Melhores fornecedores de sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos (EFSS) – atualizados em 2020

Bem-vindo ao agrupamento de sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos do Cloudwards.net (EFSS). Este guia tem como objetivo ajudar os proprietários de pequenas e médias empresas a encontrar o melhor serviço de armazenamento em nuvem para seus negócios. Passamos várias semanas testando alguns dos maiores nomes do campo, além de dar nossa devida diligência a algumas das opções menos conhecidas também.


Dividimos e classificamos cada serviço com base nos principais recursos de colaboração, incluindo sincronização, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de usuários e integrações de produtividade no trabalho. Depois, com todas essas informações, registramos os pontos fortes e fracos, debatemos várias vezes, conversamos com alguns empresários e fizemos a seleção para o melhor serviço EFSS em geral..

Dada a sua reputação, você estaria justificado em supor que essa escolha seria o Dropbox Business. O Box Business, um dos maiores nomes de armazenamento em nuvem entre os usuários corporativos, seria outro bom palpite. No entanto, nosso vencedor surpresa é o Egnyte Connect, uma plataforma em nuvem projetada quase perfeitamente que combina ótima sincronização e compartilha recursos com uma biblioteca de aplicativos de terceiros profunda, forte segurança na nuvem e preços acessíveis.

Como nem as necessidades de todos os empresários são as mesmas, também revelaremos os resultados das nossas principais escolhas de EFSS para várias outras categorias para ajudar você a tomar a decisão certa para sua equipe.

Melhores fornecedores de sincronização e compartilhamento de arquivos empresariais

Noções básicas do EFSS

EFSS significa “sincronização e compartilhamento de arquivos corporativos”. Pense nisso como armazenamento em nuvem para os negócios. O objetivo de uma plataforma EFSS é dar aos funcionários a liberdade de trabalhar de qualquer lugar e, ao mesmo tempo, aprimorar o trabalho on-line com um grupo de pessoas espalhadas pelo mundo.

Os méritos de trabalhar remotamente são discutidos há anos. Alguns empregadores a adotam porque ela abre o leque de talentos, removendo as restrições regionais de contratação e economizando dinheiro em escritórios. Outros preferem o trabalho remoto, porque pode levar a uma melhor satisfação dos funcionários, o que resulta em menos rotatividade..

Para alguns, trata-se de sair de debaixo das luzes fluorescentes tremulantes e poder conectar-se a lugares que sejam mais criativos, seja um café no centro ou uma cabana à beira-mar.

O que faz uma solução EFSS

Com algumas exceções, os elementos básicos da maioria das ferramentas EFSS são semelhantes de um serviço para o outro. O mecanismo central é a pasta de sincronização, que é basicamente uma pasta especial que fica no sistema de arquivos do dispositivo, mas também está conectada à nuvem. Qualquer conteúdo que você coloca nesta pasta é enviado para um datacenter remoto e depois para qualquer outro dispositivo sincronizado.

O resultado, idealmente, é que um funcionário pode fazer uma alteração em um arquivo no dispositivo e todos os outros verão esse arquivo mudar quase instantaneamente em seus próprios dispositivos. A maioria das ferramentas do EFSS também permite criar grupos de trabalho e pastas compartilhadas e convidar outras pessoas a olhar para arquivos específicos, gerando links que apontam para esses arquivos.

Com muito em comum, você será perdoado por pensar que realmente não importa se você usa o OneDrive for Business of Box ou o Dropbox Business pelo Egnyte Connect ou assim por diante. Assim, para muitos proprietários de pequenas e médias empresas, a decisão sempre se resume ao resultado final, que nem sempre é o caminho mais sábio, como você verá a seguir…

No entanto, a verdade é que, embora os recursos básicos possam ser geralmente os mesmos entre as plataformas, a execução varia bastante. É mais fácil mostrar do que contar, por isso, antes de chegarmos às nossas principais escolhas gerais no espaço EFSS, decidimos que valia a pena fornecer aos leitores de pequenas e médias empresas um pouco mais de informações para trabalhar.

Se você não pode esperar para descobrir quem são os vencedores, fique à vontade para pular para o final do artigo. Também publicamos revisões detalhadas em várias plataformas EFSS que analisamos durante nosso processo de revisão.

  • Revisão do Egnyte Connect
  • Revisão do Box Business
  • Revisão do Dropbox Business
  • Revisão do OneDrive for Business
  • Revisão do Citrix ShareFile
  • Revisão do IBM Connections
  • Revisão de Syncplicity
  • Revisão do Huddle
  • Revisão do eFolder Anchor

Se você gosta de suspense e intriga, além de querer saber um pouco mais sobre o que procurar em sua solução de armazenamento em nuvem, recomendamos que você leia. Independentemente do caminho que você decidir seguir, obrigado por se juntar a nós, vamos ver o que está por vir.

Melhor EFSS para sincronização de arquivos

A sincronização de arquivos, ou apenas “sincronizar”, permite que os usuários trabalhem no mesmo conteúdo em dispositivos diferentes, idealmente quase em tempo real. A idéia é que você possa fazer uma edição em um arquivo no seu computador e seus colaboradores possam ver essa mudança refletida quase instantaneamente em seus próprios dispositivos.

Atualmente, a maioria das plataformas de armazenamento em nuvem segue o modelo de sincronização desenvolvido pelo fundador do Dropbox, Drew Houston, que fornece uma pasta de sincronização de desktop que armazena conteúdo no disco rígido do dispositivo e na nuvem. No entanto, enquanto muitos imitam o modelo, poucos o realizam, assim como o Dropbox.

A diferença é que o Dropbox incorpora um recurso de sincronização de chave chamado transferências de arquivos em nível de bloco. Comum entre a maioria dos nossos melhores serviços de backup online, mas não no setor de armazenamento em nuvem, esse tipo de transferência de arquivo significa que apenas as partes dos arquivos que foram realmente alteradas são sincronizadas em vez do arquivo inteiro (se você estiver confuso, descobriu a diferença entre backup e armazenamento).

Essa abordagem economiza tempo considerável. Você pode ver a sincronização no nível do bloco, às vezes chamada de “sincronização diferencial” ou “cópia delta”. Todos os termos significam a mesma coisa.

Outro ótimo recurso de sincronização com o qual muitos outros serviços de armazenamento em nuvem foram integrados é a sincronização seletiva. A sincronização seletiva permite desativar a sincronização do conteúdo para que seja armazenado apenas na nuvem e não no seu dispositivo. Gostamos desse recurso para usuários corporativos, devido à tendência para laptops ultraslim com pequenas unidades de estado sólido (SSDs).

Primeiro lugar: Dropbox Business

O Dropbox inventou a sincronização e continua liderando o caminho. Embora os uploads e downloads iniciais de arquivos com o Dropbox possam não incomodar a concorrência, o mesmo não pode ser dito sobre as alterações feitas nos arquivos existentes, graças à sua abordagem em nível de bloco.

Também amamos a abordagem do Dropbox à sincronização seletiva, que a empresa chama de “sincronização inteligente”. Na maioria das plataformas EFSS, quando você desativa a sincronização de uma pasta, não é mais possível vê-la na sua pasta de sincronização. Com o Dropbox, você pode vê-los e ainda acessá-los. A única desvantagem é que, como esse conteúdo não está armazenado no seu disco rígido, ele não está disponível offline.

O tamanho máximo dos arquivos para a sincronização do Dropbox é de 20 GB, o que deve ser mais do que suficiente para a maioria dos proprietários de pequenas e médias empresas.

Por fim, o Dropbox permite acelerar as taxas de download e upload para que a sincronização não afete negativamente os recursos do sistema que você deseja dedicar a outras tarefas de trabalho. Nos nossos testes, isso nunca aconteceu, mas ainda é uma boa opção ter.

Segundo lugar: Egnyte Connect

O Egnyte Connect é a única outra plataforma EFSS que encontramos durante nossa análise que incorpora sincronização em nível de bloco para todos os tipos de arquivo. Em nossos testes, o desempenho foi tão bom quanto o Dropbox Business, reduzindo o upload de arquivos em massa de alguns minutos nos uploads iniciais para alguns segundos quando as alterações foram feitas.

O Egnyte também suporta sincronização seletiva, mas quando você a desativa para uma determinada pasta, você não a vê mais na sua sincronização. Você precisa acessar a interface do navegador Egnyte para vê-lo ou pode instalar o Egnyte Drive, que funciona como uma unidade de rede no seu sistema de arquivos. O Egnyte fica aquém do Dropbox quando se trata do tamanho máximo do arquivo, com um limite de 10 GB.

Você pode acelerar o carregamento e o download das velocidades de sincronização com o Egnyte ou pode definir uma programação de sincronização se preferir não manter a sincronização em execução perpetuamente. No entanto, para colaborações comerciais, não recomendamos fazê-lo, pois você pode passar fios cruzados em algum lugar.

Terceiro lugar: OneDrive for Business

A certa altura, a Microsoft havia listado a sincronização em nível de bloco para todos os tipos de arquivo em seu roteiro de desenvolvimento do OneDrive for Business como chegando ao segundo trimestre de 2017. No entanto, o segundo trimestre chegou e se foi, o recurso nunca foi lançado e não está mais listado como estar em obras.

Enquanto isso nos deixa tristes, o OneDrive suporta pelo menos a sincronização em nível de bloco para arquivos do Microsoft Office. Isso é mais do que a maioria dos serviços de armazenamento em nuvem pode dizer.

A sincronização com o OneDrive for Business é suportada para arquivos de até 10 GB, o mesmo que o Egnyte. A sincronização seletiva também é uma opção que você pode gerenciar clicando com o botão direito do mouse no ícone do OneDrive na barra de tarefas e selecionando “configurações”.

Como nossas duas principais opções de sincronização, o OneDrive também permite ajustar manualmente a largura de banda usada para uploads e downloads de arquivos, caso esteja causando problemas com outras tarefas.

Melhor EFSS para compartilhamento de arquivos

Assim como a sincronização, o compartilhamento de arquivos é um recurso desenvolvido para compartilhar conteúdo facilmente com outros usuários, sem ter que lidar com o envio de anexos de arquivos maiores ou mídias removíveis. Também como a sincronização, há muito pouca variação na abordagem básica desse recurso. A maioria das ferramentas do EFSS permite compartilhar conteúdo na pasta, adicionando acesso do usuário e no nível do arquivo, por convite por email ou gerando um link.

Dito isso, o compartilhamento de arquivos pode ser um negócio arriscado quando você trabalha com propriedade intelectual confidencial, e as boas ferramentas do EFSS incorporam configurações de compartilhamento de arquivos para manter seus interesses comerciais em segurança. As principais configurações incluem senhas de link, datas de validade, notificações de acesso e recursos de relatórios para acompanhar o conteúdo que foi compartilhado.

Embora alguns desses recursos possam parecer óbvios, a maioria das soluções de armazenamento em nuvem perde um ou vários deles. O OneDrive for Business, por exemplo, não permite definir uma senha de link e não permite que você audite todos os links que você criou em uma exibição.

Pastas partilhadasLinks de arquivoSenhas de linkDatas de expiração do linkAuditoria de links
Egnyte Connect
Dropbox Business
Box Business
Âncora do eFolder
OneDrive for Business
Citrix ShareFile
Syncplicity
IBM Connections

Aqui estão nossas três principais opções para ferramentas EFSS que fazem o compartilhamento correto de arquivos.

Primeiro Lugar: Egnyte Connect

O Egnyte Connect marca todas as caixas quando se trata de compartilhamento de arquivos e mais. Você pode compartilhar qualquer pasta adicionando usuários no nível individual ou de grupo ou simplesmente criando um link apontando para essa pasta. Você também pode criar links para arquivos individuais, que podem ser enviados por email ou distribuídos manualmente.

Os usuários corporativos mantêm o controle sobre seus links com opções como senhas, datas de validade e notificações sempre que esse link é usado. Você também pode restringir o acesso ao link com base no fato de o indivíduo possuir ou não um titular de conta licenciado e se os usuários do seu link podem ou não fazer o download do arquivo ou apenas visualizá-lo.

A abordagem da Egnyte ao compartilhamento de conteúdo é mais cuidadosa e bem projetada do que qualquer outra que usamos, fazendo uma escolha fácil nesta categoria.

Segundo lugar: Dropbox Business

O Dropbox Business é semelhante ao Egnyte Connect, pois permite criar pastas compartilhadas e inclui ótimas opções de configurações para links de arquivos. Essas opções incluem proteção por senha e datas de validade, além da capacidade de restringir o acesso ao link com base no fato de o indivíduo ser ou não um membro da sua equipe.

Realmente, a única falha é que o Dropbox Business não oferece uma opção de notificação para o compartilhamento de links ou impede o download de arquivos.

A plataforma, no entanto, fornece alguns bons recursos de relatório para pastas e links compartilhados. Na guia “compartilhado” no console do administrador, você pode verificar rapidamente quais pastas e arquivos sua equipe compartilhou e quais links foram criados.

Terceiro Lugar: Box Business

O Box Business inclui configurações de senha e expiração de links para fornecer controle sobre seu conteúdo. O serviço fica aquém, no entanto, ao não incluir uma maneira de auditar facilmente quais links foram criados. Essa é a principal razão pela qual classificamos o Box Business um pouco atrás do Egnyte Connect e do Dropbox Business.

Para ver quais links foram criados com o Box, você deve procurar nas suas pastas um ícone de link ao lado dos nomes dos arquivos. Como meio de auditoria de links, essa abordagem consome tempo e é propensa a erros.

É mais seguro configurar pastas compartilhadas com o Box para sua equipe e acessar o conteúdo dessa maneira. Ainda, a inclusão de uma opção de senha é mais do que você obtém com a maioria das outras ferramentas, incluindo grandes nomes como eFolder Anchor, Citrix ShareFile e IBM Connections.

Melhor EFSS para ferramentas de produtividade

Sincronização e compartilhamento são os principais atributos de qualquer plataforma EFSS. Embora exista muita disparidade entre a qualidade dos serviços implementados nesses recursos, muitos usuários corporativos podem nem perceber essas diferenças se estiverem trabalhando apenas em arquivos pequenos e preferindo usar pastas compartilhadas. Os recursos de produtividade, no entanto, ou a falta deles, é muito mais difícil ignorar.

Existem algumas maneiras diferentes pelas quais uma plataforma EFSS pode abordar a incorporação de um conjunto de produtividade. Geralmente, você vê recursos como gerenciamento de tarefas e bate-papo criados diretamente na plataforma. Outros provedores dão acesso a aplicativos nativos desenvolvidos internamente. O OneDrive for Business, que permite usar o Office Online sem a necessidade de configuração extra, é um bom exemplo.

Talvez a maior vantagem de uma plataforma sobre outra esteja em suas integrações de aplicativos de terceiros. Por exemplo, muitas das ferramentas que analisamos, como Syncplicity, não possuíam essas integrações. Outros, como nossos três vencedores nesta categoria, fizeram um trabalho impressionante estabelecendo parcerias de tecnologia que devem beneficiar muito os usuários de negócios.

Tais integrações podem incluir:

  • Gerenciamento de projetos: Trello, Wrike e Asana
  • Criação de documento: Office Online e Google Docs
  • Coleção eSignature: DocuSign, HelloSign e Adobe Sign
  • Comunicação: Slack, HipChat e Hootsuite
  • Fluxo de trabalho: Zapier, IFTTT e built.io

Aqui está uma olhada em nossos três vencedores.

Primeiro lugar: Dropbox Business

O Dropbox fez um melhor trabalho em parcerias tecnológicas do que qualquer outra plataforma EFSS que avaliamos durante nosso período de análise. Você pode considerar as opções visitando a biblioteca pesquisável do serviço.

A biblioteca permite pesquisar pelo nome do fornecedor ou navegar por uma ampla variedade de categorias. As opções incluem Slack, Trello Microsoft Office, Asana e muitos, muitos mais.

O Dropbox também possui um aplicativo de anotação nativo chamado Dropbox Paper. Comparamos o Paper versus o Google Docs e achamos uma boa ferramenta para debater idéias ou capturar anotações de reuniões, embora não esteja na mesma liga que alguns dos melhores aplicativos de anotações existentes. De fato, uma área em que o Dropbox Business fica visivelmente baixo é a integração com esses produtos. No entanto, você pode configurar uma integração do Dropbox e Evernote usando o IFTTT, se isso é algo que você realmente precisa.

Segundo Lugar: Box Business

O Box Business impressiona com integrações com o Office Online, Office 365 e Google Docs. Muitas ferramentas EFSS funcionam com a Microsoft, mas poucas trabalham com o Google Docs, e muito menos a Microsoft e o Google Docs..

Como o Dropbox, o Box também possui seu próprio aplicativo de anotações, chamado Box Notes. Também como o Dropbox, o Box possui uma biblioteca pesquisável de opções de integração de terceiros para aumentar sua produtividade.

A razão pela qual classificamos o Box mais baixo que o Dropbox é porque, apesar de melhor do que a maioria, a biblioteca Box fica aquém da oferecida pelo Dropbox Business (embora não muito)..

Terceiro lugar: IBM Connections

Debatemos extensivamente dar o terceiro lugar para a Egnyte, que possui uma boa biblioteca de aplicativos de terceiros e, como o Box, integra-se ao Google Docs e ao Office Online. No final, decidimos optar pelo IBM Connections.

Pode parecer uma escolha estranha, pois o Connections fornece apenas um plug-in para o Office 365 e não se integra ao Office Online ou ao Google Docs. Possui uma biblioteca de terceiros mais fraca que a Egnyte. No entanto, ficamos tão impressionados com a abordagem inovadora do IBM Connections em relação à socialização da colaboração, que precisávamos dar uma oportunidade.

O Connections parece mais uma plataforma de mídia social do que uma plataforma EFSS. Na página inicial, você pode deixar atualizações de status, verificar as de seus colaboradores e revisar as menções.

O Connections também permite configurar páginas da comunidade, como grupos de trabalho sobrecarregados. As comunidades podem compartilhar conteúdo internamente, conectar-se mais facilmente com outros membros, fazer uso de um fórum e até criar wikis.

Além de seus aspectos sociais, o Connections também possui recursos de gerenciamento de tarefas e permite hospedar reuniões ao vivo com até 200 participantes.

O Connections não será adequado para todas as empresas, especialmente se você já utiliza ferramentas como Trello, Slack e Skype for Business. No entanto, para proprietários de pequenas e médias empresas que desejam gerenciar despesas gerais e, ao mesmo tempo, gerar uma vibração profunda da equipe, há muito o que gostar com este serviço.

Escolhas EFSS de melhor valor

Reduzir custos é sempre uma grande preocupação para os proprietários de pequenas e médias empresas que tentam ficar no escuro. Embora importante, não permita que esse objetivo o leve a entrar em um serviço com um preço baixo de etiqueta. Com muitas ferramentas EFSS econômicas, você obtém o que paga.

Um bom exemplo disso é o Syncplicity. Embora o custo anual de US $ 60 por usuário seja atraente, o Syncplicity oferece apenas 300 GB de armazenamento em nuvem compartilhado e não possui uma biblioteca de integração de aplicativos.

As três opções abaixo oferecem uma combinação de preços baixos e bons recursos, tornando-as soluções ideais para os negócios em busca de uma solução de armazenamento em nuvem sólida e barata.  

Custo mensalUsuários MínimosArmazenamento total
OneDrive for BusinessUS $ 5 por usuário1 11 TB
Egnyte Connect OfficeUS $ 8 por usuário55 TB (compartilhado)
IBM Connections SocialUS $ 6 por usuário1 11 TB (compartilhado)

Primeiro lugar: OneDrive for Business

O primeiro lugar é o OneDrive for Business. Cinco dólares por usuário recebem 1 TB de armazenamento cada e, diferentemente da maioria dos fornecedores, a Microsoft força você a inscrever um número mínimo de usuários. Melhor ainda, se você inscrever cinco ou mais usuários, a Microsoft oferece um armazenamento ilimitado. Esse é de longe o melhor valor de qualquer ferramenta EFSS que analisamos quando consideramos apenas o custo e o armazenamento.

Além deste plano, a Microsoft tem vários outros disponíveis, tornando-o também a ferramenta EFSS mais flexível que testamos em termos de escalabilidade. Alguns planos permitem que você baixe versões completas do Office 365. A opção mais barata é o Office 365 Business, que custa apenas US $ 8,25 por usuário por mês e fornece a cada um deles 1 TB de armazenamento.

Segundo lugar: Egnyte Connect

Este local vai para Egnyte Connect Office. O plano requer pelo menos cinco usuários, o que é uma chatice, mas ainda é melhor do que muitas das alternativas. O preço de US $ 8 também é muito bom, principalmente para 5 TB de armazenamento. Ao contrário do OneDrive, porém, esse é o armazenamento compartilhado, que é como a maioria das plataformas EFSS funciona.

As licenças adicionadas não oferecem mais espaço, a menos que você atinja o plano de negócios Egnyte Connect menos razoável, que requer pelo menos 25 usuários e custa US $ 15 por usuário por 10 TB de espaço compartilhado.

Terceiro lugar: IBM Connections Social  

Assim como no Egnyte, o espaço de armazenamento que você obtém com o IBM Connections Social é compartilhado entre sua equipe. No entanto, isso se torna mais problemático devido ao fato de você ter apenas 1 TB de espaço em vez de 5 TB. Cada usuário licenciado obtém 1 GB de armazenamento pessoal com o Connections, mas não há muito com o que trabalhar.

Para um pouco mais de perspectiva sobre por que escolhemos os três primeiros, veja o nível mais baixo de preços de algumas das outras ferramentas EFSS que examinamos, em nenhuma ordem específica … exceto para deixar o Huddle morto por último.   

Custo mensalUsuários MínimosArmazenamento total
Dropbox Business StandardUS $ 15 por usuário32 TB (compartilhado)
Box Business StarterUS $ 5 por usuário3100GB
Citrix ShareFileUS $ 15 por usuário51 TB (compartilhado)
Huddle EssentialUS $ 20 por usuário15100 GB (compartilhado)

Com US $ 20 por usuário com um mínimo de 15 usuários e apenas 100 GB de armazenamento em nuvem compartilhado para trabalhar, o Huddle vence a infeliz distinção do valor mais baixo geral.

Melhores picaretas EFSS de segurança

Encontrar a solução de armazenamento em nuvem mais segura é um dos tópicos que mais ouvimos dos nossos leitores no Cloudwards.net. É uma preocupação razoável, considerando a quantidade de crimes cibernéticos nas notícias hoje em dia. Os contos de advertência incluem a violação do Dropbox de 2012, o hackeamento do iPhone de 2014 e ataques de malware ransomware incapacitantes, como WannaCry e Petya.   

Além das pesquisas de dados e do ransomware, os ataques man-in-the-middle e man-in-the-cloud, que são formas de interceptar as transmissões de dados, estão aumentando, tornando a segurança em trânsito mais importante do que nunca.  

A maioria das ferramentas EFSS atualmente, incluindo todas as recomendações que fizemos neste resumo, incorporam criptografia em trânsito e em repouso para impedir que os bandidos leiam seus arquivos. No entanto, embora uma boa criptografia seja, para todos os efeitos práticos, impossível de cortar com força bruta, existem outras maneiras pelas quais seus dados podem ser comprometidos, começando com senhas fracas de funcionários.  

As plataformas EFSS seguras oferecem uma variedade de recursos para ajudar a manter seu conteúdo longe de olhos indesejados. Esses recursos incluem autenticação de dois fatores, limpeza de dispositivos remotos, data centers reforçados e integração com aplicativos de criptografia de ponta a ponta, como Boxcryptor.

Box BusinessDropbox BusinessCitrix ShareFileEgnyte Connect Conexões IBM
CriptografiaAES 256AES 256AES 256AES 256AES 128
Autenticação de dois fatores
Requisitos de senha personalizados
Limpeza remota
Fixação do dispositivo
Integração SSO*
Integração Boxcryptor

* O Dropbox Business Advanced inclui integração com SSO; O Dropbox Business Standard não.

Primeiro Lugar: Egnyte Connect

O Egnyte usa criptografia AES de 256 bits para embaralhar dados enquanto está em trânsito e parado na nuvem. Muitas instituições financeiras e organizações governamentais usam apenas criptografia de 128 bits, embora a criptografia de 256 bits seja bastante padrão entre os serviços de armazenamento em nuvem.

O que realmente chamou nossa atenção no Egnyte foram todas as vantagens adicionais de segurança que ele oferece. Por exemplo, o Egnyte permite proteger seu conteúdo contra a ameaça de senhas fracas com a capacidade de:

  • Definir requisitos obrigatórios de força da senha
  • Exigir redefinições de senha de rotina
  • Suspender contas de usuário após vários logins com falha
  • Exigir autenticação de dois fatores

O Egnyte Connect também se integra ao Boxcryptor, que permite criptografar você mesmo os arquivos antes de enviá-los para a nuvem. Dessa forma, a Egnyte não pode usar suas chaves de criptografia, que são armazenadas, para descriptografar seus arquivos. Isso, por sua vez, impede que o serviço entregue seus dados ao governo para cumprir com os programas ou mandados de vigilância.

Para ter mais controle sobre as senhas dos funcionários, você também pode integrar o Egnyte com um serviço de logon único (SSO). Esses serviços não apenas permitem gerenciar logins mais de perto; se você usa outras plataformas que se integram ao mesmo SSO, seus funcionários podem usar a mesma senha para todos eles. A Egnyte oferece algumas opções diferentes de integração de SSO: OneLogin, Bitium, Okta e Ping Identity.

O Egnyte também permite monitorar dispositivos de funcionários sincronizados com o armazenamento em nuvem e interromper essa conexão. Dessa forma, se um dispositivo for perdido ou roubado, você poderá minimizar as chances de acesso não autorizado a dados.

Por fim, o Egnyte Connect permite configurar uma abordagem híbrida para armazenamento em nuvem. Com o armazenamento híbrido, você pode manter alguns dados na nuvem e alguns em seus próprios servidores privados. Dessa forma, se você tiver informações especialmente confidenciais, poderá manter o controle completo desse conteúdo e definir seus próprios protocolos de segurança.

Segundo Lugar: Box Business

O Box Business possui recursos de segurança semelhantes aos do Egnyte, incluindo criptografia AES de 256 bits e requisitos de senha personalizada. As opções de requisitos de senha não são tão diversas quanto no Egnyte, e você não pode definir redefinições obrigatórias. O Box também não permite executar limpezas remotas de dispositivos. Você pode interromper as conexões de sincronização com os dispositivos, mas isso não apaga o conteúdo do dispositivo desconectado.

O Box possui um sistema de gerenciamento de chaves (KMS), que permite configurar e manter suas próprias chaves de criptografia. No entanto, essas opções estão disponíveis apenas para clientes corporativos. A integração SSO é outra opção, mas não nas contas padrão.

No geral, o serviço oferece grande segurança, mas reserva alguns dos melhores recursos para seus clientes da Fortune 500, em vez de pequenas empresas.

Terceiro lugar: Citrix ShareFile

O Citrix ShareFile faz tudo o que o Egnyte e o Box fazem, menos a integração do Boxcryptor e a fixação do dispositivo. Mesmo diante dessas falhas, de certa forma, você poderia argumentar que o ShareFile é a plataforma mais segura das três, graças aos seus recursos de personalização de função. No entanto, decidimos creditar o ShareFile por esse aspecto de sua plataforma na seção de gerenciamento de usuários, a seguir.  

As opções de requisitos de senha do ShareFile são excelentes, permitindo não apenas definir datas de duração e validade mínimas, mas também ditar quantos números e caracteres especiais devem ser incluídos.

Melhores picaretas EFSS de gerenciamento de usuários

Intimamente relacionado ao assunto de segurança na nuvem está o gerenciamento de usuários. Recursos fortes de gerenciamento de usuários permitem controlar o que os usuários podem ou não fazer. Normalmente, você verá pelo menos opções para conceder aos usuários permissões de edição ou exibição apenas em arquivos. Ferramentas melhores oferecem uma personalização de função mais poderosa. Outros atributos que gostamos de ver são a capacidade de criar e gerenciar grupos e executar relatórios sobre o uso e a atividade do usuário.

Escolha uma ferramenta com bons controles de gerenciamento de usuários, se você estiver trabalhando com propriedade intelectual particularmente sensível. A causa mais comum de violações de dados são funcionários negligentes e mal-intencionados. Uma boa supervisão e recursos restritivos limitam esse risco.

Primeiro Lugar: Citrix Sharefile

Quando se trata de personalização de funções, o Citrix Sharefile realmente supera e supera a concorrência. No console administrativo, você pode detalhar as permissões do usuário para ativar ou desativar recursos como a capacidade de criar pastas no nível raiz, acessar ferramentas de relatório e usar espaço de armazenamento pessoal.

O ShareFile também permite configurar catálogos de endereços pessoais e compartilhados, grupos e pastas de equipe.

Por fim, você pode gerar uma ampla gama de relatórios com o ShareFile para monitorar a atividade. As opções de relatório incluem a execução de relatórios para usuários ou grupos específicos e a seleção de várias ações, como logins, downloads e exclusões.

Segundo Lugar: Box Business

O Box Business é um segundo próximo ao ShareFile no que diz respeito ao gerenciamento de usuários. Gostamos que você possa controlar a quantidade de armazenamento que usuários individuais podem usar. Você também pode definir permissões gerais de usuário que restrinjam sua capacidade de excluir, editar e fazer upload de arquivos. Também existem opções para cortar os recursos de sincronização e impedir que os usuários compartilhem conteúdo externamente.

Permissões de acesso mais avançadas são gerenciadas no nível da pasta, onde sete tipos diferentes de nível de acesso podem ser concedidos:  

  • Co-proprietário: pode fazer qualquer coisa, incluindo todas as tarefas administrativas
  • Editor: pode fazer tudo, exceto restringir convites
  • Viewer Uploader: usuário básico com recursos de upload
  • Previewer Uploader: usuário limitado com recursos de upload
  • Visualizador: usuário básico sem recursos de upload
  • Previewer: usuário limitado sem recursos de upload
  • Uploader: pode fazer upload de conteúdo e criar subpastas

Embora alguns dos melhores recursos de gerenciamento de usuários sejam reservados para os clientes do Box Enterprise, há muitos controles para ajudar os proprietários de pequenas e médias empresas a controlar também seu conteúdo..

Terceiro lugar: Egnyte Connect (Negócios)

O Egnyte Connect possui personalização avançada de função de usuário, mas você precisa ser um usuário de plano avançado para obter acesso a eles. Como esse nível de plano requer pelo menos 25 usuários, pode não ser a melhor opção para pequenas e médias empresas.

Em qualquer nível de assinatura, você pode criar usuários padrão, usuários avançados e administradores. Os administradores podem gerenciar pastas e grupos adicionando usuários e definindo permissões. Usuários avançados podem sincronizar e compartilhar conteúdo, visualizar usuários e convidar usuários padrão para acessar o conteúdo. Usuários padrão são usuários limitados e restritos ao acesso à interface da web.  

Seja no plano Standard ou no plano Avançado, a Egnyte oferece acesso a recursos de relatórios bons, mas não bons para o ShareFile, para monitorar o uso da sua conta. No centro de relatórios, você pode acessar um painel geral, além de guias para tamanho do servidor de arquivos, tamanho da pasta, resumo do link, status da sincronização, resumo do bloqueio e permissões do usuário. Há também uma opção “relatório de auditoria” para gerar relatórios detalhados sobre itens como uso de arquivos e logins.

Melhores Escolhas EFSS Gerais

Examinamos todas as opções acima e também analisamos a experiência básica do usuário e o suporte ao cliente para gerar nossa lista das melhores plataformas globais de EFSS. Esses rankings tendem a causar um pouco de debate, como essas coisas. Isso ocorre porque não há plataforma de armazenamento em nuvem “certa” para todos os proprietários de empresas.

Embora existam muitos pontos em relação à sincronização, compartilhamento de arquivos, ferramentas de produtividade, valor, segurança e gerenciamento de usuários que são principalmente objetivos, também há muitos aspectos subjetivos também, principalmente quando se trata da experiência do usuário.

Então, é claro, as empresas têm necessidades diferentes quando se trata de coisas como espaço de armazenamento em nuvem. Alguns podem precisar de 10 TB, enquanto outros podem ficar bem com 100 GB. O mesmo se aplica à velocidade de sincronização. Se você não está trabalhando ativamente com os colaboradores, pode não concordar com os recursos de sincronização em nível de bloco do Dropbox Business e do Egnyte Connection em favor de outro recurso, como as comunidades do IBM Connection e os recursos de reuniões hospedadas.

Portanto, fique à vontade para discordar. De fato, agradecemos suas opiniões nos comentários abaixo. Perspectivas diferentes ajudarão seus colegas proprietários de pequenas e médias empresas e nos ajudarão a ajustar este relatório para iterações futuras.

Sem mais delongas, aqui estão as seis principais opções para as melhores plataformas EFSS para proprietários de pequenas e médias empresas. Incluímos uma breve recapitulação de alguns dos pontos acima, além de algumas outras notas sobre por que gostamos de cada serviço.

Primeiro Lugar: Egnyte Connect

O Egnyte Connect faz quase tudo certo, começando com os recursos mais importantes de uma ferramenta EFSS, sincronização e compartilhamento de arquivos. O Egnyte é a única outra ferramenta EFSS além do Dropbox que analisamos para oferecer sincronização em nível de bloco, colocando-a em segundo lugar nessa categoria. Também foi a ferramenta mais avançada que analisamos quando se trata de recursos de compartilhamento de pastas e arquivos. Em seguida, marcamos o número um em segurança, o número dois em valor e o número três em gerenciamento de usuários.

A única categoria em que não nomeamos Egnyte como um dos três principais serviços são as ferramentas de produtividade, nas quais o IBM Connections ficou em terceiro lugar, mas mal.

Também adoramos a experiência do usuário Egnyte. A interface da Web e o aplicativo móvel são perfeitamente projetados e esteticamente agradáveis. A Egnyte também possui recursos integrados de gerenciamento de tarefas e uma boa biblioteca de aplicativos de terceiros.

Para os proprietários de pequenas e médias empresas que compram uma ferramenta robusta, Egnyte vale a pena experimentar. O serviço pode não ter a base de usuários do Dropbox Business and Box, mas não ficaríamos surpresos ao ver essa mudança no futuro próximo..

Segundo lugar: Dropbox Business

Como qualquer grande empresa, o Dropbox ocasionalmente recebe sua parte da imprensa ruim. Alguns deles são merecidos, incluindo a violação de dados de 2012, que teve mais de 68 milhões de contas de usuários comprometidas. Para piorar a situação, o Dropbox não relatou toda a extensão da violação até quatro anos depois.

Dito isto, há uma razão pela qual muitos usuários adoram este serviço. O Dropbox está na vanguarda dos recursos de sincronização desde que foi fundado em 2008. Uma das observações mais comuns sobre o Dropbox que ouvimos dos usuários é o quão mais rápida e confiável é a sincronização do que outros serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive e OneDrive. Tudo isso graças à sua arquitetura de sincronização em nível de bloco e é por isso que classificamos o Dropbox Business como a melhor ferramenta EFSS para sincronização.

O Dropbox também possui uma excelente biblioteca de aplicativos de produtividade, que conquistou o primeiro lugar nessa categoria.

Se você está preocupado com o fato de seus arquivos não estarem seguros com o Dropbox, você pode executar várias etapas para corrigir isso. O Dropbox Business permite ativar a autenticação de dois fatores e a limpeza remota de dispositivos. Além disso, o Dropbox se integra ao Boxcryptor se você deseja configurar a criptografia de ponta a ponta. Lembre-se de que, ao fazer isso, o recurso de sincronização no nível do bloco do Dropbox não funcionará mais porque esses dois recursos são mutuamente exclusivos.  

Terceiro Lugar: Box Business

O Box Business oferece muito mais valor aos seus clientes corporativos do que aos usuários de pequenas e médias empresas, mas é uma escolha forte. O serviço não ficou em primeiro lugar em nenhuma categoria, mas ficou em segundo lugar nas ferramentas de produtividade, gerenciamento e segurança de usuários e terceiro no compartilhamento de arquivos. Gostamos especialmente que o Box se integre ao Office Online e ao Google Docs e oferece opções avançadas de personalização do usuário.

Como o Dropbox Business e o Egnyte Connect, a experiência do usuário do Box é excelente e não deve oferecer obstáculos significativos para otimizar suas colaborações. Realmente, a única batida no Box é a falta de sincronização no nível de bloco, que as duas melhores escolhas oferecem.

Quarto lugar: Citrix ShareFile

Mais do que qualquer outra ferramenta que analisamos, o ShareFile se destacou na função do usuário e nas opções de personalização de relatórios. Esses recursos chegaram ao serviço, nossa principal referência na categoria de gerenciamento de usuários. Para tirar o máximo proveito desses recursos, é necessário se inscrever no plano de negócios Citrix ShareFile.

Também gostamos da abordagem geral de segurança do ShareFile, que conquistou o terceiro lugar nessa categoria. Gostaríamos de ver o ShareFile expandir sua biblioteca de aplicativos de terceiros para corresponder à do Dropbox, Box e Dropbox. Também gostaríamos de reduzir o tempo de resposta do suporte. Por fim, a experiência do usuário, apesar de boa, não é tão forte quanto a do Dropbox, Box, Egnyte e algumas outras ferramentas.

Quinto lugar: Microsoft OneDrive for Business

Se você procura a ferramenta EFSS de orçamento, o OneDrive for Business é sua melhor aposta. Não apenas o armazenamento em nuvem não é compartilhado, como também o custo médio do usuário é mais barato do que a maioria das outras ferramentas. Ainda melhor, ele é integrado ao Office Online e alguns planos levam você ao Office 365.

No entanto, há um pouco que impede o OneDrive de subir na nossa lista. As opções de relatórios de usuários são semanais e, enquanto estão disponíveis, a Microsoft não facilita a localização de integrações de terceiros. A segurança também é fraca, ou parece ser, de qualquer maneira. A documentação para a segurança do OneDrive (e a maioria dos outros produtos da Microsoft) também é escassa.

Gostamos que o OneDrive ofereça suporte à sincronização incremental para arquivos do Office, mas gostaríamos de ver essa função estendida a todos os tipos de arquivos, como a Microsoft indicou anteriormente que faria..

Sexto lugar: IBM Connections

O IBM Connections é o ímpar da lista, e gostamos disso. A maioria das ferramentas EFSS parecem clones do Dropbox. O IBM Connections não e é por causa de seus recursos sociais.

Atualizações de status, comunidades, wikis e recursos de reuniões on-line atrairão os proprietários de pequenas e médias empresas que desejam criar uma abordagem mais pessoal ao gerenciamento de equipes. Melhor ainda, é barato, o que conquistou o terceiro lugar em nosso ranking de “melhor valor”.   

No entanto, existem algumas fraquezas no serviço que gostaríamos de ver corrigidas. Isso inclui nenhuma proteção por senha para compartilhamentos de link e um portfólio quase inexistente de integrações de aplicativos de terceiros.

Vice-Campeões: Syncplicity, Huddle, eFolder Anchor.

Pensamentos finais

Em nossa opinião, há pouca dúvida de que, neste momento, a batalha pela supremacia do EFSS é uma corrida de três cavalos entre Egnyte, Dropbox e Box.

Todas as três empresas atendem principalmente aos clientes comerciais. Por sua própria admissão, a Egnyte historicamente se concentrou nos clientes de pequenas e médias empresas, parte da razão pela qual se saiu tão bem nesse resumo. Enquanto isso, Box parece preferir segmentar clientes corporativos. Dropbox … Bem, o Dropbox quer todo mundo.

Para soluções prontas para uso, o Citrix ShareFile e o IBM Connections valem uma olhada, embora por razões diferentes. Para usuários preocupados com o orçamento, o OneDrive é provavelmente a melhor aposta.

Obviamente, gostaríamos de ouvir mais usuários de pequenas e médias empresas sobre suas escolhas EFSS preferidas. Portanto, não deixe de deixar uma observação na seção de comentários abaixo. Obrigado pela leitura.

Kim Martin Administrator
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