úr skjölum.

Til dæmis, þegar viðskiptavinur er keyrður um borð, gæti viðskiptavinurinn þurft að setja gögn sín inn á form (eða gera það sjálfur). Þegar nýrri færslu er bætt við í Typeform geturðu sjálfkrafa keyrt gátlista fyrir þann viðskiptavin og byggt hann með formgögnum.

Þetta er hægt að gera með ógnvekjandi krafti Zapier, sem ég tala um næst.

Prófar Street Pro ráð:

  • Með Process Street er hægt að breyta vinnslugögnum í gagnvirka tékklista fyrir hvert keyrsluferli
  • Skráðu þig hjá Zapier til að byrja sjálfvirkan verkið sem þú hatar og tengdu það við Process Street til að framkvæma verkefni í röð

5. Zapier

Zapier er vettvangur til að tengja saman forrit svo þú getur eytt minni tíma í að flytja gögn um netið. Með Zapier sjálfvirkirðu það bara í staðinn.

Til að tengja tvö forrit skaltu einfaldlega búa til reglu um það þegar forrit tala saman.

Til dæmis:

  • Afritaðu nýjar Google Drive skrár í ákveðna Dropbox möppu
  • Vistið ný viðhengi frá Evernote í reitinn
  • Vistaðu ný skjöl frá Google á OneDrive

Það eru margar leiðir sem Zapier getur hjálpað þér að ná skjalastjórnun í skefjum. Á sama hátt er auðveldara að flytja skrár milli skýgeymsluveitenda með odrive eða Multcloud, Zapier getur sjálfvirkan það verkefni, svo þú þarft aldrei að hafa áhyggjur af því.

Zapier lætur nánast hvert forrit samþætta og samstilla

Við skulum til dæmis segja að þú viljir nota Dropbox meðan samstarfsmenn þínir krefjast þess að nota Google Drive. Búðu einfaldlega til raftæki sem samstillir allt sem deilt er með þér, í ákveðna Dropbox möppu, sem lætur þig vita af Slack þegar samstillingu er lokið.

Vá! Engin fyrirhöfn!


© Cloudwards.net

Skoðaðu lista yfir samþættingu Zapier fyrir yfirgnæfandi magn af forritum sem tengjast saman! Stundum nota ég möppuna bara til að finna flott ný tæki.

Ábendingar um Zapier Pro:

  • Setja upp samþættingu keðjuverkunar (eins og: Hlaða skrá upp í Dropbox -> Afritaðu það á OneDrive -> Sendu tölvupóst -> Tilkynntu í Slack) með því að nota nýja fjölþrepa zap aðgerð Zapier
  • Haltu aðalskrá yfir allar skrár alls staðar án þess að nota odesk eða Multcloud með því að setja upp afrit af afritum hvar sem er af þeim á einn netþjón.

Fyrir fleiri greinar um skýjaforrit, þ.mt frábæra dóma og samanburð, skoðaðu restina af Cloudwards blogginu.

Þetta var gestaframlag frá Benjamin Brandall. Benjamin er rithöfundur á Process Street. Finndu hann á Twitter hér.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map