Jak udostępniać pliki w Dropbox – The Ultimate Beginner’s Guide

Jeśli dopiero zaczynasz pracę z Dropbox lub ogólnie rzecz biorąc, chodzi o przechowywanie w chmurze, czasem może być mylące wymyślanie sposobu udostępniania plików.


Ponieważ jednym z głównych powodów, dla których warto wybrać przechowywanie w chmurze, jest możliwość łatwego udostępniania plików między systemami i sieciami, tutaj w Cloudwards doszliśmy do wniosku, że dobrym pomysłem byłoby opracowanie krótkiego przewodnika – jak najlepiej wykorzystać swoje możliwości Konto Dropbox.

Jeśli interesuje Cię wyczerpująca szczegółowa recenzja, przejdź tutaj: Recenzja Dropbox. Podstawy są bardzo proste i łatwe do zrozumienia, ale możesz nie wiedzieć o niektórych bardziej zaawansowanych funkcjach oferowanych przez Dropbox, jeśli chodzi o udostępnianie plików.

Po przeczytaniu tego artykułu będziesz prawdziwym świstem w udostępnianiu plików, a jeśli nie będziesz ostrożny – możesz nawet zostać zwykłym facetem w biurze.

Spis treści

  • Udostępnianie plików – jak to zrobić
  • Uprawnienia – Ustaw je poprawnie
  • Komentowanie i edycja tekstu
  • Żądania plików – Prześlij pliki przez łącze
  • Zespoły Dropbox – Czy potrzebujesz wersji biznesowej?
  • Podgląd zdjęć Dropbox
  • Nowy papier Dropbox

Co będziesz potrzebował

  • Konto Dropbox, jeśli nadal decydujesz, która usługa działa najlepiej, załóż konto próbne tutaj
  • Niektóre pliki i foldery, z którymi można się bawić, a ponieważ będziemy udostępniać, możesz chcieć upewnić się, że nie ma w nich poufnych informacji
  • Książka adresowa, musisz jednak udostępnić komuś pliki
  • Najpierw skontaktuj się z osobą, której używasz jako świnki morskiej, ponieważ prawdopodobnie dostanie lawinę e-maili

Udostępnianie plików

Po zalogowaniu się do konta Dropbox na środku ekranu pojawi się lista plików i folderów oraz pasek nawigacji po lewej stronie; to jest pulpit nawigacyjny i stąd możesz robić prawie wszystko w Dropbox.

Z pulpitu nawigacyjnego wybierz plik lub folder, który chcesz udostępnić.

Ważne jest, aby pamiętać tutaj, że wszystkie pliki (i foldery) w folderze są automatycznie udostępniane, więc możesz chcieć dokładnie sprawdzić, czy między dokumentami służbowymi a zdjęciami z imprezy nie ma niczego poufnego.

Kliknij go prawym przyciskiem myszy i pojawi się małe menu kontekstowe, wybierz górną opcję oznaczoną jako „udostępnij”.

Widzisz, już świetnie sobie radzisz.

Następnym krokiem jest wybranie, komu udostępniasz plik / folder; możesz ręcznie wprowadzić ich adres e-mail (Dropbox zapamięta go następnym razem) lub zaimportować listy kontaktów z Gmaila, Yahoo Mail i Facebooka.

I to naprawdę wszystko: współdzielona osoba otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem, że udostępniono plik lub folder, a jeśli ma Dropbox, może się po prostu zalogować, a nowy plik pojawi się na pulpicie nawigacyjnym.

Jeśli osoba, którą udostępniasz, nie ma Dropbox, nadal może pobierać pliki i uzyskiwać do nich dostęp, ale nie będzie mogła ich łatwo odesłać.

Jeśli potrzebujesz „posta zwrotnego”, że tak powiem, najlepiej jest otworzyć konto dla siebie, jest bezpłatny i można go anulować w dowolnym momencie, jeśli zdecydują, że nie jest już potrzebny po udostępnionym projekcie.

Uprawnienia

Zanim przejdziemy dalej, chciałbym zwrócić uwagę na mały rozwijany pasek obok pola, w którym wpisany jest adres e-mail odbiorcy. W tym miejscu ustawia się uprawnienia, dzięki czemu możesz zdecydować, czy odbiorcy mogą tylko wyświetlać i komentować pliki, a także pobierać je i edytować.

Te uprawnienia można ustawić dla każdej osoby lub całej grupy.

Domyślnie jest to „edytuj” iz mojego doświadczenia wynika, że ​​prawdopodobnie tak pozostanie, ponieważ pozwala na lepszy przepływ pracy.

Jednak w niektórych przypadkach możesz po prostu chcieć, aby ludzie po prostu patrzyli na plik / folder, nie dając im możliwości pobrania lub edycji, a wtedy funkcja „widoku” jest w tym celu.

Ponownie możesz nie używać go często, ale warto go mieć.

Moja przyjaciółka grafik komputerowy korzysta z tej funkcji, aby wyświetlać podgląd swoich prac klientom, jednocześnie upewniając się, że nie mogą ich ukraść ani bezpośrednio edytować, co stanowi prawdziwy problem w jej pracy.

Uprawnienia można zmienić w dowolnym momencie, klikając prawym przyciskiem myszy plik lub folder, wybierając „udostępnij”, a następnie albo całkowicie usuwając osobę z listy, albo zmieniając „widok” na „edytuj” lub odwrotnie – z menu rozwijanego.

Komentowanie i edycja

Kiedy współpracujesz z innymi, jest to bardzo przydatne, jeśli wszyscy użytkownicy mogą zobaczyć, co inni zmienili lub zredagowali i dlaczego.

W takim przypadku przesłałem plik tekstowy, przeciągając go z mojego systemu plików do Dropbox. Tam (około trzysekundowe przesyłanie) otworzyłem go, klikając go lewym przyciskiem myszy.

Zobaczysz, że obok pola komentarza po prawej stronie jest bardzo niewiele innych funkcji; Sam Dropbox nie zezwala na modyfikacje ani zmiany, użytkownicy będą musieli pobrać plik, aby go wprowadzić.

Jeśli nie są konieczne żadne zmiany, po prostu dodaj kilka komentarzy i odeślij plik.

Komentowanie polega na podświetleniu tekstu, a obok niego lub poniżej pojawi się mały przycisk.

Następnie możesz wpisać, co należy powiedzieć lub zmienić.

Nowo utworzony komentarz pojawi się na pasku bocznym, aby wszyscy mogli go zobaczyć.

Jako dodatkową funkcję, jeśli uważasz, że komentarz ma kluczowe znaczenie, po prostu umieść @ [chroniony e-mailem] przed komentarzem, a ta osoba otrzyma powiadomienie, że ktoś ma coś do powiedzenia na temat swojej pracy.

Jeśli czas jest najważniejszy, sugeruję oszczędne korzystanie z niego, ponieważ e-mail jest wysyłany za każdym razem, gdy ten proces jest wykonywany.

Zanim przejdziemy dalej, powinienem wspomnieć, że obecnie nie ma sposobu, aby komentarze były widoczne tylko dla określonych osób. Każdy, kto ma dostęp, może zobaczyć, co powiedzieli inni.

Warto pamiętać przed krytyką projektu współpracownika.

Przegląd

Wszystkie powyższe funkcje są bardzo przydatne podczas współpracy w zespole, ale jeśli w zespole jest wiele osób lub jeśli pracujesz z więcej niż jedną grupą osób, czasami można wprowadzić zamieszanie.

Dropbox oferuje dwie funkcje na pasku bocznym po lewej stronie, „udostępnianie” i „linki”, gdzie możesz zobaczyć listę plików, dla których odpowiednio ustawiono uprawnienia do edycji i przeglądania.

Oba dają świetny mały przegląd tego, który plik idzie, i są bardzo przydatne dla osób żonglujących więcej niż jednym zadaniem.

Upraszanie

Mówiąc o przydatności, Dropbox ma funkcję, która (o ile wiem) jest wyjątkowa. Możesz wysłać komuś wiadomość e-mail z żądaniem plików, a następnie skorzystać z łącza i przenieść dane bezpośrednio do określonego folderu.

Nie potrzebują nawet konta, aby to zrobić. Podoba mi się ta funkcja, ponieważ usuwa wiele niepotrzebnego ruchu e-mail i przyspiesza cały proces współpracy.

Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, po prostu spójrz na pasek boczny i kliknij opcję do końca na dole.

Pojawi się kolejne małe okno dialogowe, w którym możesz wpisać adres e-mail i załączyć krótką wiadomość. Podobnie jak wszystko inne Dropbox – system jest intuicyjny i łatwy w obsłudze.

Drużyny

W grę wchodzi także prędkość dzięki funkcji „zespołu”, którą oferuje Dropbox.

Zasadniczo jest to zwykły folder, do którego właściciel może przypisać określone osoby. Następnie, gdy trzeba udostępnić rzeczy, po prostu wybierz folder zespołu, zamiast za każdym razem ręcznie dodawać ludzi.

Jest to przydatna mała funkcja, która usprawnia proces udostępniania, aby uzyskać do niego dostęp, przejdź do opcji „zespół” na pasku bocznym po lewej stronie, kliknij ją, a pojawi się oddzielny pulpit dla zespołu, który zamierzasz utworzyć.

Poza tym działa podobnie jak zwykły pulpit nawigacyjny i pomaga oddzielić pracę i resztę życia od siebie.

Zdjęcia

Dropbox ma również specjalny folder na zdjęcia, gdy trzeba na chwilę oderwać się od pracy. Opcja „zdjęć” na pasku bocznym działa prawie tak samo jak wszystko inne w Dropbox, z wyjątkiem tego, że jest automatycznie ustawione do wyświetlania jako galeria.

Bardzo mi się podoba, ponieważ podobnie jak w folderze zespołu, bardzo łatwo jest znaleźć rzeczy, ponieważ wszystko jest uporządkowane od samego początku. Jako dodatkowy bonus, zdjęcia są zwykle bardziej zabawą niż pracą, więc proszę bardzo.

Papier

Last but not least jest Dropbox Paper.

Obecnie jest wciąż w fazie beta, ale Paper oferuje całkiem niezłe opcje jednoczesnej współpracy przy ograniczonym przetwarzaniu tekstu i slajdów. Korzystanie z niego jest proste, wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk na pasku po lewej stronie, aby ustawić uprawnienia i udostępniać dokładnie tak samo, jak zwykłe pliki.

W porównaniu z resztą pakietu Dropbox, Paper jest wyjątkowy, ponieważ możesz przetwarzać tekst i obrazy bezpośrednio do pliku bez konieczności jego pobierania; chociaż brakuje mu tchu funkcjonalności, jaką będzie miał program dedykowany do tych zadań.

Mimo to dobrze jest mieć coś, co trzeba po prostu szybko znokautować.

Podsumowując…

To wszystko w przypadku wycieczki z przewodnikiem, ponieważ możesz zobaczyć, że Dropbox jest nie tylko łatwy w obsłudze, ale ma także szereg interesujących opcji, które znacznie ułatwiają pracę zdalną. Daj nam znać, jeśli masz jakieś pytania w komentarzach poniżej.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me